26 Des

Document Versioning

Document Versioning Illustration
Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini  merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.

Document versioning merupakan fitur penting

Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.

Bagaimana cara kerjanya ?

Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In.  Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.

Document Versioning Software

Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint.  Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.

Kenapa Alfresco ?

Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
  • Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
  • Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
  • Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
  • Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
  • Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
  • Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
  • Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
  • Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
  • Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
  • Etc.
Untuk implementasi  Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
By
, , ,
Read More...

25 Des

Sistem Manajemen Pengetahuan

sistem-manajemen-pengetahuan

Sistem Manajemen Pengetahuan adalah suatu sistem berupa jejaring sosial profesional yang terdapat dalam suatu perusahaan yang mendukung kolaborasi dan koordinasi antar user yang memiliki tujuan atau kepentingan yang sama sehingga dapat saling berhubungan sosial. Dengan adanya Sistem Manajemen Pengetahuan memudahkan antar user untuk sharing informasi, mengembangkan ide atau gagasan yang dimiliki, serta menjadi wadah untuk antar user dapat saling bertanya jawab baik rekan dalam satu departemen atau berbeda departemen. Komunikasi internal yang baik yang terjalin antar user dalam suatu perusahaan akan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan hal ini tentu saja dapat mempermudah tujuan tersebut.

Kolaborasi antar user menjadi semakin MudahCepatEfisien

Adapun persoalan yang timbul akibat timbul akibat belum menggunakan sistem manajamen pengetahuan:
  • Jejaring sosial yang masih bersifat umum belum mampu menjamin terjaganya informasi penting terkait perusahaan. Sehingga dimungkinkan terjadi kebocoran data atau informasi ke pihak luar.
  • Sulitnya untuk melakukan sharing knowledge atau informasi antar user pada suatu perusahaan.
  • Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara berulang padahal proses troubleshooting yang dilakukan sama.
  Kesulitan yang dihadapi diatas akan tertangani dengan baik apabila perusahaan menerapkan sistem Enterprise Social Networking sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Adapun benefit yang diperoleh saat menggunakan sistem manajemen pengetahuan, antara lain:
  • Segala informasi dan knowlegde dalam jaringan antar user  dapat diperoleh dengan cepat dan akurat
  • Perusahaan  turut mendukung dalam menyediakan wadah kolaborasi antar user,  ilmu yang dimiliki masing-masing user dapat dengan mudah ditransfer dengan user lain.
  • Setiap user dapat meningkatkan knowledge  dan ketrampilan dengan cepat dan mudah karena segala informasi yang dibutuhkan dengan mudah bisa  didapatkan.
  • Setiap user dapat berkolaborasi baik dengan cara sharing ilmu atau skill yang dimiliki antar user.
  • Suasana kerja menjadi lebih kompetitif dan persaingan kerja menjadi  lebih sehat.
  • Pengambilan keputusan selalu tepat , karena segala  informasi dan knowlegde diperoleh secara pasti dan dapat dipertanggungjawabkan
  • Pengerjaan suatu proyek akan lebih  mudah dengan adanya fitur grup, dapat memberikan ruang kerja  yang fleksibel bagi user dan komunitas  serta adanya tempat terpusat chat antar user, sharing file dan sharing Informasi terbaru dan lainnya.
  • Dapat menghubungkan semua user dalam satu waktu dengan cepat dan mudah.
  • Dipermudahkan dalam melakukan integrasi dengan aplikasi lainnya.
Liferay merupakan sistem manajemen pengetahuan dengan lisensi Open Source dan saat ini masuk dalam Gartner Magic Quadrant masuk dalam kategori Leader. Liferay adalah solusi yang paling efektif dalam melakukan kolaborasi serta komunikasi di dalam perusahaan.

Liferay solusi terbaik yang berperan penting dalam mempermudah kolaborasi antar user.

