14 Des

Knowledge Management System

Knowledge Management System
Knowledge Management System adalah sistem yang memfasilitasi disiplin dan budaya untuk identifikasi, menyimpan dan sharing knowledge antar anggota organisasi. Sedangkan tool untuk knowledge Management bisa berbasis elektronis dengan pemakaian Aplikasi Knowledge Management Software.

Sharing knowledge dalam Perusahaan dengan terorganisirakuratefektif

Knowledge Management System (KMS) bisa menjadi solusi Anda, jika perusahaan Anda mengalami permasalahan seperti berikut :
  • Produk/Service yang Anda berikan memiliki Steep Learning Curve (sesuatu yang sulit dipelajari), jadi ketika ada Karyawan baru diperlukan waktu onboarding yang cukup lama.
  • Dalam bekerja, tim Anda sering melakukan Reinventing the Wheel. Kebutuhan ataupun permasalahan yang sama berulang kali muncul, dan anggota tim harus melakukan penelusuran dan troubleshooting dari awal untuk masalah yang sama.
  • Knowledge yang dimiliki perusahaan seringkali hilang karena Key Person mengundurkan diri dari Perusahaan.
Sistem KMS sangat berguna jika perusahaan ingin menyimpan knowledge mengenai proses bisnis, jasa, dan produk mereka. Knowledge Management lebih merupakan budaya dan disiplin untuk menuangkan tacit knowledge (lisan) menjadi explicit knowledge (tertulis). Perusahaan memerlukan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.

Manfaat implementasi Aplikasi Knowledge Management System :

  • Memudahkan pencarian informasi dan knowledge yang cepat dan akurat.
  • Pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan tersedianya informasi dan knowledge dari pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik.
  • Broadcast informasi penting secara cepat dan luas.
  • Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME).
  • Penggunaan kembali problem solving dari pengalaman sebelumnya.
  • Meningkatkan ilmu dan skill yang dimiliki anggota organisasi.
  • Mengubah pola berkolaborasi - setiap anggota organisasi berkolaborasi melalui sharing ilmu, pengalaman dan knowledge yang dimiliki.
  • Menciptakan tenaga kerja yang lebih informatif dan kompetitif.
Salah satu Software Knowledge Management System adalah Liferay.

Liferay masuk di kuadran Leader dalam gartner MQ

Di tahun 2020, selama 10 tahun liferay menjadi Leader bersama solusi lain seperti Adobe, Acquia, Episerver, dll.
Book a meeting
Liferay memiliki fungsionalitas yang diperlukan untuk memfasilitasi kebutuhan KMS.

Fitur Knowledge Management System dalam Liferay :

  • Forum Community of Practice (COP).

    Fitur untuk berdiskusi antar user.

  • Activities Point.

    setiap aktivitas yang dilakukan dalam Liferay bisa diberikan point. Contohnya membaca artikel mendapatkan 1 point, submit artikel dan artikel tersebut disetujui, mendapat 3 point, dsb.

  • Taxonomy.

    Liferay memfasilitasi taxonomy dalam bentuk tagging dan categories. Dalam Liferay bisa dibuat beberapa jenis categories & juga memfasilitasi sub kategori.

  • Champion Hall Of Fame Knowledge Management System.

    Sistem ini bisa menampilkan peraih point keaktifan tertinggi dalam periode tertentu.

  • Video player.

  • Submit Artikel.

    Masing-masing karyawan bisa mensubmit artikel/content yang mereka miliki.

  • Workflow Approval.

    Setiap content yang disubmit oleh karyawan, akan melalui proses moderasi oleh pihak-pihak tertentu. Jika disetujui, baru artikel tersebut akan bisa diakses oleh yang lain.

  • Recent content Knowledge Management System.

    Fitur untuk menampilkan artikel, forum post dan content terbaru.

  • Recent activities.

    User bisa melihat aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user lainnya.

  • Calendar.

    Fungsionalitas ini untuk menampilkan event Knowldege Sharing, training atau seminar lainnya.

  • Permission Access.

    Liferay bisa dikonfigurasi untuk memberikan permission access yang granular. Kita bisa menentukan orang tertentu bisa view, read, update, delete suatu content/diskusi.

  • Announcement Knowledge Management System.

    User bisa memberikan pengumuman terkait acara atau informasi penting.

  • Social media.

