26 Apr

Document Management System : Fitur dan Keuntungan DMS

Document Management System
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Kelola Dokumen dengan lebih mudahamanefisien

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

  • Sulitnya Menemukan Dokumen Secara Spesifik.

    Mencari dokumen tertentu sering kali tidak mudah. Terutama ketika pencarian harus secara spesifik. Misalnya, mencari dokumen yang pembuatannya dalam periode tertentu dengan deskripsi, nomor dokumen, dan proyek terkait.

  • Kesulitan Mencari Dokumen Versi Terbaru.

    Saat menggunakan format penamaan dokumen yang berbeda, sulit untuk menentukan versi terbaru dari suatu dokumen. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan serta risiko menggunakan informasi versi yang lama.

  • Kesulitan dalam Melacak Dokumen Fisik.

    Pelacakan lokasi dokumen fisik, membutuhkan upaya yang tak sedikit mulai dari mencari tahu posisi dokumen, mengambil, sampai mengantarnya ke pihak yang membutuhkan. Proses ini sangat memakan tenaga dan waktu serta rentan mengalami kesalahan.

  • Keterbatasan Ruang Penyimpanan untuk Dokumen Fisik.

    Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik membutuhkan ruang yang cukup besar, terutama jika perusahaan masih mengandalkan arsip kertas. Seiring berjalannya waktu, volume dokumen yang semakin bertambah bisa menghabiskan ruang kantor yang seharusnya bisa terpakai untuk keperluan lain.

  • Tingginya Resiko Kehilangan Dokumen.

    Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko, seperti hilang akibat kesalahan manusia, rusak karena usia, atau terkena bencana seperti kebakaran dan banjir. Jika dokumen penting tidak memiliki salinan atau cadangan, maka kehilangan ini bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.

  • Keterbatasan dalam Pengaturan Hak Akses dan Keamanan Dokumen.

    Dalam sistem pengelolaan dokumen yang kurang fleksibel, pengaturan hak akses sering menjadi kendala. Dokumen bisa terlalu mudah diakses sehingga rentan, atau terlalu terbatas hingga menghambat pekerjaan.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

Keuntungan Menggunakan Document Management System

  • Peningkatan Produktivitas.

    DMS memungkinkan akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan. Jadi, setiap orang menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Dengan demikian, DMS akan membantu agar dapat lebih fokus pada tugas strategis tanpa membuang waktu mencari dokumen.

  • Cost Efficiency.

    Dengan mengelola dokumen secara digital, perusahaan dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas dan tinta.Selain itu, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, sehingga biaya operasional dapat ditekan.

  • Robust Security dalam Document Management System.

    Fitur seperti kontrol akses dan audit trail memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.

  • Mempercepat Akses ke Dokumen yang Diperlukan.

    DMS memudahkan perusahaan menemukan dokumen secara instan tanpa harus memilah berkas fisik, sehingga lebih efisien dalam waktu dan tenaga. Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.

  • Mempercepat Sharing dan Distribusi dan Sharing Dokumen.

    DMS memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di antara tim di satu departemen dengan departemen lainnya. DMS membuka akses yang mudah dan cepat ke dokumen, dari mana saja dan kapan saja.

  • Mengakses Document Management System dari Berbagai Lokasi.

    Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen kapan pun dan di mana pun. Hal ini akan mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau Work From Anywhere (WFA).

  • Mengatur Hak Akses dengan Lebih Spesifik (Security).

    Kehadiran DMS, juga memungkinkan pengaturan akses kontrol yang spesifik. Hal ini akan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang bisa melihat hingga mengedit dokumen tertentu. Administrator bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

  • Menelusuri History Audit Trail Perubahan Dokumen.

    Adanya fitur audit trail, memungkinkan perusahaan bisa memastikan seluruh aktivitas mengenai dokumen bisa tercatat dan dapat teraudit. Dengan ini, penggunaan DMS mampu meningkatkan kepatuhan dan transparansi.