Aplikasi yang userfriendly serta mudah untuk diintegrasikan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Book a meeting

Fitur yang tersedia dalam sistem manajemen pengetahuan:

  • Submit Artikel.Antar user dapat dengan mudah mengajukan Content/Article yang dimiliki. Sehingga kemampuan setiap user dapat mudah diperlihatkan.
  • Social Media.rancangan Knowledge Management bisa dalam bentuk Social Media. Action yang dapat dilakukan meliputi : Update status, Follow antar user dan berinteraksi dengan user lain.
  • wadah kolaborasi berupa community of practice yang memudahkan antar user untuk berdikusi.
  • Activitas Point for user. semua aktivitas yang dilakukan oleh user akan memperoleh penilaian berupa point. Misalnya, submit dan read artikel akan mendapat  1 point  dan apabila artikel tersebut di approve akan memperoleh 2 Point.
  • Champion Hall of fame. user yang memperoleh point tertinggi akan ditampilkan pada dashboard liferay pada periode tertentu.
  • Announcement. Pengumuman terkait informasi atau berita penting yang perlu untuk di publish antar user.
  • Workflow Approval. Apabila user create lalu submit Article atau content harus memperoleh approval dari pihak-pihak tertentu. Jika sudah diperoleh approval article atau content tersebut bisa diakses  oleh user lain.
  • Permission Acces. Dapat ditentukan user mana yang bisa  view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
  • Dapat menampilkan event, training, atau seminar yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
  • Recent Activities. Dapat menampilkan Aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user.
  • Recent Content/ Article.Dapat menampilkan Content, Article, atau forum terbaru yang dibuat oleh user.
  • Video Player. Antar user dapat sharing video.
  • Taxonomy. Taxonoy berbentuk tagging dan categories.
 
Softbless handal dan terpercaya dalam melakukan implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan menggunakan Liferay, Pengalaman dan kompetensi yang dimiliki mampu berikan solusi terbaik bagi penerapan manajemen pengetahuan pada Perusahaan Anda.
We Provide jasa implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training Liferay. Secara profesional dan kompeten memberikan hasil terbaik yang tentunya memenuhi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh Perusahaan dan Bisnis Anda. Ayo segera hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda.

Ask questions/book a meeting regarding knowledge management system :

By
, , ,
Read More...

1 Des

Enterprise Social Network

Enterprise Social Network
Enterprise Social Network merupakan sistem interaksi sosial antar user yang bekerja sama dalam sebuah perusahaan yang bertujuan agar komunikasi dan kolaborasi antar user menjadi lebih cepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memudahkan anda terhubung dengan semua user perusahaan, sharing informasi, memanage Tim, mengembangkan project yang sedang dijalankan dan yang paling penting dengan adanya sistem ini dapat menjadi wadah untuk membentuk kelompok dimana setiap user dapat menyampaikan ide yang mereka miliki.
Enterprise Social Network berbeda dengan jejaring sosial pada umumnya, enterprise social media bersifat lebih profesional dan dipergunakan dalam ruang lingkup perusahaan saja. Sehingga segala informasi penting Anda akan aman dan hanya bisa dilihat oleh user-user yang memiliki hak akses pada perusahaan Anda.

Kelola Dokumen dengan lebih cepatmudahmenyenangkan

Permasalahan yang sering terjadi apabila belum menggunakan Enterprise Social Network :

  • Sulitnya mengintegrasikan sistem jejaring sosial yang ada dengan infrastruktur teknologi perusahaan
  • Sistem interaksi sosial yang umum berpotensi terjadinya kebocoran informasi atau data karena sistem tersebut dapat diakses banyak orang tanpa adanya security permission.
  • Proses Eksplorasi informasi dan data yang cukup sulit untuk dilakukan karena belum ada wadah bagi setiap user untuk memberikan ide atau saran yang dimiliki.
  • Kolaborasi antar tim dengan keterbatasan jarak masih sulit untuk dilakukan sehingga proses pengambilan keputusan suatu projet menjadi lambat.

Manfaat penggunaannya dalam proses bisnis Anda:

  • Kemudahan dalam berbagi informasi antar user, sehingga mempermudah untuk terhubung dengan setiap user perusahaan dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
  • Proses pengembangan Project mudah untuk dilakukan karena banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap user dalam membantu keberhasilan suatu project.
  • Meningkatnya produktivitas karyawan karena mereka merasa lebih terhubung satu sama lain dan komunikasi berjalan dua arah.
  • Integrasi yang baik yang dapat meningkatkan kualitas jaringan intranet sehingga partisipasi dan umpan balik dalam aplikasi bisnis bertambah.
  • Menciptakan budaya bisnis yang baik dengan komunikasi yang lebih terbuka serta mampu beradaptasi dengan segala perubahan bisnis yang ada.
Liferay mendukung Aplikasi Enterprise Social Network dengan lisensi Open Source, Pada tahun ini kembali masuk kategori Leader dalam Gartner Magic Quadrant, memberikan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda.

