Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.
Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat
Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :
- Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
- Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
- Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
- Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
- Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
- Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
- Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.
Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :
- Pengumuman
- Nota Dinas
- Memorandum
- Risalah Rapat
- Surat Undangan
- Surat Keputusan
- Surat Permohonan
- Surat Edaran
- Surat Perintah
- Surat Instruksi
- Surat Keterangan
- Surat yang diperoleh dari instansi luar
- Surat Kuasa
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :
- Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
- Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
- Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
- Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
- User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
- Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
- Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
- Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
- Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
- Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
- Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.
Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY
Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :
- Surat Keluar.
- Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
- Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
- Penelusuran status workflow dalam surat keluar
- Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
- Surat Masuk :
- Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
- Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
- Disposisi Surat masuk
- Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
- Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
- Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
- Email :
- Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
- Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
- Barcode penomoran surat
- Watermark dokumen, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
- Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
- Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
- Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
- Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
- Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
- Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda dengan Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