  • Mempermudah pencarian.

    Dengan fitur Search Engine, DMS membantu mengurangi waktu yang dihabiskan dalam mencari dokumen.

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System

  • Search Engine. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen).
  • Integrasi dengan Mesin Pemindai (Scanner).
  • User Friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
  • Tanda Tangan Digital untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.
  • Centralized Document Repository. Sistem DMS menyimpan dokumen perusahaan secara tersentralisasi.
  • Taxonomy : Category dan tagging.
  • Workflow Engine,untuk revisi, review dan approval dokumen. Kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
  • Check in and Check Out, untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
  • Link (relasi) antar dokumen.Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.
  • Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Online Preview untuk dokumen dan file media.
  • Versioning.Setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh DMS. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
  • Penambahan watermark saat download.
  • Fitur Comment memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut.
  • Pengaturan Role, Permission dan Keamanan.
  • Audit Trail.Telusuri aktivitas user mulai dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Document Management System

Memakai vendor yang kompeten dan berpengalaman, merupakan best practice dalam implementasi Sistem Manajemen Dokumen, untuk menghindari penggunaan sistem yang tidak tepat guna.
Softbless Solutions menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk DMS Alfresco. Jadikan kami partner dalam implementasi Document Management System perusahaan/organisasi Anda. Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.

Pertanyaan Umum Tentang DMS

DMS kami menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu sistem kami juga support CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.

Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS, namun bisa dilakukan pembatasan format jika diperlukan.

DMS dapat diakses dari luar dengan melakukan konfigurasi di level Network.

DMS kami bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut melalui proses OCR yang dijalankan secara otomatis ketika suatu dokumen diupload.

Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan jenis hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.

By
, , ,
Read More...

19 Okt

File Management System

File Management System
File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video. Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.

Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana

Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :

  • Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
  • Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
  • Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing - masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
  • Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
  • Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
  • Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
  • Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu
Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.

Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System (Electronic Filing System)?

  • Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
  • Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
  • Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
  • Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Benefit implementasi File Management System pada perusahaan/organisasi anda :

  • Dapat membuat struktur folder yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disimpan secara centralized, electronic filing system membuat struktur folder menjadi lebih terorganisir
  • File dapat disimpan pada server sendiri atau pada cloud sehingga aman dan mengurangi resiko kebocoran data atau file yang hilang
  • Mempercepat Distribusi dan Sharing Dokumen karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Perusahaan tidak lagi bergantung pada seorang individu tertentu, untuk mendapatkan dokumen penting yang dibutuhkan.
  • File yang disimpan dalam bentuk digital, sehingga dapat mengurangi biaya untuk menyediakan space kosong jika menggunakan file fisik
  • Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan meminimalisir cost & effort yang dibutuhkan dalam mengelola file
  • Kita dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses maupun mengubah suatu file secara fleksibel dan robust
  • Dapat melihat log aktivitas terhadap pengguna maupun pada file tertentu sehingga dapat memudahkan tracking jika ada issue ataupun kebocoran data.
Salah satu aplikasi File Management System yang telah terbukti menjawab permasalahan pengelolaan file pada perusahaan adalah Alfresco

Alfresco masuk di kuadran Leader dalam Gartner MQ

Pada tahun 2020, Alfresco diakuisisi Hyland yang masuk pada Gartner Magic Quadrant Content Service Platform sebagai Leader.
Book a meeting

Fitur Alfresco sebagai File Management System :

  • Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
  • Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
  • Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
  • Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
  • Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
  • Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
  • Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
  • Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
  • Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
  • Tanda Tangan Digital. Verifikasi keaslian dokumen dengan sertifikat SSL
  • Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
  • Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
  • Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
  • Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
  • Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
  • Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service

Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.

Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:
  • Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
  • Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
  • Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
  • Pelatihan untuk End User dan Administrator
Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.
By
, , ,
Read More...