Liferay memudahkan interaksi user dan integrasi sistem dalam perusahaan

Dan telah memiliki pengalaman selama 16 Tahun dalam implementasi sistem untuk mempermudah proses Bisnis yang Anda kelola.
Book a meeting

Fitur yang dimiliki Aplikasi Liferay adalah:

  • Content publishing and sharing,setiap user dapat dengan mudah update content,sharing Link, melakukan Polling topik terhangat, mengadakan Event dan melakukan tanya jawab.
  • Conversation and post, user dapat melakukan percakapan dan saling terhubung dua arah sehingga hasil dapat langsung dikirimkan atau di sharing ke user lain.
  • Group management, Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
  • Intranet/ community, adanya fasilitas intranet memudahkan integrasi aplikasi lainnya;
  • Knowledge base/ Wiki, Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
  • News Feed, fitur untuk memberikan ide untuk memulai percakapan anta user.
  • Notes, user dapat dengan mudah membuat notes pada content atau artikel yang dibuat
  • Task management, fitur task management mempermudah dalam melakukan pendelegasian task-task yang berhubungan dengan suatu project.
Pengalaman dan keahlian yang dimiliki Softbless sangat membantu dalam implementasi aplikasi Enterprise Social Network menggunakan Liferay.
Segera Hubungi kami untuk melakukan konsultasi untuk pengembangan bisnis. Softbless menyediakan layanan Jasa Implementasi, Instalasi, Kustomisasi, support dan training Liferay. Solusi yang kami berikan berperan penting dalam kemajuan perusahaan Anda.
By
, ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Arsip

Aplikasi Arsip
Aplikasi Arsip adalah sistem untuk manajemen arsip elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi Arsip.

Buat pengarsipan Anda menjadi lebih reliableterjagatepat guna

Walaupun teknologi digital sudah semakin berkembang, tetapi tidak banyak perusahaan yang melakukan penyimpanan arsip ke sistem arsip digital. Padahal banyak sekali kekurangan yang dihadapi oleh perusahaan saat mereka masih mengandalkan sistem berkas fisik.
Beberapa coba kami rangkum permasalahan yang sering ditemukan adalah :
  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.
Problem yang disebutkan sebelumnya dapat diatasi dengan menggunakan Aplikasi Arsip, salah satu aplikasi yang sudah memiliki sistem integrasi yang baik.

Sistem terkait Aplikasi Arsip : E-Office untuk manajemen Surat Masuk Keluar Tata Naskah Dinas

E-Office mengelola Surat Masuk Surat Keluar untuk manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik lebih efektif dan efisien
Read More

Manfaat dari Aplikasi Arsip :

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.
Alfresco adalah Aplikasi Arsip yang sudah di implementasikan lebih dari lima ribu perusahaan/organisasi secara worldwide, dan sudah berdiri sejak tahun 2011.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting

Di bawah ini adalah fungsionalitas yang ada pada Alfresco :

  • Dapat terintegrasi dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Search functionality. Salah satu fungsionalitas untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, kelebihannya membuat user dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di unduh di app store dan playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di mobile application tersebut.
  • Tagging & Category
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Online Preview. Alfresco bisa melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di download terlebih dahulu.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan bisa tersentralisasi.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa dikunci terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Workflow Engine. Berguna jika ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dan Kami juga menyediakan custom workflow sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis pada perusahaan calon client.
  • Integrasi dengan Active Directory, LDAP, Google Docs dan juga Ms Office.
  • Versioning. Untuk penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah mentracking versi arsip terbaru secara otomatis.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Audit Trail. Ini untuk melihat semua aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Jadi semua aktifitas user dapat terlihat.
  • Expired Document reminder. Plugin ini berguna sebagai reminder atau pengingat arsip yang memiliki jangka waktu. Email notifikasi pengingat akan dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan kelihatan siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Fitur ini digunakan jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless sudah memiliki banyak pengalaman yang begitu kompeten untuk proses bisnis, tak hanya itu, kami juga mampu mengganti sistem manajemen, implementasi serta development Aplikasi Arsip di Indonesia dengan aplikasi Alfresco.
Kami memberikan pelayanan untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training jika perusahaan Anda ingin menggunakan Alfresco. Maka, jadikanlah Softbless sebagai partner bisnis yang mampu mengimplementasikan Aplikasi Arsip di instansi Anda.
By
,
Read More...

