4 Des

Partner Implementasi Contract Management System

Document Management System
Persoalan besar yang sering ditemui pada banyak Unit Legal suatu organisasi atau perusahaan adalah pengelolaan kontrak yang masih dilakukan secara manual. Pengelolaan manual dalam menyimpan, melacak status dan pengendalian versi kontrak mengakibatkan proses bisnis kerap terhambat oleh tumpukan kontrak, risiko kehilangan data, dan kurangnya transparansi antar departemen.
Di Softbless Solutions, kami memahami pentingnya Contract Management System sebagai bagian dari strategi transformasi digital perusahaan terutama pada divisi Legal perusahaan. Contract Management System merupakan tools penyimpanan dokumen kontrak/perjanjian sekaligus sebagai solusi menyeluruh untuk mengelola seluruh siklus hidup kontrak sehingga pengarsipan kontrak menjadi lebih rapi, aman dan mudah diakses.
Kami telah membantu berbagai perusahaan di Indonesia dalam mengimplementasikan sistem ini melalui pengalaman panjang kami dalam Document Management System melalui aplikasi Alfresco yang menjadi basis untuk Contract Management System terintegrasi.
Kelola Kontrak dengan lebih mudahamanefisien

Apa itu Contract Management System?

Contract Management System adalah sistem berbasis digital yang berfungsi untuk mengelola seluruh siklus hidup kontrak di dalam organisasi atau perusahaan. Sistem ini memastikan bahwa setiap dokumen kontrak dapat dibuat, disimpan, dilacak, dan diperbarui dengan mudah serta aman.
Di Softbless Solutions, kami merancang Contract Management System sebagai bagian dari solusi Document Management System yang terintegrasi, yang memungkinkan perusahaan memiliki kontrol penuh atas seluruh dokumen bisnis, yang di antaranya berupa kontrak kerja sama, perjanjian supplier, hingga dokumen hukum lainnya.

Melalui Contract Management System ini, kami membantu organisasi atau perusahaan dalam hal sebagai berikut:

  • Menghindari kehilangan dokumen kontrak penting

  • Memastikan keamanan dan kerahasiaan data

  • Mempercepat proses approval dan tanda tangan digital

  • Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi internal maupun eksternal

Tantangan dalam Pengelolaan Kontrak Tanpa Sistem Terintegrasi

Sebelum menggunakan Contract Management System, banyak perusahaan menghadapi tantangan-tantangan yang di antaranya sebagai berikut:

  • Risiko Kehilangan atau Kerusakan Dokumen Fisik.

    Kontrak dalam bentuk fisik rawan hilang, rusak, atau tidak sengaja terbuang. Selain itu, risiko seperti kebakaran atau banjir dapat mengakibatkan kehilangan permanen terhadap dokumen penting.

  • Keterbatasan Akses dan Kolaborasi.

    Pada sistem manual, koordinasi antardepartemen menjadi tidak efisien. Karyawan harus mengirim salinan kontrak melalui email atau bahkan kurir fisik, yang mana ini dapat memperlambat proses dan meningkatkan risiko kebocoran data.

  • Versi Dokumen yang Tidak Terkontrol.

    Kontrak biasanya bisa direvisi beberapa kali sebelum final. Tanpa kontrol versi otomatis, tim yang mengerjakan bisa salah menggunakan versi lama dan menimbulkan risiko hukum maupun kesalahan eksekusi kerja.

  • Sulit Menemukan Dokumen Spesifik.

    Tanpa sistem digital, pencarian kontrak tertentu membutuhkan waktu lama. Misalnya, ketika perusahaan ingin menemukan kontrak proyek dengan vendor tertentu dalam periode tertentu, pencarian manual bisa memakan waktu berjam-jam.

Fitur Utama dalam Contract Management System

Sebagai bagian dari pengalaman kami dalam implementasi Document Management System berbasis Alfresco, kami mengembangkan Contract Management System yang mampu menangani seluruh persoalan yang telah disebutkan di atas. Melalui sistem ini, kami menyediakan platform digital yang memungkinkan pengelolaan kontrak menjadi lebih efisien, transparan, dan aman.

Berikut ini fitur-fitur utama yang kami tawarkan:

  • Centralized Contract Repository.