1 Mar

Alfresco Maintenance Indonesia

Alfresco Maintenance Indonesia Alfresco Maintenance Indonesia adalah layanan maintenance Alfresco untuk memperbaiki bug, menambahkan fitur dan melakukan system checkup. Sama seperti kendaraan, Alfresco memerlukan maintenance rutin agar dapat berjalan dengan baik dan meinimalisir issue yang akan terjadi seperti memory penuh, performance yang lambat yang akan menghambat produktivitas bahkan mengakibatkan masalah dengan cost yang lebih besar.

Serahkan Alfresco dengan Softbless agar lebih OptimalTangkasTerjaga

Berikut merupakan permasalahan yang terjadi akibat tidak melakukan maintenance pada Alfresco :

  • Tidak adanya monitoring terhadap ukuran storage database, konten sehingga sulit untuk memperhitungkan kapan memerlukan upgrade
  • Sulit untuk tracking penyebab issue dan akses lambat pada alfresco
  • Terdapat fitur yang tidak berjalan dan sulit untuk diperbaiki karena tim internal belum memahami Alfresco
  • Alfresco rentan mengalami downtime yang mengakibatkan produktivitas terhambat
  • Tidak adanya backup secara rutin atau proses backup seringkali gagal
  • Membutuhkan waktu dan cost yang lama untuk memperbaiki issue atau membuat custom development
  • Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
Softbless merupakan salah satu layanan Alfresco Maintenance Indonesia yang memiliki kompetensi dan pengalaman selama bertahun - tahun. Perusahaan dapat mengandalkan Softbless untuk melakukan maintenance Alfresco karena memiliki dokumentasi lengkap dan menggunakan metode best-practice.

Berikut adalah manfaat menggunakan jasa Softbless sebagai Alfresco Maintenance Indonesia :

  • Dapat melakukan monitoring terhadap resources terpakai oleh Alfresco seperti penggunaan CPU,RAM, Storage dan JVM Memory
  • Memberikan informasi apa saja yang membutuhkan optimasi atau upgrade untuk meningkatkan performa Alfresco
  • Memperbaiki fitur yang tidak berjalan dengan cepat berdasarkan implementasi best-practice
  • Meminimalisir terjadinya downtime dengan waktu yang lama
  • Mendapatkan script backup yang berjalan secara rutin
  • Dapat membuat custom development dan memperbaiki issue dengan dokumentasi yang lengkap
  • Menyediakan training bagi End User maupun Administrator Alfresco dengan trainer yang sudah berpengalaman
Softbless sebagai Alfresco Maintenance Indonesia telah dipercayai oleh banyak satisfied clients dari berbagai industri di Indonesia
Book a meeting
Alfresco memiliki banyak fitur berguna sebagai aplikasi Document Management System. Lihat fitur lengkap Alfresco dengan mengakses ke halaman Alfresco Indonesia.
Softbless sebagai Alfresco Maintenance Indonesia menawarkan jasa System Checkup, Custom Development, Bug Fixing, Training dan Support secara profesional dengan metode best-practice implementation serta dokumentasi lengkap
Kami sadar bahwa Alfresco sudah menjadi bagian penting dari Perusahaan Anda agar produktivitas meningkat. Oleh karenanya, Softbless sebagai Alfresco Maintenance di Indonesia menawarkan jasa maintenance, implementasi, konfigurasi dan konsultasi di perusahaan Anda secara profesional dan kompeten untuk menjaga produktivitas perusahaan tetap berjalan lancar.

Contact Us

Email: info@softbless.com

Phone: +62-21-85918058 & +62-21-85918059

Mobile & Whatsapp: +62-811-221-305

Click here to Chat via Whatsapp : +62-811-221-305

Ask questions/book a meeting

 
By
, , , ,
Read More...

