Persoalan besar yang sering ditemui pada banyak Unit Legal suatu organisasi atau perusahaan adalah pengelolaan kontrak yang masih dilakukan secara manual. Pengelolaan manual dalam menyimpan, melacak status dan pengendalian versi kontrak mengakibatkan proses bisnis kerap terhambat oleh tumpukan kontrak, risiko kehilangan data, dan kurangnya transparansi antar departemen.
Di Softbless Solutions, kami memahami pentingnya Contract Management System sebagai bagian dari strategi transformasi digital perusahaan terutama pada divisi Legal perusahaan. Contract Management System merupakan tools penyimpanan dokumen kontrak/perjanjian sekaligus sebagai solusi menyeluruh untuk mengelola seluruh siklus hidup kontrak sehingga pengarsipan kontrak menjadi lebih rapi, aman dan mudah diakses.
Kami telah membantu berbagai perusahaan di Indonesia dalam mengimplementasikan sistem ini melalui pengalaman panjang kami dalam Document Management System melalui aplikasi Alfresco yang menjadi basis untuk Contract Management System terintegrasi.
Apa itu Contract Management System?
Contract Management System adalah sistem berbasis digital yang berfungsi untuk mengelola seluruh siklus hidup kontrak di dalam organisasi atau perusahaan. Sistem ini memastikan bahwa setiap dokumen kontrak dapat dibuat, disimpan, dilacak, dan diperbarui dengan mudah serta aman.
Di Softbless Solutions, kami merancang Contract Management System sebagai bagian dari solusi Document Management System yang terintegrasi, yang memungkinkan perusahaan memiliki kontrol penuh atas seluruh dokumen bisnis, yang di antaranya berupa kontrak kerja sama, perjanjian supplier, hingga dokumen hukum lainnya.
Melalui Contract Management System ini, kami membantu organisasi atau perusahaan dalam hal sebagai berikut:
-
Menghindari kehilangan dokumen kontrak penting
-
Memastikan keamanan dan kerahasiaan data
-
Mempercepat proses approval dan tanda tangan digital
-
Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi internal maupun eksternal
Tantangan dalam Pengelolaan Kontrak Tanpa Sistem Terintegrasi
Sebelum menggunakan Contract Management System, banyak perusahaan menghadapi tantangan-tantangan yang di antaranya sebagai berikut:-
Risiko Kehilangan atau Kerusakan Dokumen Fisik.
Kontrak dalam bentuk fisik rawan hilang, rusak, atau tidak sengaja terbuang. Selain itu, risiko seperti kebakaran atau banjir dapat mengakibatkan kehilangan permanen terhadap dokumen penting. -
Keterbatasan Akses dan Kolaborasi.
Pada sistem manual, koordinasi antardepartemen menjadi tidak efisien. Karyawan harus mengirim salinan kontrak melalui email atau bahkan kurir fisik, yang mana ini dapat memperlambat proses dan meningkatkan risiko kebocoran data. -
Versi Dokumen yang Tidak Terkontrol.
Kontrak biasanya bisa direvisi beberapa kali sebelum final. Tanpa kontrol versi otomatis, tim yang mengerjakan bisa salah menggunakan versi lama dan menimbulkan risiko hukum maupun kesalahan eksekusi kerja. -
Sulit Menemukan Dokumen Spesifik.
Tanpa sistem digital, pencarian kontrak tertentu membutuhkan waktu lama. Misalnya, ketika perusahaan ingin menemukan kontrak proyek dengan vendor tertentu dalam periode tertentu, pencarian manual bisa memakan waktu berjam-jam.
Fitur Utama dalam Contract Management System
Sebagai bagian dari pengalaman kami dalam implementasi Document Management System berbasis Alfresco, kami mengembangkan Contract Management System yang mampu menangani seluruh persoalan yang telah disebutkan di atas. Melalui sistem ini, kami menyediakan platform digital yang memungkinkan pengelolaan kontrak menjadi lebih efisien, transparan, dan aman.
Berikut ini fitur-fitur utama yang kami tawarkan:
-
Centralized Contract Repository.
Semua dokumen kontrak tersimpan di satu lokasi terpusat yang mudah diakses oleh pihak berwenang. Kami memastikan tidak ada lagi dokumen tercecer di berbagai folder atau penyimpanan lokal. Dengan repositori ini, seluruh tim dapat mengakses kontrak terbaru secara real-time. -
Advanced Search dan Metadata Management.