    Semua dokumen kontrak tersimpan di satu lokasi terpusat yang mudah diakses oleh pihak berwenang. Kami memastikan tidak ada lagi dokumen tercecer di berbagai folder atau penyimpanan lokal. Dengan repositori ini, seluruh tim dapat mengakses kontrak terbaru secara real-time.

  • Advanced Search dan Metadata Management.

    Fitur pencarian kami dilengkapi Search Engine canggih berbasis metadata dan full-text search. Perusahaan dapat menemukan kontrak berdasarkan nama vendor, tanggal, proyek, atau isi dokumen hanya dalam hitungan detik. Setiap dokumen kontrak juga memiliki informasi tambahan seperti nomor perjanjian, tanggal berlaku, nilai kontrak, dan status approval.

  • Version Control dan Audit Trail.

    Setiap perubahan dokumen kontrak akan tercatat otomatis melalui audit trail, lengkap dengan identitas pengguna, waktu perubahan, dan versi dokumen sebelumnya, sehingga perusahaan tidak perlu lagi bingung menentukan versi terbaru dari kontrak yang sama.

  • Digital Signature Integration.

    Kami menyediakan fitur tanda tangan digital yang telah terverifikasi dan sesuai dengan regulasi di Indonesia. Hal ini mempercepat proses persetujuan tanpa harus mencetak atau mengirim dokumen fisik.

  • Role-Based Access Control.

    Keamanan menjadi prioritas utama kami. Kami menerapkan sistem hak akses spesifik berdasarkan peran (role-based access). Administrator dapat mengatur siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu untuk memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses data sensitif.

  • Workflow Automation untuk Approval dan Review.

    Setiap kontrak akan melalui proses workflow otomatis yang telah kami desain sesuai kebutuhan bisnis. Mulai dari pembuatan draft, review legal, approval manajemen, hingga penyimpanan final, semua berjalan dalam alur yang prosedural dan terdokumentasi.

  • Notifikasi dan Reminder Masa Berlaku Kontrak.

    Kami mengerti bahwa banyak perusahaan kehilangan kesempatan karena kontrak berakhir tanpa perpanjangan tepat waktu. Untuk itu, sistem kami memiliki fitur expired document reminder yang mengirimkan notifikasi otomatis ketika masa berlaku kontrak akan segera habis.

  • Integrasi dengan Sistem Bisnis Lain.

    Contract Management System dari Softbless Solutions dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi perusahaan seperti ERP, CRM, atau HRIS.
    Kami juga mendukung integrasi melalui API REST, CMIS Web Service, Active Directory, dan Microsoft Office, sehingga sistem dapat berjalan harmonis atau selaras dengan infrastruktur teknologi informasi yang sudah ada.

Keuntungan Menggunakan Contract Management System

Dengan implementasi sistem ini, kami melihat transformasi signifikan pada banyak organisasi maupun perusahaan di Indonesia. Berikut beberapa manfaat yang dirasakan oleh banyak klien kami:

  • Penghematan Biaya Operasional.

    Dengan pengelolaan dokumen digital, perusahaan menghemat biaya cetak, tinta, dan ruang arsip fisik. Selain itu, penggunaan kontrak elektronik akan mempercepat siklus bisnis tanpa menambah overhead cost.

  • Efisiensi Operasional dan Waktu.

    Pencarian dan pengelolaan kontrak dapat dilakukan dalam hitungan detik. Tim legal, procurement, dan manajemen tidak lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menelusuri dokumen.

  • Keamanan Data yang Tinggi.

    Sistem kami dilengkapi dengan kontrol akses berlapis, enkripsi data, dan catatan audit trail untuk memastikan agar setiap dokumen terlindungi dari kebocoran maupun manipulasi.

  • Kepatuhan terhadap Regulasi

    Contract Management System dari Softbless Solutions membantu perusahaan untuk memenuhi standar kepatuhan dan audit internal dengan mudah karena seluruh aktivitas tercatat dan terdokumentasi secara transparan.

  • Kolaborasi Lebih Efektif.

    Karyawan dari berbagai departemen dapat mengakses dokumen yang sama secara bersamaan tanpa risiko konflik versi. Dengan integrasi cloud, tim yang bersangkutan dapat berkolaborasi dari mana saja, sehingga hal ini mendukung pola kerja hybrid maupun work from anywhere (WFA).