25 Feb

Alfresco Developer Indonesia

Alfresco Developer Indonesia
Alfresco Developer Indonesia adalah layanan support oleh Alfresco Expert di Indonesia untuk membantu menyelesaikan bug atau development task. Layanan support Alfresco terbagi menjadi 2 yaitu Alfresco Enterprise Support dan Non Enterprise Support. Alfresco Enterprise Support adalah support yang berasal dari official Alfresco sendiri, sedangkan Non Enterprise merupakan support yang didapat dari pihak ketiga yang memiliki kompetensi dan keahlian di bidang Alfresco. Keduanya memiliki keuntungan dan kelebihan masing - masing, hanya saja perbedaan yang signifikan tentu adalah harga yang ditawarkan. Alfresco Enterprise Support memiliki harga yang lebih mahal dari Non Enterprise Support.
Salah satu Non Enterprise Alfresco Support atau Alfresco Developer Indonesia adalah Softbless yang telah memiliki keahlian dan kompetensi mengimplementasikan Alfresco di banyak perusahaan di Indonesia.

Softbless sebagai penyedia support Alfresco dengan ProfesionalTerpercayaBest Practice Implementation


Berikut merupakan permasalahan yang sering ditemui sehingga membutuhkan support Alfresco Developer Indonesia :

  • Tim Internal perusahaan yang perlu mempelajari dari awal untuk membuat custom development atau memperbaiki bug di Alfresco yang tentunya membutuhkan waktu yang lama
  • Memiliki tenaga developer yang terbatas dan kurang memahami alfresco
  • Konsultasi terkait bisnis proses tidak cepat terfasilitasi
  • Tidak optimalnya freelancer yang sudah di hired karena perbedaan jam, masalah komunikasi dan sebagainya
  • Tidak adanya transfer knowledge atau training yang diberikan untuk memahami alfresco kepada tim internal
  • Jasa Support Official Alfresco yang melampaui budget perusahaan
Softbless hadir untuk mejawab permasalahan terkait Support Alfresco di Perusahaan Anda dengan menawarkan Service yang profesional, kompeten dan harga yang reasonable.

Keuntungan menggunakan layanan Alfresco Developer Indonesia dari Softbless :

  • Telah memiliki kompetensi Alfresco dengan memiliki banyak satisfied client di Indonesia
  • Menggunakan metode best practice dalam implementasi custom development di Alfresco
  • Dapat mengerjakan task secara onsite maupun remote dengan jam kera 8x5 per minggu
  • Menyediakan fasilitas training bagi end-user dan Administrator mengenai Fitur Alfresco dan custom development
  • Memfasilitasi konsultasi bisnis anda sebelum implementasi ke Alfresco
  • Memiliki dokumentasi yang lengkap dan terstruktur
  • Pay Less & Get More. Dengan lisensi open source dapatkan kepemilikan source code secara penuh.
Softbless telah berpengalaman dan kompeten sebagai Alfresco Developer Indonesia selama bertahun - tahun dan telah memiliki satisfied client dari berbagai industri
Book a meeting
Alfresco memiliki fitur - fitur yang berguna untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan Anda. Untuk melihat fitur lengkap nya dapat mengakses ke halaman Alfresco Indonesia.
Softbless sebagai Alfresco Developer Indonesia profesional dengan jasa implementasi, konsultasi, custom development yang telah memiliki banyak client di Indnesia
Jadikan kami untuk membantu menjawab permasalahan anda terkait Alfresco di perusahaan Anda.

Contact Us

Email: info@softbless.com

Phone: +62-21-85918058 & +62-21-85918059

Mobile & Whatsapp: +62-811-221-305

Click here to Chat via Whatsapp : +62-811-221-305

By
, , , , , ,
Read More...

22 Feb

Document Reminder

Document Reminder
Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet.
Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.

Selalu UpdateMerasa AmanIngat dengan Document Reminder.

Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:

  • Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
  • Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
  • Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
  • Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
  • Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
  • Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
  • Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.
Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.

Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder

  • Pengguna seolah - olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
  • Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
  • Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
  • Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
  • Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
  • Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
  • Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan
Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda

Alfresco telah terdaftar sebagai Leader dalam Forrester Wave dan Gartner Magic Quadrant.