    Konsep Knowledge Management bisa dikemas dalam bentuk Social Media. Liferay bisa memfasilitasi fungsionalitas :
    • Update status
    • Follow other user
    • Connect with other User
Softbless telah berpengalaman menjadi partner bagi klien kami untuk penerapan Knowledge Management System di Indonesia, dengan menyediakan jasa implementasi, konsultasi, support, & training
By
,
Read More...

11 Des

Enterprise Portal

Enterprise Portal

Enterprise Portal merupakan suatu sistem yang berfungsi sebagai wadah segala informasi dan data yang bersumber dari berbagai Divisi dalam suatu Perusahaan. Permasalahan yang bisa diatasi oleh Solusi Enterprise Portal antara lain :
  • Sistem Single point yang belum berfungsi dengan baik sehingga karyawan kesulitan dalam mengakses informasi tentang perusahaan : Corporate News, Achievement, Document, Calender Evet dan lain-lain
  • Kesulitan dalam memperoleh informasi tentang komunikasi perusahaan, apabila broadcast informasi menggunakan email
  • Mengira bahwa suatu informasi serta knowledge tidak tersedia dalam database perusahaan dan tidak tersentralisasi. sebenarnya informasi tersebut pernah dibuat. karena informasi tersebut tidak ditemukan maka user akan membuat dari awal kembali (reinveting the wheel).

Tingkatkan kolaborasikomunikasiproduktivitas dalam perusahaan Anda

Enterprise Portal berkontribusi bagi perusahaan dalam mengorganisasikan segala infomasi dan data dengan tepat guna, dan juga berfungsi sebagai alat komunikasi dan kolaborasi antar divisi. Karyawan divisi tertentu biasanya tidak mengetahui dan memahami pekerjaan dari divisi lain. Dengan memiliki Enterprise Portal, Para Divisi dapat memperoleh site internal divisi ( untuk kepentingan internal divisi ), serta site eksternal yang mampu memberikan informasi, data dan aktivitas yang dibutuhkan kepada divisi lain. Liferay dapat dimanfaatkan perusahaan sebagai Software Enterprise Portal. Enterprise Portal juga dapat membantu para karyawan dalam memperoleh artikel, news, dan knowledge yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Keuntungan Enterprise Portal

Dengan implementasi Enterprise Portal, perusahaan mendapat manfaat sebagai berikut :
  • Pengaplikasian Enterprise Portal pada perusahaan anda secara otomatis akan menambah produktivitas kerja karyawan. Segala informasi terkait perusahaan disentralisasi dengan baik dalam single point.
  • Komunikasi didalam perusahaan tentu saja akan semakin meningkat. Penyebaran infomasi baik yang bersifat 1 arah maupun 2 arah dapat dengan mudah dilakukan, sehingga dapat meningkatkan organization culture dalam perusahaan.
  • Kolaborasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik dalam hal memperoleh informasi penting serta mengajukan pendapat.
  • Dengan adanya Enterprise Portal sama saja seperti memiliki knowledge management system dalam perusahaan. Dalam knowledge management system perusahan bisa memperoleh knowledge dari para karyawan. Jadi apabila key person berhenti dari pekerjaan, knowledge tersebut masih tersimpan didalam database tersebut.

Fungsionalitas

Berikut adalah beberapa fungsionalitas dalam Liferay :
  • Enterprise Searching - Fitur yang memudahkan user dalam melakukan pencarian data atau informasi yang dibutuhkan
  • Article/ News/ Blog - berfungsi sebagai tool dalam menghubungkan segala macam berita dan event
  • Calendar - Fitur penanggalan event atau kegiatan divisi atau perusahaan
  • Employee Directory - mempermudah pencarian rekan kerja dalam perusahaan'
  • Document Management - Fitur yang berfungsi untuk mengumumkan dokumen-dokumen penting perusahaan antaralain SOP, template dan manual
  • Discussion Forum - Wadah bagi para karyawan yang bersifat interaktif untuk membahas berbagai macam topik terkait perusahaan
  • Personalisasi - Fitur yang mempermudahk user dalam melakukan penyesuaian tampilan dashboard mereka, dalam memperoleh portlet/ widget sesuai dengan keinginan mereka
  • Wiki - berfungsi sebagai knowledge management
Liferay adalah Solusi yang masuk dalam Gartner Magic Quadrant dengan posisi sebagai Leader ( 2011-2014). Liferay merupakan Aplikasi yang berlisensi Open Source yang dapat memberikan keterbukaan bagi perusahaan dalam membangun sendiri portal mereka nantinya, tidak perlu  terikat dengan konsultan manapun. Kami Softbless, yang berdomisili di Indonesia merupakan jasa penyedia layanan implementasi Enterprise Portal. Pelayanan kami meliputi : Instalasi, Konfigurasi, development, kustomisasi, support dan training.
Softbless sangat berpengalaman dan profesional dalam membangun Liferay,segera hubungi kami untuk mendapatkan pelayanan terbaik untuk implementasi liferay di perusahaan Anda.
Hubungi kami untuk memperoleh informasi yang bermanfaat tentang jasa implementasi Enterprise Portal yang kami sediakan, melalui email ke info@softbless.com atau melalui sambungan telepon di nomor (021) 85918058 atau (021) 85918059.
By
, ,
Read More...