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Mengapa Harus Memilih Softbless Solutions?

Softbless Solutions memiliki pengalaman panjang dan kompetensi yang unggul dalam implementasi Contract Management System di Indonesia. Kami telah lama menjadi penyedia sistem sekaligus mitra strategis maupun partner transformasi digital bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Layanan yang kami tawarkan antara lain meliputi:

  1. Implementasi dan instalasi sistem
  2. Kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis
  3. Training dan pendampingan pengguna
  4. Support teknis jangka panjang
Kami menggunakan Alfresco yang merupakan salah satu platform open-source terbaik di dunia yang telah diakui dalam Gartner Magic Quadrant sejak 2011 dan digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan global. Melalui pengalaman ini, kami memastikan bahwa setiap solusi yang kami tawarkan selaras dengan best practice secara global atau internasional namun tetap relevan dengan kebutuhan perusahaan secara kontekstual.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan CMS Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Contract Management System

Berdasarkan pengalaman kami, berikut ini adalah beberapa best practice yang selalu kami terapkan dalam setiap proyek implementasi:

  • Analisis Proses Bisnis.

    Kami mulai dengan memahami alur kontrak di organisasi atau perusahaan untuk merancang sistem yang sesuai dan prosedural.

  • Kustomisasi Workflow.

    Setiap organisasi atau perusahaan memiliki proses persetujuan yang berbeda dan khas, oleh karena itu sistem kami fleksibel untuk menyesuaikan alur tersebut.

  • Pelatihan dan Change Management.

    Kami memastikan bahwa seluruh tim yang bersangkutan memahami sistem dan siap beradaptasi dengan perubahan digital.

  • Monitoring dan Evaluasi Berkala.

    Kami terus mendampingi organisasi atau perusahaan dalam memantau performa sistem dan memberikan rekomendasi perbaikan.

Wujudkan Pengelolaan Kontrak Terintegrasi bersama Softbless Solutions

Di dunia bisnis yang kompetitif seperti saat ini, kemampuan perusahaan untuk mengelola kontrak dengan cepat dan akurat menjadi keunggulan tersendiri. Contract Management System membantu perusahaan dalam digitalisasi dokumen, serta membangun tata kelola kontrak yang lebih cerdas, transparan, dan efisien. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat meminimalisir risiko, mempercepat pengambilan keputusan, serta menjaga hubungan kerja sama dengan mitra bisnis secara profesional dan tepercaya.
Kami di Softbless Solutions berkomitmen untuk membantu perusahaan di Indonesia bertransformasi menuju manajemen kontrak berbasis digital. Melalui pengalaman implementasi berbagai Contract Management System di sektor swasta maupun pemerintahan, kami memahami bahwa setiap organisasi memiliki kebutuhan spesifik. Karena itu, kami menyediakan solusi yang fleksibel, scalable, dan mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada untuk memastikan setiap proses bisnis berjalan tanpa hambatan.
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk membawa pengelolaan kontrak perusahaan Anda ke level berikutnya. Dengan Contract Management System dari Softbless Solutions, Anda tidak hanya mendapatkan efisiensi dan keamanan, tetapi juga kepastian bahwa seluruh siklus hidup kontrak dapat dikelola dengan profesional.
Mengelola kontrak secara manual memang tidak lagi relevan di era bisnis digital. Melalui Contract Management System dari Softbless Solutions, perusahaan dapat mengelola seluruh dokumen kontrak secara efisien, aman, dan terintegrasi, sekaligus mendukung kepatuhan dan produktivitas organisasi.
Kami percaya bahwa teknologi bukan hanya tentang sistem, tetapi tentang bagaimana Anda dapat bekerja secara cerdas, efektif, dan efisien. Hubungi kami sekarang melalui www.softbless.com untuk konsultasi lebih lanjut dan temukan bagaimana kami dapat membantu Anda membangun sistem pengelolaan kontrak yang andal, aman, dan kompetitif.

Pertanyaan Umum Tentang CMS

Ya, tentu saja. Alfresco CMS mendukung integrasi dengan berbagai sistem bisnis seperti ERP, CRM, e-procurement, maupun sistem internal perusahaan. Melalui API dan konektor yang fleksibel, proses pertukaran data antar sistem dapat berjalan otomatis tanpa mengganggu operasional.