Banyak perusahaan dari seluruh dunia yang telah mengimplementasi Alfresco seperti Nasa, Cisco dan sebagainya
Book a meeting

Alfresco sebagai Document Reminder memiliki fitur - fitur berikut :

  • Expired Document Reminder : Mengatur tanggal expired, person in charge dan status dokumen. Reminder dapat berupa notifikasi email atau dalam bentuk dashlet.
  • Versioning :Menyimpan dan menampilkan setiap versi dokumen yang berguna untuk tracking suatu dokumen
  • Advance Search Functionality : Alfresco mempunyai  fitur searching yang dapat mencari title, isi konten, dan metadata berdasar kata pencarian atau parameter tertentu.
  • Role & Security Permission :Mengatur hak akses pada dokumen dan folder secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda
  • User Friendly :User Interface Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac yang familiar oleh user
  • Workflow Engine : dapat membuat task approval dengan aksi approve, reject dan revise pada dokumen.
  • Integrasi LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs Serta aplikasi lain melalui CMIS Web Service
  • Check in & Check out: Mengunci dokumen pada saat melakukan editing untuk mencegah user lain melakukan perubahan pada dokumen yang sama
  • Link antar Dokumen : Dapat menyimpan informasi dokumen lain yang saling berkaitan satu sama lain, seperti dokumen Purchase Order dengan Invoice. Dengan adanya fitur ini user dengan mudah menelusuri atau mengetahui keterkaitan antar dokumen
  • Online Preview : Melihat isi dokumen pada halaman web sehingga user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja
  • Automasi (Rules): Untuk melakukan aksi tertentu berdasar kriteria yang terpilih secara otomatis
  • Multiple File Upload with Drag & Drop : Mengupload dokumen sekaligus dengan mudah hanya dengan drag & drop ke Alfresco
  • Centralized Document Repository: Menyimpan dan mengelola dokumen dengan tersentralisasi
Softbless, telah memiliki banyak client dengan pelayanan melakukan konsultasi proses bisnis, implementasi, konfigurasi, custom development Document Reminder menggunakan Alfresco di Indonesia
Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.
By
, , ,
Read More...

18 Feb

Tanda Tangan Digital

Tanda Tangan Digital
Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenkripsi.

Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya

Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :
  • Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
  • Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
  • Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
  • Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
  • Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
  • Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
  • Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).

Manfaat Tanda Tangan Digital :

  • Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
  • Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
  • Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
  • Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
  • Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
  • Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.

Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.

Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.
Book a meeting

Tampilan Fitur Tanda Tangan Digital dalam DMS :


Tanda Tangan Digital

Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :

  • Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
  • Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
  • Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
  • Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
  • Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
  • User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
  • Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
By
, , ,
Read More...

26 Mar

Document Versioning

Document Versioning Illustration
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini  merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.

Document versioning merupakan fitur penting

Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.

Bagaimana cara kerjanya ?

Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In.  Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.

Document Versioning Software

Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint.  Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.

Kenapa Alfresco ?

Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
  • Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
  • Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
  • Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
  • Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
  • Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
  • Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
  • Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
  • Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
  • Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
  • Etc.
Untuk implementasi  Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
By
, , ,
Read More...

19 Okt

Aplikasi Workflow

Aplikasi Workflow

Aplikasi Workflow adalah aplikasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis dari suatu proses yang dibuat untuk diotorisasi oleh pihak lain yang dituju sebelum dipublikasikan. Aplikasi Workflow akan mengelola seluruh alur proses bisnis mulai dari approval, revisi dan permission bagi setiap proses secara efisien.

Buat Workflow menjadi lebih transparanakuratmudah berkolaborasi

Perusahaan menginginkan proses workflow yang dapat diselesaikan dengan cepat, terstruktur, efisien dan dapat diakses dimana saja. Keinginan ini tentu sulit dicapai jika dilakukan dengan proses manual mengingat effort/biaya dan hasil yang dicapai tidak diharapkan. Dengan adanya Aplikasi Workflow keinginan perusahaan dapat terpenuhi.