26 Okt

Content Services Platform

Content Services Platform

Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik. Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.

Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif

Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :
  • Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
  • Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
  • Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan  dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
  • Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
  • Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
  • Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.
Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :

  • Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
  • Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
  • Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
  • Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
  • Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
  • Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
  • Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
  • Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
  • Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
  • Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
  • Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.
Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.

Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco

Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :
  • Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
  • Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
  • Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
  • Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
  • Fitur Comment. membantu user untuk  berdiskusi tentang dokumen tersebut.
  • User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
  • Drag and Drop Upload.
  • Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
  • Penambahan watermark saat download, atau saat upload
  • Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
  • Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
  • Online Preview.  Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
  • Category & tagging.
  • Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Workflow Engine.  Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
  • Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
  • Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.
Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.
By
, ,
Read More...

17 Okt

Surat Masuk Surat Keluar

Surat Masuk Surat Keluar
Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan.
Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya. Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja  menjadi tidak optimal.

Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien

Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
  • Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
  • Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
  • Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
  • Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
  • Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
  • Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.

Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.

Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :

  • Pengumuman
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Nota Dinas
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat Keputusan
  • Surat dari instansi luar
  • Surat-surat lainnya

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar  adalah :

  • Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
  • Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
  • Format surat yang terstruktur dengan baik
  • Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
  • Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
  • Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
  • Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
  • Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
  • Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
  • Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
  • Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant  dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.

Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :

  • Surat Masuk
    • Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
    • Disposisi surat masuk
    • Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
  • Surat keluar
    • Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
    • Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
    • Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
    • Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
  • Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
  • Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
  • Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
  • Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
  • Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
  • Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
  • Barcode penomoran surat
  • Email
    • Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
    • Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
  • Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
  • Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
  • Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
By
, , , , ,
Read More...

15 Okt

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik
Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik.
Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :
  • Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
  • Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
  • User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
  • User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
  • Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
  • Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
  • Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.
Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

  • Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
  • Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
  • Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
  • Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
  • Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
  • Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama  dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
  • Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
  • Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.
Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh  lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Alfresco berhasil masuk pada kuadran Challenger dalam Gartner Magic Quadrant

Pada Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant dalam kuadran yang sama bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting

Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :

  • Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
  • Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
  • Tagging & Category
  • Pengaturan Role, Permission & Security
  • Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
  • Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
  • Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
  • Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan  pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
  • Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
  • Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
  • User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
  • Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
  • Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
  • Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
  • Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
  • Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
  • Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
  • Workflow Engine. Berguna jika user  ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
  • Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
  • Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
  • Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.
Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.
Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain  implementasi,  kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco.  Segera Hubungi kami  dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.
By
,
Read More...

8 Okt

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual. Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :
  • Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
  • Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
  • Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
  • Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
  • Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
  • Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
  • Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.
Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik  :

  • Surat Perintah
  • Memorandum dan Memo Internal
  • Surat untuk Perusahaan luar
  • Surat Keputusan
  • Surat dari Perusahaan lain
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat Undangan
  • Risalah Rapat
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Nota Dinas
  • Surat-surat lainnya
Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :
  • Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
  • Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
  • Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
  • Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
  • Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
  • Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
  • Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
  • Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
  • Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
  • Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
  • Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.
Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.

Tata Naskah Dinas di kembangkan dengan Framework Alfresco dan Liferay

Alfresco dan Liferay berada dalam Gartner MQ, yang berada dalam satu kuadran dengan solusi lain seperti Laserfice, Oracle, IMB, dan lain sebagainya
Book a meeting
Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran. Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :
  • Tata Naskah Dinas Keluar
    • Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
    • Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
    • Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
    • Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
  • Tata Naskah Dinas Masuk :
    • Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
    • Disposisi tata naskah dinas masuk.
    • Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
  • Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
  • Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
  • Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
  • Email :
    • Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
    • Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
  • Nomor surat dengan menggunakan barcode.
  • Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
  • Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
  • Watermark dokumen,  berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
  • Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
  • Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
  • Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
  • Sudah merger dengan Active Directory /LDAP
Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda. Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.
By
, ,
Read More...

22 July 2025   By    Alfresco, Document Management System, Document Versioning, Enterprise Content Management