Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.
Fitur Alfresco
- Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
- Online Preview
- Versioning
- Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
- Watermark
- Multiple File Upload
- Drag and Drop Upload
- Integrasi dengan Scanner
- Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan full text searching
- Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
- Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
- Mobile apps support untuk iOS dan Android
- Audit Log : Track semua kegiatan user
- Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
- Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
- Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, contohnya sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
- Custom Metadata. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
- Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
- Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
- Check in & Check Out Document
- Rules : Berbagai macam rules (automation) bisa diterapkan untuk dokumen.
- Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
- Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
Kelebihan Sistem
- Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses sistem.
- Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
- Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
- Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
- Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
- Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Award & Recognition
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
- Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
- EContent 100 Awards
- Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award”, penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
- Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
- Business Computing Magazine : Editor’s Choice Award
- InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Jasa Implementasi
Service Implementasi yang kami berikan terkait :- Alfresco development
- Consulting
- Implementasi Alfresco secara best practice
- Custom Dashlet Development
- Alfresco Customization
- Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
- Konfigurasi Single Sign On (SSO)
- Custom Workflow dengan Activiti BPM
- Training
- Pelatihan
- Alfresco Support dan Maintenance
- Integrasi dengan Aplikasi lainnya
- Custom Theme Development
- Enterprise Application Integration
- Alfresco Performance Tuning
- Upgrade
- API Web Services dan CMIS
- High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