Berikut masalah yang dihadapi saat proses workflow dilakukan dengan manual, adalah sebagai berikut :
  • Sulitnya untuk menemui dan meminta approval kepada pihak yang dituju
  • Kesulitan untuk mengetahui status review dari proses workflow. Sulit dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui bahwa proses sudah disetujui oleh siapa saja, jika tidak memakai aplikasi workflow.
  • Tidak adanya notifikasi dan reminder bahwa terdapat proses yang memerlukan approval bagi pihak yang dituju
  • Pengiriman dalam proses workflow dengan bentuk hardcopy kepada pihak approval membutuhkan waktu yang lama dan rentan tidak terkirim
  • Membutuhkan effort dan waktu yang tinggi jika terdapat banyak pihak yang menjadi approval
  • Alur workflow yang rentan menjadi tidak sesuai dengan yang telah disepakati.

Permasalahan diatas dapat dengan mudah diatasi bahkan dapat memberikan benefit lebih dengan menggunakan Aplikasi Workflow yang terintegrasi.

Benefit menggunakan Aplikasi Workflow :

  • Meningkatnya produktivitas karena proses approval dapat dilakukan dimana dan kapan saja
  • Mengetahui progress alur workflow dengan mudah dan tepat
  • Perusahaan dapat meningkatkan cost efficiency karena tidak lagi menggunakan hardcopy yang membutuhkan kertas
  • Status approval dapat diketahui dengan cepat bagi pihak approval maupun pihak yang membuat proses
  • Dapat mengatur permission dengan lebih spesifik terhadap suatu proses
  • Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
  • Mempermudah dan mempercepat pencarian suatu proses yang diperlukan.
Softbless memiliki solusi Aplikasi Workflow yang terintegrasi menggunakan E-Office. E-Office dapat meningkatkan efisiensi berjalannya workflow dan telah dipercaya membantu banyak perusahaan.

E-OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Tahun 2019, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco menjadi Challenger bersama solusi lain seperti Newgen, SER dan Laserfiche. Sedangkan Liferay, selama 10 tahun di 2020 telah menjadi leader di Gartnet Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform.
Book a meeting
Softbless mengembangkan Aplikasi Workflow dengan menggunakan Liferay sebagai solusi portal perusahaan dan Alfresco sebagai Document Management System.

Berikut fitur dan fungsi yang dimiliki oleh Aplikasi Workflow:

  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Terintegrasi dengan Document Management System untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang tersentralisasi dan terstruktur
  • Workflow Engine. Fitur ini berguna bagi user untuk melakukan otorisasi terhadap suatu proses sebelum dipublikasi. Untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang berbeda - beda, kami menyediakan custom aplikasi workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda
  • Email :
    • Notifikasi email kepada reviewer atau pihak approval jika terdapat proses yang meminta approval
    • Email reminder jika terdapat proses yang belum dikerjakan
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini mencakup konsep status PJS (Pejabat Sementara), PJYMT (Pejabat yang Melakukan Tugas), PLH (Pelaksana Harian) atau pejabat yang sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut
  • Online Preview. Aplikasi Workflow Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa mendownload file
  • Audit Trail & Change Log. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen bahkan perubahan pada proses
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih, seperti contoh untuk mempublikasi proses setelah workflow/approval disetujui
  • User friendly & Easy to Access. 
  • Aplikasi Workflow dilengkapi dengan Search Functionality, sehingga user dapat menemukan suatu proses dengan keyword dan indikator dengan mudah dan cepat
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs
  • Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download dokumen tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang
  • Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Softbless memiliki pengalaman bertahun - tahun dalam menangani pengelolaan, implementasi, mengembangkan proses bisnis anda menggunakan Aplikasi Workflow.

Jadikan kami partner anda dalam implementasi Aplikasi Workflow sebagai solusi kebutuhan anda. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi dan penarawaran terbaik terkait solusi yang kami sediakan.

By
, , ,
Read More...

26 April 2024   By    Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management, Tanda Tangan Digital