Alfresco CMS mendukung berbagai format file seperti PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint, gambar (JPEG, PNG, TIFF), dan file hasil pemindaian. Semua dapat diunggah, dilihat, dan dikelola langsung melalui browser tanpa memerlukan aplikasi tambahan.

Alfresco CMS dapat diakses melalui jaringan internal (intranet) maupun eksternal (internet) dengan pengaturan keamanan berlapis. Setiap pengguna memiliki akun tersendiri dengan hak akses spesifik. Selain itu, sistem dilengkapi enkripsi data, kontrol login, serta pencatatan aktivitas (audit log) untuk memastikan keamanan informasi tetap terjaga.

Ya, bisa. Fitur Optical Character Recognition (OCR) dalam Alfresco memungkinkan teks dalam dokumen hasil scan diubah menjadi data yang dapat dicari. Artinya, pengguna dapat menemukan dokumen hanya dengan mengetikkan kata kunci tertentu, seperti nama kontraktor, nomor kontrak, atau tanggal perjanjian.

By
, ,
Read More...

12 Agu

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM)  adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.  Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Sistem ECM mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).
ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :
  • Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
  • Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
  • Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah melalui Enterprise Content Management.
  • Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
  • Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.
Sumber : http://www.aiim.org

Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi

Berikut adalah  permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :
  • Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
  • Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
  • Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
  • Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem Enterprise Content Management yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.

Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :

  • Document Management System

    : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi

  • Kolaborasi

    : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site

  • Workflow

    : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan

  • Web Content Management

    : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah

  • Record Management

    : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.
Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.

Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :

  • Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
  • Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
  • Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
  • Meminimalisir hilangnya informasi/content
  • Dapat melakukan kolaborasi
  • Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
  • Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
  • Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik
Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco.  Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.

Alfresco telah masuk Gartner MQ untuk posisi Challenger.

Alfresco Enterprise Content Management membantu lebih dari 1.300 organisasi industri terkemuka, termasuk Cisco, Pitney Bowes, Museum Hak Asasi Manusia Kanada, Departemen Angkatan Laut AS, Kepala Staf Gabungan, dan NASA
Book a meeting
Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi Enterpise Content Management (ECM) bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.

Fitur Implementasi ECM dengan Alfresco :

  • Advance Search functionality. Alfresco Enterprise Content Management dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
  • Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
  • Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
  • Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
  • Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
  • Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
  • Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
  • Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
  • Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
  • Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.
Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.
By
, , , ,
Read More...

26 Apr

Document Management System - Vendor Implementasi DMS

Document Management System
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Kelola Dokumen dengan lebih mudahamanefisien

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

  • Sulitnya Menemukan Dokumen Secara Spesifik.

    Mencari dokumen tertentu sering kali tidak mudah. Terutama ketika pencarian harus secara spesifik. Misalnya, mencari dokumen yang pembuatannya dalam periode tertentu dengan deskripsi, nomor dokumen, dan proyek terkait.

  • Kesulitan Mencari Dokumen Versi Terbaru.

    Saat menggunakan format penamaan dokumen yang berbeda, sulit untuk menentukan versi terbaru dari suatu dokumen. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan serta risiko menggunakan informasi versi yang lama.

  • Kesulitan dalam Melacak Dokumen Fisik.

    Pelacakan lokasi dokumen fisik, membutuhkan upaya yang tak sedikit mulai dari mencari tahu posisi dokumen, mengambil, sampai mengantarnya ke pihak yang membutuhkan. Proses ini sangat memakan tenaga dan waktu serta rentan mengalami kesalahan.

  • Keterbatasan Ruang Penyimpanan untuk Dokumen Fisik.

    Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik membutuhkan ruang yang cukup besar, terutama jika perusahaan masih mengandalkan arsip kertas. Seiring berjalannya waktu, volume dokumen yang semakin bertambah bisa menghabiskan ruang kantor yang seharusnya bisa terpakai untuk keperluan lain.

  • Tingginya Resiko Kehilangan Dokumen.

    Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko, seperti hilang akibat kesalahan manusia, rusak karena usia, atau terkena bencana seperti kebakaran dan banjir. Jika dokumen penting tidak memiliki salinan atau cadangan, maka kehilangan ini bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.