8 Nov

Electronic Office

E-Office
E-Office atau Electronic Office merupakan kategori sistem untuk proses persuratan yang berfungsi untuk membuat, review approval surat tata naskah dinas secara efisien. Dalam pengelolaannya surat perusahaan/instansi yang prosesnya masih manual, dibutuhkan surat cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran surat yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Kelola dan disposisi Surat Naskah Dinas dengan efektifringkasmudah

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan surat Perusahaan/instansi secara manual tanpa sistem Electronic Office, diantaranya adalah :
  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran surat perusahaan/organisasi dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian surat diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena surat masih bersifat hardcopy. seperti : surat difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu surat.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu sistem yang termasuk kategori Electronic Office.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Electronic Office :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan sistem Electronic Office adalah :
  • surat dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar surat mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Electronic Office dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan surat perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu surat. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Electronic Office dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Electronic Office adalah kategori solusi dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan surat Perusahaan/Organisasi yang termasuk kategori Electronic Office yang berguna untuk pengelolaan surat Perusahaan/organisasi Anda.

ELECTRONIC OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Electronic Office berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh surat terkait di dalam satu tempat. Liferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fungsionalitas yang dimiliki :
  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait melalui Electronic Office.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua surat yang biasanya terdiri surat pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani di Electronic Office.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark surat, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau surat tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau surat penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan surat, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Electronic Office di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk kategori aplikasi Electronic Office. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan surat Perusahaan Anda. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
  • Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
  • Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
  • Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
  • Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
  • Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
  • Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Nota Dinas
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat untuk instansi luar
  • Surat Keputusan
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat dari instansi lain
  • Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
  • Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
  • Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
  • User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
  • Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
  • Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
  • Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
  • User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
  • Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
  • Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
  • Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
  • Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Book a meeting
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

  • Surat Keluar.
    • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
    • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
    • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
    • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
  • Surat Masuk :
    • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
    • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
    • Disposisi Surat masuk
  • Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
  • Penomoran surat secara otomatis.
  • Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
  • Email :
    • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
    • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
  • Barcode nomor surat
  • Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
  • Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
  • Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
By
, , , , , ,
Read More...

19 Okt

Aplikasi Workflow

Aplikasi Workflow

Aplikasi Workflow adalah aplikasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis dari suatu proses yang dibuat untuk diotorisasi oleh pihak lain yang dituju sebelum dipublikasikan. Aplikasi Workflow akan mengelola seluruh alur proses bisnis mulai dari approval, revisi dan permission bagi setiap proses secara efisien.

Buat Workflow menjadi lebih transparanakuratmudah berkolaborasi

Perusahaan menginginkan proses workflow yang dapat diselesaikan dengan cepat, terstruktur, efisien dan dapat diakses dimana saja. Keinginan ini tentu sulit dicapai jika dilakukan dengan proses manual mengingat effort/biaya dan hasil yang dicapai tidak sesuai harapan. Dengan adanya Aplikasi Workflow kebutuhan perusahaan terkait proses bisnis yang ramping dapat terpenuhi.

Berikut masalah yang dihadapi saat proses workflow dilakukan dengan manual, adalah sebagai berikut :
  • Sulitnya untuk menemui dan meminta approval kepada pihak yang dituju
  • Kesulitan untuk mengetahui status review dari proses workflow. Sulit dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui bahwa proses sudah disetujui oleh siapa saja, jika masih memakai proses manual.
  • Tidak adanya notifikasi dan reminder bahwa terdapat proses yang memerlukan approval bagi pihak yang dituju
  • Pengiriman dalam proses workflow dengan bentuk hardcopy kepada pihak approval membutuhkan waktu yang lama dan rentan tidak terkirim
  • Membutuhkan effort dan waktu yang tinggi jika terdapat banyak pihak yang menjadi approval
  • Alur workflow yang rentan menjadi tidak sesuai dengan yang telah disepakati.

