Aplikasi Workflow adalah aplikasi untuk memudahkan dan mempercepat proses bisnis dari suatu proses yang dibuat untuk diotorisasi oleh pihak lain yang dituju sebelum dipublikasikan. Aplikasi Workflow akan mengelola seluruh alur proses bisnis mulai dari approval, revisi dan permission bagi setiap proses secara efisien.
Buat Workflow menjadi lebih transparanakuratmudah berkolaborasi
Perusahaan menginginkan proses workflow yang dapat diselesaikan dengan cepat, terstruktur, efisien dan dapat diakses dimana saja. Keinginan ini tentu sulit dicapai jika dilakukan dengan proses manual mengingat effort/biaya dan hasil yang dicapai tidak diharapkan. Dengan adanya Aplikasi Workflow keinginan perusahaan dapat terpenuhi.
Berikut masalah yang dihadapi saat proses workflow dilakukan dengan manual, adalah sebagai berikut :
- Sulitnya untuk menemui dan meminta approval kepada pihak yang dituju
- Kesulitan untuk mengetahui status review dari proses workflow. Sulit dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui bahwa proses sudah disetujui oleh siapa saja, jika tidak memakai aplikasi workflow.
- Tidak adanya notifikasi dan reminder bahwa terdapat proses yang memerlukan approval bagi pihak yang dituju
- Pengiriman dalam proses workflow dengan bentuk hardcopy kepada pihak approval membutuhkan waktu yang lama dan rentan tidak terkirim
- Membutuhkan effort dan waktu yang tinggi jika terdapat banyak pihak yang menjadi approval
- Alur workflow yang rentan menjadi tidak sesuai dengan yang telah disepakati.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah diatasi bahkan dapat memberikan benefit lebih dengan menggunakan Aplikasi Workflow yang terintegrasi.
Benefit menggunakan Aplikasi Workflow :
- Meningkatnya produktivitas karena proses approval dapat dilakukan dimana dan kapan saja
- Mengetahui progress alur workflow dengan mudah dan tepat
- Perusahaan dapat meningkatkan cost efficiency karena tidak lagi menggunakan hardcopy yang membutuhkan kertas
- Status approval dapat diketahui dengan cepat bagi pihak approval maupun pihak yang membuat proses
- Dapat mengatur permission dengan lebih spesifik terhadap suatu proses
- Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan
- Mempermudah dan mempercepat pencarian suatu proses yang diperlukan.
Softbless memiliki solusi Aplikasi Workflow yang terintegrasi menggunakan E-Office. E-Office dapat meningkatkan efisiensi berjalannya workflow dan telah dipercaya membantu banyak perusahaan.
E-OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY
Tahun 2019, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco menjadi Challenger bersama solusi lain seperti Newgen, SER dan Laserfiche. Sedangkan Liferay, selama 10 tahun di 2020 telah menjadi leader di Gartnet Magic Quadrant untuk Digital Experience Platform.
Berikut fitur dan fungsi yang dimiliki oleh Aplikasi Workflow:
- Pengaturan Role, Permission & Security
- Terintegrasi dengan Document Management System untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang tersentralisasi dan terstruktur
- Workflow Engine. Fitur ini berguna bagi user untuk melakukan otorisasi terhadap suatu proses sebelum dipublikasi. Untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis yang berbeda – beda, kami menyediakan custom aplikasi workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda
- Email :
- Notifikasi email kepada reviewer atau pihak approval jika terdapat proses yang meminta approval
- Email reminder jika terdapat proses yang belum dikerjakan
- Pelimpahan kewenangan, fitur ini mencakup konsep status PJS (Pejabat Sementara), PJYMT (Pejabat yang Melakukan Tugas), PLH (Pelaksana Harian) atau pejabat yang sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut
- Online Preview. Aplikasi Workflow Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa mendownload file
- Audit Trail & Change Log. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen bahkan perubahan pada proses
- Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih, seperti contoh untuk mempublikasi proses setelah workflow/approval disetujui
- User friendly & Easy to Access.
- Aplikasi Workflow dilengkapi dengan Search Functionality, sehingga user dapat menemukan suatu proses dengan keyword dan indikator dengan mudah dan cepat
- Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs
- Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download dokumen tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang
- Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Softbless memiliki pengalaman bertahun – tahun dalam menangani pengelolaan, implementasi, mengembangkan proses bisnis anda menggunakan Aplikasi Workflow.
Jadikan kami partner anda dalam implementasi Aplikasi Workflow sebagai solusi kebutuhan anda. Hubungi kami untuk mendapatkan informasi dan penarawaran terbaik terkait solusi yang kami sediakan.