  • Keterbatasan dalam Pengaturan Hak Akses dan Keamanan Dokumen.

    Dalam sistem pengelolaan dokumen yang kurang fleksibel, pengaturan hak akses sering menjadi kendala. Dokumen bisa terlalu mudah diakses sehingga rentan, atau terlalu terbatas hingga menghambat pekerjaan.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

Keuntungan Menggunakan Document Management System

  • Peningkatan Produktivitas.

    DMS memungkinkan akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan. Jadi, setiap orang menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Dengan demikian, DMS akan membantu agar dapat lebih fokus pada tugas strategis tanpa membuang waktu mencari dokumen.

  • Cost Efficiency.

    Dengan mengelola dokumen secara digital, perusahaan dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas dan tinta.Selain itu, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, sehingga biaya operasional dapat ditekan.

  • Robust Security dalam Document Management System.

    Fitur seperti kontrol akses dan audit trail memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.

  • Mempercepat Akses ke Dokumen yang Diperlukan.

    DMS memudahkan perusahaan menemukan dokumen secara instan tanpa harus memilah berkas fisik, sehingga lebih efisien dalam waktu dan tenaga. Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.

  • Mempercepat Sharing dan Distribusi dan Sharing Dokumen.

    DMS memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di antara tim di satu departemen dengan departemen lainnya. DMS membuka akses yang mudah dan cepat ke dokumen, dari mana saja dan kapan saja.

  • Mengakses Document Management System dari Berbagai Lokasi.

    Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen kapan pun dan di mana pun. Hal ini akan mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau Work From Anywhere (WFA).

  • Mengatur Hak Akses dengan Lebih Spesifik (Security).

    Kehadiran DMS, juga memungkinkan pengaturan akses kontrol yang spesifik. Hal ini akan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang bisa melihat hingga mengedit dokumen tertentu. Administrator bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

  • Menelusuri History Audit Trail Perubahan Dokumen.

    Adanya fitur audit trail, memungkinkan perusahaan bisa memastikan seluruh aktivitas mengenai dokumen bisa tercatat dan dapat teraudit. Dengan ini, penggunaan DMS mampu meningkatkan kepatuhan dan transparansi.

  • Mempermudah pencarian.

    Dengan fitur Search Engine, DMS membantu mengurangi waktu yang dihabiskan dalam mencari dokumen.

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System

  • Search Engine. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen).
  • Integrasi dengan Mesin Pemindai (Scanner).
  • User Friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
  • Tanda Tangan Digital untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.
  • Centralized Document Repository. Sistem DMS menyimpan dokumen perusahaan secara tersentralisasi.
  • Taxonomy : Category dan tagging.
  • Workflow Engine,untuk revisi, review dan approval dokumen. Kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
  • Check in and Check Out, untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
  • Link (relasi) antar dokumen.Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.
  • Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Online Preview untuk dokumen dan file media.
  • Versioning.Setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh DMS. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
  • Penambahan watermark saat download.
  • Fitur Comment memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut.
  • Pengaturan Role, Permission dan Keamanan.
  • Audit Trail.Telusuri aktivitas user mulai dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.

Peran Vendor Konsultan dalam Implementasi Document Management System (DMS)

Dengan memakai jasa konsultasi kami dalam implementasi DMS, perusahaan dan organisasi akan mendapatkan manfaat :

  • Mendapat best practice implementasi Document Management System dari sisi teknis dan sisi proses bisnis..
  • Waktu implementasi yang lebih cepat dengan bekal pengalaman yang kami miliki.
  • Mengurangi total biaya keseluruhan dengan cara memberikan konsultasi implementasi yang efektif dan efisien.
  • Dengan kelas training, para user bisa memanfaatkan secara maksimal fitur DMS yang ada.
  • Dengan penerapan best practice, DMS bisa dipakai perusahaan dan organisasi dalam jangka waktu yang lama.
  • Membantu perusahaan dan organisasi fokus pada core business mereka.
Memakai vendor yang kompeten dan berpengalaman, merupakan best practice dalam implementasi Sistem Manajemen Dokumen, untuk menghindari penggunaan sistem yang tidak tepat guna.
Softbless Solutions menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk DMS Alfresco. Jadikan kami partner dalam implementasi Document Management System perusahaan/organisasi Anda. Silahkan menghubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.