Permasalahan diatas dapat dengan mudah diatasi bahkan dapat memberikan benefit lebih dengan menggunakan Aplikasi Workflow yang terintegrasi.

Benefit menggunakan Aplikasi Workflow :

  • Meningkatnya produktivitas karena proses approval dapat dilakukan dimana dan kapan saja
  • Mengetahui progress alur workflow dengan mudah dan tepat
  • Perusahaan dapat meningkatkan cost efficiency karena tidak lagi menggunakan hardcopy yang membutuhkan kertas
  • Status approval dapat diketahui dengan cepat bagi pihak approval maupun pihak yang membuat proses
  • Dapat mengatur permission dengan lebih spesifik terhadap suatu proses
  • Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
  • Mempermudah dan mempercepat pencarian suatu proses yang diperlukan.
Softbless memiliki solusi Aplikasi Workflow yang terintegrasi menggunakan E-Office. E-Office dapat meningkatkan efisiensi berjalannya workflow dan telah dipercaya membantu banyak perusahaan.

E-OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Tahun 2019, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco menjadi Challenger bersama solusi lain seperti Newgen, SER dan Laserfiche. Sedangkan Liferay, selama 10 tahun di 2020 telah menjadi leader di Gartnet Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform.
Book a meeting
Softbless mengembangkan Aplikasi Workflow dengan menggunakan Liferay sebagai solusi portal perusahaan dan Alfresco sebagai Document Management System.

Berikut fitur dan fungsi yang dimiliki oleh Aplikasi Workflow:

  • Pengaturan Role, Permission & Security.

  • Workflow Engine.

    Fitur ini berguna bagi user untuk melakukan otorisasi terhadap suatu proses sebelum dipublikasi. Untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang berbeda - beda, kami menyediakan custom aplikasi workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda

  • Email

    • Notifikasi email kepada reviewer atau pihak approval jika terdapat proses yang meminta approval
    • Email reminder jika terdapat proses yang belum dikerjakan

  • Pelimpahan kewenangan.

    Fitur ini mencakup konsep status PJS (Pejabat Sementara), PJYMT (Pejabat yang Melakukan Tugas), PLH (Pelaksana Harian) atau pejabat yang sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut

  • Online Preview.

    Aplikasi Workflow Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa mendownload file

  • Audit Trail & Change Log.

    Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen bahkan perubahan pada proses
  • Automasi (Rules). Aplikasi ini mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih, seperti contoh untuk mempublikasi proses setelah workflow/approval disetujui

  • User friendly & Easy to Access.

  • Aplikasi Workflow.

    Sistem ini dilengkapi dengan Search Functionality, sehingga user dapat menemukan suatu proses dengan keyword dan indikator dengan mudah dan cepat

  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.

  • Aplikasi Workflow terintegrasi dengan Document Management System.

    Fasilitas untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang tersentralisasi dan terstruktur

  • Watermark dokumen Aplikasi Workflow.

    Fitur ini memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download dokumen tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang

  • Integrasi dengan aplikasi lainnya.

    Aplikasi lain bisa diintegrasikan melalui ready to use API (Application Programming Interface).
Softbless memiliki pengalaman bertahun - tahun dalam menangani pengelolaan, implementasi, mengembangkan proses bisnis anda menggunakan Aplikasi Workflow.

Jadikan kami partner anda dalam implementasi sistem ini sebagai solusi kebutuhan anda. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi dan penarawaran terbaik terkait solusi yang kami sediakan.

By
, , ,
Read More...

26 Feb

Digital Experience Platform

Digital Experience Platform
Digital Experience Platform (DXP) adalah platform untuk membuat dan mengelola konten serta asset dari berbagai website, portal atau aplikasi lain sehingga menjadi lebih terpusat. DXP juga dapat melakukan pendekatan terhadap customer mulai dari interaksi, behavior dan lain - lain untuk menghasilkan data yang dapat digunakan sebagai improvisasi konten & asset sehingga sesuai dengan apa yang diinginkan oleh customer. Konten & Asset ini dapat berupa proses bisnis, marketing campaign, advertisement dan lain sebagainya.