Fitur pencarian kami dilengkapi Search Engine canggih berbasis metadata dan full-text search. Perusahaan dapat menemukan kontrak berdasarkan nama vendor, tanggal, proyek, atau isi dokumen hanya dalam hitungan detik. Setiap dokumen kontrak juga memiliki informasi tambahan seperti nomor perjanjian, tanggal berlaku, nilai kontrak, dan status approval. -
Version Control dan Audit Trail.
Setiap perubahan dokumen kontrak akan tercatat otomatis melalui audit trail, lengkap dengan identitas pengguna, waktu perubahan, dan versi dokumen sebelumnya, sehingga perusahaan tidak perlu lagi bingung menentukan versi terbaru dari kontrak yang sama. -
Digital Signature Integration.
Kami menyediakan fitur tanda tangan digital yang telah terverifikasi dan sesuai dengan regulasi di Indonesia. Hal ini mempercepat proses persetujuan tanpa harus mencetak atau mengirim dokumen fisik. -
Role-Based Access Control.
Keamanan menjadi prioritas utama kami. Kami menerapkan sistem hak akses spesifik berdasarkan peran (role-based access). Administrator dapat mengatur siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu untuk memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses data sensitif. -
Workflow Automation untuk Approval dan Review.
Setiap kontrak akan melalui proses workflow otomatis yang telah kami desain sesuai kebutuhan bisnis. Mulai dari pembuatan draft, review legal, approval manajemen, hingga penyimpanan final, semua berjalan dalam alur yang prosedural dan terdokumentasi. -
Notifikasi dan Reminder Masa Berlaku Kontrak.
Kami mengerti bahwa banyak perusahaan kehilangan kesempatan karena kontrak berakhir tanpa perpanjangan tepat waktu. Untuk itu, sistem kami memiliki fitur expired document reminder yang mengirimkan notifikasi otomatis ketika masa berlaku kontrak akan segera habis. -
Integrasi dengan Sistem Bisnis Lain.
Contract Management System dari Softbless Solutions dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi perusahaan seperti ERP, CRM, atau HRIS.
Kami juga mendukung integrasi melalui API REST, CMIS Web Service, Active Directory, dan Microsoft Office, sehingga sistem dapat berjalan harmonis atau selaras dengan infrastruktur teknologi informasi yang sudah ada.
Keuntungan Menggunakan Contract Management System
Dengan implementasi sistem ini, kami melihat transformasi signifikan pada banyak organisasi maupun perusahaan di Indonesia. Berikut beberapa manfaat yang dirasakan oleh banyak klien kami:-
Penghematan Biaya Operasional.
Dengan pengelolaan dokumen digital, perusahaan menghemat biaya cetak, tinta, dan ruang arsip fisik. Selain itu, penggunaan kontrak elektronik akan mempercepat siklus bisnis tanpa menambah overhead cost. -
Efisiensi Operasional dan Waktu.
Pencarian dan pengelolaan kontrak dapat dilakukan dalam hitungan detik. Tim legal, procurement, dan manajemen tidak lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menelusuri dokumen. -
Keamanan Data yang Tinggi.
Sistem kami dilengkapi dengan kontrol akses berlapis, enkripsi data, dan catatan audit trail untuk memastikan agar setiap dokumen terlindungi dari kebocoran maupun manipulasi. -
Kepatuhan terhadap Regulasi
Contract Management System dari Softbless Solutions membantu perusahaan untuk memenuhi standar kepatuhan dan audit internal dengan mudah karena seluruh aktivitas tercatat dan terdokumentasi secara transparan. -
Kolaborasi Lebih Efektif.
Karyawan dari berbagai departemen dapat mengakses dokumen yang sama secara bersamaan tanpa risiko konflik versi. Dengan integrasi cloud, tim yang bersangkutan dapat berkolaborasi dari mana saja, sehingga hal ini mendukung pola kerja hybrid maupun work from anywhere (WFA).
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Mengapa Harus Memilih Softbless Solutions?
Softbless Solutions memiliki pengalaman panjang dan kompetensi yang unggul dalam implementasi Contract Management System di Indonesia. Kami telah lama menjadi penyedia sistem sekaligus mitra strategis maupun partner transformasi digital bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
Layanan yang kami tawarkan antara lain meliputi:
- Implementasi dan instalasi sistem
- Kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis
- Training dan pendampingan pengguna
- Support teknis jangka panjang
Kami menggunakan Alfresco yang merupakan salah satu platform open-source terbaik di dunia yang telah diakui dalam Gartner Magic Quadrant sejak 2011 dan digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan global. Melalui pengalaman ini, kami memastikan bahwa setiap solusi yang kami tawarkan selaras dengan best practice secara global atau internasional namun tetap relevan dengan kebutuhan perusahaan secara kontekstual.
Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan CMS Alfresco.
Best Practice dalam Implementasi Contract Management System
Berdasarkan pengalaman kami, berikut ini adalah beberapa best practice yang selalu kami terapkan dalam setiap proyek implementasi:-
Analisis Proses Bisnis.
Kami mulai dengan memahami alur kontrak di organisasi atau perusahaan untuk merancang sistem yang sesuai dan prosedural. -
Kustomisasi Workflow.
Setiap organisasi atau perusahaan memiliki proses persetujuan yang berbeda dan khas, oleh karena itu sistem kami fleksibel untuk menyesuaikan alur tersebut. -
Pelatihan dan Change Management.
Kami memastikan bahwa seluruh tim yang bersangkutan memahami sistem dan siap beradaptasi dengan perubahan digital. -
Monitoring dan Evaluasi Berkala.
Kami terus mendampingi organisasi atau perusahaan dalam memantau performa sistem dan memberikan rekomendasi perbaikan.
Wujudkan Pengelolaan Kontrak Terintegrasi bersama Softbless Solutions
Di dunia bisnis yang kompetitif seperti saat ini, kemampuan perusahaan untuk mengelola kontrak dengan cepat dan akurat menjadi keunggulan tersendiri. Contract Management System membantu perusahaan dalam digitalisasi dokumen, serta membangun tata kelola kontrak yang lebih cerdas, transparan, dan efisien. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat meminimalisir risiko, mempercepat pengambilan keputusan, serta menjaga hubungan kerja sama dengan mitra bisnis secara profesional dan tepercaya.
Kami di Softbless Solutions berkomitmen untuk membantu perusahaan di Indonesia bertransformasi menuju manajemen kontrak berbasis digital. Melalui pengalaman implementasi berbagai Contract Management System di sektor swasta maupun pemerintahan, kami memahami bahwa setiap organisasi memiliki kebutuhan spesifik. Karena itu, kami menyediakan solusi yang fleksibel, scalable, dan mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada untuk memastikan setiap proses bisnis berjalan tanpa hambatan.
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk membawa pengelolaan kontrak perusahaan Anda ke level berikutnya. Dengan Contract Management System dari Softbless Solutions, Anda tidak hanya mendapatkan efisiensi dan keamanan, tetapi juga kepastian bahwa seluruh siklus hidup kontrak dapat dikelola dengan profesional.
Mengelola kontrak secara manual memang tidak lagi relevan di era bisnis digital. Melalui Contract Management System dari Softbless Solutions, perusahaan dapat mengelola seluruh dokumen kontrak secara efisien, aman, dan terintegrasi, sekaligus mendukung kepatuhan dan produktivitas organisasi.
Kami percaya bahwa teknologi bukan hanya tentang sistem, tetapi tentang bagaimana Anda dapat bekerja secara cerdas, efektif, dan efisien. Hubungi kami sekarang melalui www.softbless.com untuk konsultasi lebih lanjut dan temukan bagaimana kami dapat membantu Anda membangun sistem pengelolaan kontrak yang andal, aman, dan kompetitif.
Pertanyaan Umum Tentang CMS
Ya, tentu saja. Alfresco CMS mendukung integrasi dengan berbagai sistem bisnis seperti ERP, CRM, e-procurement, maupun sistem internal perusahaan. Melalui API dan konektor yang fleksibel, proses pertukaran data antar sistem dapat berjalan otomatis tanpa mengganggu operasional.
Alfresco CMS mendukung berbagai format file seperti PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint, gambar (JPEG, PNG, TIFF), dan file hasil pemindaian. Semua dapat diunggah, dilihat, dan dikelola langsung melalui browser tanpa memerlukan aplikasi tambahan.
Alfresco CMS dapat diakses melalui jaringan internal (intranet) maupun eksternal (internet) dengan pengaturan keamanan berlapis. Setiap pengguna memiliki akun tersendiri dengan hak akses spesifik. Selain itu, sistem dilengkapi enkripsi data, kontrol login, serta pencatatan aktivitas (audit log) untuk memastikan keamanan informasi tetap terjaga.
Ya, bisa. Fitur Optical Character Recognition (OCR) dalam Alfresco memungkinkan teks dalam dokumen hasil scan diubah menjadi data yang dapat dicari. Artinya, pengguna dapat menemukan dokumen hanya dengan mengetikkan kata kunci tertentu, seperti nama kontraktor, nomor kontrak, atau tanggal perjanjian.