Pertanyaan Umum Tentang DMS

DMS kami menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu sistem kami juga support CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.

Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS, namun bisa dilakukan pembatasan format jika diperlukan.

DMS dapat diakses dari luar dengan melakukan konfigurasi di level Network.

DMS kami bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut melalui proses OCR yang dijalankan secara otomatis ketika suatu dokumen diupload.

Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan jenis hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.

By
, , ,
Read More...

26 Des

Document Versioning

Document Versioning Illustration
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini  merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.

Document versioning merupakan fitur penting

Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.

Bagaimana cara kerjanya ?

Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In.  Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.

Document Versioning Software

Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint.  Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.

Kenapa Alfresco ?

Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
  • Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
  • Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
  • Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
  • Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
  • Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
  • Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
  • Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
  • Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
  • Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
  • Etc.
Untuk implementasi  Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
By
, , ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Arsip

Aplikasi Arsip
Aplikasi Arsip adalah sistem untuk manajemen arsip elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi Arsip.

Buat pengarsipan Anda menjadi lebih reliableterjagatepat guna

Walaupun teknologi digital sudah semakin berkembang, tetapi tidak banyak perusahaan yang melakukan penyimpanan arsip ke sistem arsip digital. Padahal banyak sekali kekurangan yang dihadapi oleh perusahaan saat mereka masih mengandalkan sistem berkas fisik.
Beberapa coba kami rangkum permasalahan yang sering ditemukan adalah :
  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.
Problem yang disebutkan sebelumnya dapat diatasi dengan menggunakan Aplikasi Arsip, salah satu aplikasi yang sudah memiliki sistem integrasi yang baik.

Sistem terkait Aplikasi Arsip : E-Office untuk manajemen Surat Masuk Keluar Tata Naskah Dinas

E-Office mengelola Surat Masuk Surat Keluar untuk manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik lebih efektif dan efisien
Read More

Manfaat dari Aplikasi Arsip :

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.
Alfresco adalah Aplikasi Arsip yang sudah di implementasikan lebih dari lima ribu perusahaan/organisasi secara worldwide, dan sudah berdiri sejak tahun 2011.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting

Di bawah ini adalah fungsionalitas yang ada pada Alfresco :

  • Dapat terintegrasi dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Search functionality. Salah satu fungsionalitas untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, kelebihannya membuat user dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di unduh di app store dan playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di mobile application tersebut.
  • Tagging & Category
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Online Preview. Alfresco bisa melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di download terlebih dahulu.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan bisa tersentralisasi.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa dikunci terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Workflow Engine. Berguna jika ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dan Kami juga menyediakan custom workflow sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis pada perusahaan calon client.
  • Integrasi dengan Active Directory, LDAP, Google Docs dan juga Ms Office.
  • Versioning. Untuk penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah mentracking versi arsip terbaru secara otomatis.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Audit Trail. Ini untuk melihat semua aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Jadi semua aktifitas user dapat terlihat.
  • Expired Document reminder. Plugin ini berguna sebagai reminder atau pengingat arsip yang memiliki jangka waktu. Email notifikasi pengingat akan dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan kelihatan siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Fitur ini digunakan jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless sudah memiliki banyak pengalaman yang begitu kompeten untuk proses bisnis, tak hanya itu, kami juga mampu mengganti sistem manajemen, implementasi serta development Aplikasi Arsip di Indonesia dengan aplikasi Alfresco.
Kami memberikan pelayanan untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training jika perusahaan Anda ingin menggunakan Alfresco. Maka, jadikanlah Softbless sebagai partner bisnis yang mampu mengimplementasikan Aplikasi Arsip di instansi Anda.
By
,
Read More...

26 Okt

Content Services Platform

Content Services Platform

Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik. Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.

Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif

Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :
  • Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
  • Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
  • Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan  dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
  • Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
  • Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
  • Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.
Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :

  • Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
  • Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
  • Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
  • Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
  • Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
  • Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
  • Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
  • Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
  • Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
  • Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
  • Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.
Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.

Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco

Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :
  • Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
  • Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
  • Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
  • Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
  • Fitur Comment. membantu user untuk  berdiskusi tentang dokumen tersebut.
  • User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
  • Drag and Drop Upload.
  • Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
  • Penambahan watermark saat download, atau saat upload
  • Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
  • Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
  • Online Preview.  Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
  • Category & tagging.
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Workflow Engine.  Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
  • Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
  • Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.
Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.
By
, ,
Read More...