Bangun Digital Experience lebih DinamisTersentralisasiKolaboratif

Perusahaan membutuhkan platform yang terintegrasi dan kolaboratif agar menyediakan layanan optimal untuk mengerti kebutuhan customer. DXP merupakan investasi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Berikut merupakan masalah yang sering ditemui sebelum adanya Digital Experience Platform :
  • Banyaknya konten maupun asset yang harus dikelola di website, portal atau aplikasi yang berbeda sehingga membutuhkan resource lebih dan cost yang tinggi
  • Sulitnya berkolaboras dan komunikasii antar pegawai dari berbagai divisi sehingga menghambat produktivitas kerja
  • Customer Experience yang buruk karena interaksi terhadap customer kurang maksimal
  • Sering terdapat duplicate konten atau asset karena belum terpusat
  • Sulit untuk melakukan integrasi antar aplikasi, website atau portal
  • Customer sering kesulitan untuk mengakses website atau portal yang ingin dibuka
Digital Experience Platform dengan mudah mengatasi bahkan menawarkan solusi lebih bagi permasalahan diatas.
Berikut manfaat penggunaan Digital Experience Platform di perusahaan anda :
  • Semua menjadi 1 platform. Mudahnya integrasi terhadap aplikasi, website ataupun portal lain membuat kemudahan untuk mengelola konten dan asset hanya dengan mengakses 1 platform
  • Dapat menganalisis kebutuhan customer dengan interaksi maksimal dan data manajemen yang efisien
  • Kolaborasi antar pegawai hingga customer terjalin dengan baik sehingga dapat memenuhi masing - masing kebutuhan dengan maksimal
  • Cost yang rendah karena tidak memerlukan resource lebih untuk mengelola konten & asset dari berbagai macam web, aplikasi dan portal
  • Konten & Asset menjadi tersentralisasi sehingga meminimalisir adanya duplikat dan meningkatkan keamanan
  • Dapat membuat tindakan berdasar data yang valid sehingga perusahaan dengan cepat dapat merespon kebutuhan dan inovasi baru
Liferay merupakan aplikasi Digital Experience Platform yang telah dirilis sejak tahun 2004 dengan lisensi open source. Liferay telah memiliki 16 tahun pengalaman dan telah diimplementasi perusahaan dari berbagai skala dan industri. Liferay juga telah mengantongi 10 kali Gartner Magic Quadrant Leader

Liferay menjadi leader Gartner Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform

Tahun 2021, liferay menjadi leader bersama Adobe, Acquia, Episerver dan Sitecore dan sebelumnya sudah 10 kali menjadi leader.
Book a meeting
Kami dengan antusias membantu konsultasi, implementasi dan konfigurasi terkait Digital Experience Platform menggunakan Liferay di Indonesia
Berikut merupakan fitur Liferay sebagai Digital Experience Platform :
  • User Management : Membuat dan kelola user,organisasi, group sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Liferay juga dapat terintegrasi dengan LDAP, SSO, SAML dan lainnya
  • Blogs : Membuat dan menyebarkan konten blog dengan editor yang sudah disediakan
  • Knowledge Base : Membuat knowledge base dengan cepat sebagai onboarding, training atau customer support
  • Calendar : Buat event atau task tertentu yang dapat dibagikan kepada user dilengkapi dengan notifikasi atau reminder
  • Forum & Message Board : Buat post atau thread baru berdasar category dengan preview dan statistik yang disediakan
  • AlloyEditor : WYSIWYG Editor dengan tools yang lengkap untuk membantu membuat konten
  • Document & Media Dashboard : Mengelola dan menyimpan dokumen didalam folder dengan cepat dan mudah
  • Alert & Announcement : Sebar announcement antar pengguna atau antar site
  • Content Management : Kelola dokumen dibantu dengan tools seperti Content preview, Online Editing, Bulk Action, Versioning, Searching dan lainnya
  • Experience Management : Sesuaikan tampilan agar meningkatkan customer experience dengan tools Fragment Editor, Widget, Pages dan lainnya
  • Personalisasi : Memungkinkan user untuk menyesuaikan tampilan dashboard sesuai yang mereka inginkan
  • Contacts : Menyimpan dan melihat kontak antar user
  • Integration Framework : Integrasi dengan aplikasi lain menggunakan SOAP, REST API
  • Web Content : Menampilkan website lain atau kustomisasi layout sesuai kebutuhan
Softbless memiliki pengalaman dan skill untuk implementasi, konfigurasi, konsultasi dan kustomisasi Digital Experience Platforum menggunakan liferay
Silahkan hubungi kami mengenai informasi detail terkait Digital Experience Platform dengan liferay. Kami dengan sangat antusias untuk menawarkan solusi terhadap permasalahan yang ada di perusahaan anda.
By
, , ,
Read More...