19 Okt

File Management System

File Management System
File Management System merupakan aplikasi yang menjadi solusi atas permasalahan pengelolaan file, baik dalam bentuk digital maupun hardcopy. File management system mendistribusikan dokumen secara aman dan tersentralisasi. File tersebut dapat berupa dokumen, spreadsheet, media gambar, audio maupun video. Dalam era saat ini, transformasi dari bentuk fisik ke digital sangatlah critical khususnya untuk manajemen file pada perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga memerlukan sistem yang dapat dengan efisien mengelola seluruh aspek pada file dengan melibatkan kolaborasi antar karyawan secara cepat dan mudah digunakan. Tentu saja File Management System dapat menjadi solusi tepat bagi kebutuhan perusahaan.

Kelola File Anda lebih PraktisTerstrukturSederhana

Kesulitan pengelolaan dokumen yang sering ditemui :

  • Tempat penyimpanan file yang tidak terorganisir sehingga membutuhkan waktu dan effort yang lebih jika ingin mencari file spesifik
  • Kurangnya keamanan pada penyimpanan file fisik sehingga rawan dicuri, kebocoran data dan file yang rusak
  • Sulitnya untuk melakukan proses review pada suatu file karena distribusi file terhadap masing - masing reviewer sering kali terhambat seperti reviewer sulit dijangkau dan tidak adanya reminder atau notifikasi jika ada file yang perlu dilakukan review
  • Ruang area yang tersedia tidak lagi dapat menampung file fisik seiring dengan berkembangnya waktu dan volume
  • Metode tradisional atau manual belum bisa diandalkan mengingat cost dan waktu yang dibutuhkan cukup tinggi
  • Sulitnya membatasi hak akses suatu file terhadap pihak yang berwewenang
  • Sulitnya men-tracking aktivitas pengguna pada file tertentu
Implementasi File Management System dapat menjawab permasalahan diatas bahkan menawarkan solusi lebih bagi perusahaan/organisasi anda.

Siapa yang Dapat Menggunakan File Management System (Electronic Filing System)?

  • Perusahaan. Perusahaan benar-benar perlu menyimpan file atau dokumen secara efisien. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses bisnis. Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat, mudah dan dimana saja.
  • Pemerintahan. Implementasi File Management System pada pemerintahan sangatlah penting. Mengingat intensitas dokumen penting yang ada sangatlah banyak sehingga membutuhkan sistem yang mampu mengelola dokumen tersebut dengan aman.
  • Organisasi. Penggunaan sistem manajemen dokumen dapat mengurangi biaya penggunaan dan pemeliharaan dokumen. Hal ini dapat membuat organisasi lebih efisien dalam mengelola pengeluarannya, dan dapat menggunakan biaya tersebut untuk tujuan lain. Sebuah organisasi tidak perlu lagi mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruang dan sebagainya.
  • Instansi. Sistem dokumen manajemen juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik instansi swasta maupun pemerintah. Hal ini dikarenakan begitu banyak fasilitas yang ditawarkan oleh sistem ini. Manajemen dokumen dapat memantau histori perubahan yang terjadi pada suatu dokumen setiap saat. Sistem ini juga mampu mengorganisasikan dokumen secara berkelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut terdistribusi dengan tepat sasaran. Hal-hal seperti itu dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Benefit implementasi File Management System pada perusahaan/organisasi anda :

  • Dapat membuat struktur folder yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disimpan secara centralized, electronic filing system membuat struktur folder menjadi lebih terorganisir
  • File dapat disimpan pada server sendiri atau pada cloud sehingga aman dan mengurangi resiko kebocoran data atau file yang hilang
  • Mempercepat Distribusi dan Sharing Dokumen karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja
  • Perusahaan tidak lagi bergantung pada seorang individu tertentu, untuk mendapatkan dokumen penting yang dibutuhkan.
  • File yang disimpan dalam bentuk digital, sehingga dapat mengurangi biaya untuk menyediakan space kosong jika menggunakan file fisik
  • Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan meminimalisir cost & effort yang dibutuhkan dalam mengelola file
  • Kita dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses maupun mengubah suatu file secara fleksibel dan robust
  • Dapat melihat log aktivitas terhadap pengguna maupun pada file tertentu sehingga dapat memudahkan tracking jika ada issue ataupun kebocoran data.
Salah satu aplikasi File Management System yang telah terbukti menjawab permasalahan pengelolaan file pada perusahaan adalah Alfresco