16 Feb

Portal Intranet

Portal Intranet
Portal Intranet adalah aplikasi yang bertindak sebagai tempat berbagai macam informasi dan data yang berasal berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Beberapa permasalahan yang coba dijawab dengan solusi Portal Intranet :
  • Tidak adanya single point dimana Karyawan bisa mendapatkan seluruh informasi terkait perusahaan mereka : Corporate News, Achievement, Dokumen, Event Calendar, dll
  • Akan sulit untuk mendapatkan informasi terkait komunikasi perusahaan, jika broadcast informasi dilakukan melalui email
  • Kita sering menganggap suatu informasi dan knowledge itu tidak ada di database informasi kita, karena tidak tersentralisasi. Padahal sudah pernah dibuat sebelumnya. Karena dianggap tidak ada, maka User membuat dari awal (reinventing the wheel). Reinventing the wheel bisa dicegah dengan pemakaian Portal Intranet.

Tingkatkan kolaborasikomunikasiproduktivitas dalam perusahaan Anda

Portal Intranet membantu perusahaan untuk mengelola informasi dan data secara efisien, dan  sebagai alat komunikasi dan kolaborasi antar departemen. Seringkali karyawan departemen tertentu tidak mengetahui dan tidak mengenal aktivitas dari departemen yang lain. Dengan adanya portal intranet, masing-masing departemen bisa memiliki site internal departemen (untuk kepentingan internal departemen), dan juga site eksternal yang memungkinkan membagi informasi, data dan aktivitas kepada departemen lainnya.
Sistem ini juga memudahkan para karyawan untuk mencari artikel, news ataupun knowledge terkait aktivitas pekerjaan.

Manfaat/Benefit yang didapat dari Portal Intranet :

  • Menggunakannya akan meningkatkan produktivitas Anda. Semua informasi terkait perusahaan terkumpul dalam single point.
  • Meningkatkan Komunikasi perusahaan. Sharing Informasi, pengumuman, dan berita terkait perusahaan bisa meningkatkan organization culture
  • Meningkatkan kolaborasi antar karyawan dengan berbagi informasi penting, dan pendapat dengan memanfaatkan fitur Forum, atau fitur lainnya.
  • Memiliki portal juga berarti memiliki knowledge management system. Dengan Knowledge Management System, Anda bisa menyimpan knowledge dari karyawan. Jadi jika key person mengundurkan diri, knowledge tersebut masih berada di dalam perusahaan/organisasi
Sistem Liferay bisa digunakan Perusahaan sebagai portal intranet mereka.

Fitur utama Portal Intranet :

  • Enterprise searching.

    Fasilitas pencarian yang memudahkan user untuk mendapatkan informasi/data yang diperlukan

  • Artikel/News/Blog.

    Fitur ini igunakan sebagai tool untuk mengkomunikasikan berbagai berita dan event

  • Calendar Portal Intranet.

    Penanggalan untuk menginformasikan event-event penting departemen/perusahaan

  • Employee Directory.

    Untuk fasilitas pencarian rekan kerja dalam perusahaan

  • Document Management.

    Tempat untuk mempublikasi dokumen-dokumen penting seperti SOP, manual dan template

  • Forum diskusi.

    Sebagai sarana interaktif untuk membahas topik-topik tertentu

  • Personalisasi.

    User bisa menyesuaikan tampilan dashboard yang dimiliki untuk memiliki portlet/widget sesuai dengan yang dia butuhkan

  • Wiki.

    Sistem ini bisa digunakan untuk knowledge management
Liferay merupakan solusi Enterprise Portal yang sudah termasuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk posisi leader (tahun 2011-2014). Liferay juga berlisensi open source yang memberikan kebebasan bagi perusahaan untuk mengembangkan sendiri portal mereka di kemudian hari, tanpa terikat oleh vendor manapun. Perusahaan kami, Softbless, Indonesia, menyediakan service untuk implementasi portal Intranet menggunakan Liferay. Service kami mencakup : instalasi, konfigurasi, development, kustomisasi, support dan training.
Softbless merupakan expert dalam implementasi Liferay, jadikan kami partner Anda dalam implementasi Liferay.
Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan informasi mengenai jasa implementasi yang kami sediakan, melalui email ke info@softbless.com atau melalui telepon ke nomor (021) 85918058, (021) 85918059.
By
, , ,
Read More...

04 February 2026   By    Knowledge Management System, Liferay