Alfresco masuk di kuadran Leader dalam Gartner MQ

Pada tahun 2020, Alfresco diakuisisi Hyland yang masuk pada Gartner Magic Quadrant Content Service Platform sebagai Leader.
Book a meeting

Fitur Alfresco sebagai File Management System :

  • Centralized Document Repository. Menyimpan file atau dokumen dengan tersentralisasi pada cloud ataupun server sendiri.
  • Terintegrasi dengan Scanner. Pengguna dapat mengupload langsung hasil document yang sudah di-scan.
  • Online Preview. File Management System dapat melihat isi dari suatu file tanpa harus mendownload terlebih dahulu
  • Watermark Document. Menambahkan watermark pada suatu dokumen
  • Relasi Antar Document. Dengan fitur ini, pengguna dapat mengetahui document mana saja yang berhubungan satu sama lain .
  • Document lock.Fitur ini berguna agar pengguna lain tidak dapat mengedit dokumen dan akan kembali dibuka jika telah mengupload versi terbaru dari dokumen yang sudah di-edit
  • Versioning. Melihat history versi dari suatu file dan dapat mengembalikan (revert) pada versi lama
  • Kategori. Mengelompokan file untuk memudahkan pencarian
  • Document Remider Alert. Alert berupa notifikasi email dan dalam dashlet dengan bentuk tabel kepada pihak wewenang jika terdapat document yang sudah expired
  • Tanda Tangan Digital. Verifikasi keaslian dokumen dengan sertifikat SSL
  • Kolaborasi. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap suatu file atau dokumen
  • Otomasi. Fitur ini melakukan aksi tertentu jika kondisi tertentu terjadi terhadap dokumen secara otomatis.
  • Workflow. Fitur Workflow pada File Management System melakukan proses review terhadap suatu file. Reviewer dapat ditentukan oleh initiator dan dapat melakukan approve, reject dan revise dokumen
  • Fitur Pencarian. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter tertentu (metadata), atau full text searching (mencari isi dokumen).
  • Pengaturan Hak Akses & Security. Kita dapat membatasi siapa saja yang berwewenang terhadap suatu folder atau file secara fleksibel
  • Audit Trail. Menyimpan informasi aktivitas user dari login, logout, lihat, tambah, edit, dan hapus dokumen untuk memudahkan tracking
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui API Service

Softbless telah dipercaya dalam Menangani Permasalahan pengelolaan file dengan implementasi Alfresco sebagai File Management System di Indonesia.

Softbless memiliki pengalaman, knowledge dan skill yang dibutuhkan dalam implementasi dan pengembangan File Management System di Indonesia, menggunakan Alfresco. Jasa yang Ditawarkan Softbless terkait penggunaan Alfresco adalah:
  • Jasa development untuk requirement spesifik perusahaan/organisasi Anda
  • Konsultasi best practice dalam penggunaan solusi ini.
  • Support yang reliable sehingga perusahaan bisa nyaman menggunakan solusi ini
  • Pelatihan untuk End User dan Administrator
Silahkan hubungi kami untuk berkonsultasi dan mendapatkan informasi terkait dengan Alfresco File Management System.
By
, , ,
Read More...

15 Okt

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik
Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik.
Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :
  • Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
  • Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
  • User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
  • User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
  • Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
  • Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
  • Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.
Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

  • Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
  • Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
  • Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
  • Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
  • Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
  • Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama  dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
  • Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
  • Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.
Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh  lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Alfresco berhasil masuk pada kuadran Challenger dalam Gartner Magic Quadrant

Pada Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant dalam kuadran yang sama bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting

Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :

  • Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
  • Tagging & Category
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan  pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
  • Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
  • Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
  • Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
  • Workflow Engine. Berguna jika user  ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.
Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain  implementasi,  kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco.  Segera Hubungi kami  dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.
By
,
Read More...

29 January 2026   By    Alfresco, Enterprise Content Management, Tanda Tangan Digital