Alfresco Archives

26 Des

Content Services Platform

Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik. Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.

Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif

Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :

Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.

Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.

Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :

Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.

Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia.

Content Services Platform (CSP) merupakan istilah baru untuk gambaran solusi bisnis Anda dengan menggunakan Alfresco

Alfresco pada Tahun 2017 masuk dalam Gartner Magic Quadrant bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :

Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
Pengaturan Role, Permission & Security
Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
Fitur Comment. membantu user untuk berdiskusi tentang dokumen tersebut.
User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
Drag and Drop Upload.
Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
Penambahan watermark saat download, atau saat upload
Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
Online Preview. Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
Category & tagging.
Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Workflow Engine. Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.

Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.

Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.

By softbless

Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management

15 Nov

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik merupakan sistem yang berfungsi mengelola arsip secara sistematis dan efisien dengan metode pengelolaan yang user friendly sehingga dapat memudahkan perusahaan dalam pengelolaanya. Pengelolaan arsip perusahaan biasanya meliputi penyimpanan arsip, sharing arsip, dan pengelolan arsip perusahaan. Pada era digital seperti saat ini, pengelolaan arsip pun berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi digital sehingga sangat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan. Perkembangan teknologi digital yang berkembang dalam pengelolaan arsip antara lain adalah Arsip Elektronik.

Arsip Elektronik memudahkan Pengelolaan menjadi lebih efektiftepat gunauser friendlyreliable

Dengan perkembangan teknologi digital berkembang secara pesat, masih banyak perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya masih menggunakan sistem tradisional atau manual. Pada kenyataanya pengelolaan arsip secara manual membutuhkan effort/ biaya yang tidak sedikit untuk karna masih menggunakan kertas fisik.

Permasalahan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip antara lain :

Arsip berupa kertas sangat rentan sekali rusak, apabila terjadi bencana alam arsip tersebut akan mudah robek, noda kuning dan akibat terburuknya kehilangan arsip tersebut padahal arsip tersebut merupakan aset penting perusahaan.
Apabila dibutuhkan sulit bagi User untuk mendapatkan secara cepat, apalagi arsip tersebut dibuat pada jangka waktu yang sangat lama dan user tidak dapat memastikan secara spesifik arsip tersebut.
User sulit untuk melakukan search arsip secara spesifik dengan menggunakan keyword tertentu antaralain deskripsi arsip , isi arsip, nomor arsip tertentu.
User tidak dapat membedakan mana arsip arsip terbaru , antar rekan kerja sulit untuk mengetahui siapa yang melakukan perubahan pada arsip arsip tersebut.
Rentan terjadinya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara user satu dengan user lainnya
Keterbatasan penyimpanan arsip, arsip fisik yang dibuat secara terus menerus atau berkala sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.
Jaminan keamanan untuk arsip arsip penting tersebut tidak diatur secara realtime dan fleksibel.

Permasalahan tersebut diatas dapat ditangani dengan mengaplikasikan arsip elektronik pada perusahaan anda. Arsip Elektronik dibuat dengan sistem yang sudah terintegrasi dengan baik sehingga dapat menjawab permasalahan - permasalahan arsip arsip perusahaan.

Chat via Whatsapp

Keuntungan yang dapat anda peroleh dalam penggunaan Arsip Elektronik adalah :

Paperless , sehingga biaya atau anggaran yang dikeluarkan untuk pembelian kertas dapat dikurangi.
Mempunyai fitur searhing yang canggih sehingga dapt melakukan pencarian sampai kedalam isi arsip arsip tersebut.
Arsip Elektronik digital dapat di akses dimanapun dan kapanpun oleh user.
Perubahan dalam arsip dapat diketahui dengan mudah, jam berapa, tanggal berapa, hari apa dan siapa yang melakukan perubahan pada arsip tersebut.
arsip yang diupdate dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
Menghindarkan terjadinya campur aduk arsip dengan divisi lain, biasanya arsip arsip antar divisi bersifat confidential sehingga juga dapat mengurangi tersebarnya arsip ke divisi lain.
Tidak perlu membutuhkan waktu yang lama dalam proses pencarian arsip sehingga waktu karyawan tidak terbuang percuma dan bisa melakukan kegiatan lain yang lebih meningkatkan produktivitas kerja.
Memiliki fitur workflow yang dapat memudahkan karyawan berkolaborasi menyusun suatu arsip.
Arsip perusahaan terstruktur dengan rapi dengan memanfaatkan fitur security permission pada setiap divisi. Proses sharing arsip antar sesama rekan kerja sangat mudah.

Alfresco merupakan salah satu Aplikasi pengelolaan Arsip Elektronik yang sudah terbukti mampu menangani berbagai permasalahan arsip arsip perusahaan dan sudah banyak digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan maupun organisasi diseluruh dunia, dan sudah dibangun sejak tahun 2011 sampai dengan saat ini.

Alfresco berhasil masuk pada kuadran Challenger dalam Gartner Magic Quadrant

Pada Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant dalam kuadran yang sama bersaing dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Beberapa fungsi yang ada pada Alfresco :

Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Terintegrasi dengan LDAP,Active Directory , Ms office dan Google Docs.
Tagging & Category
Pengaturan Role, Permission & Security
Mampu terhububung dengan baik dengan mesin scanner.
Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa di lock terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
Expired Document reminder. Plugin iyang bertugas sebagai reminder dan pengingat arsip yang memiliki jangka waktu dan membutuhjkan pembaharuan. Email notifikasi dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
Search functionality. berfungsi untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipiliholeh user.
User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, sehingga user dapat dengan mudah mempelajarinya.
Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
Native Mobile Application, bisa di download di app store atau playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di handphone masing-masing karyawan.
Online Preview. Mampu melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di mendownload file.
Versioning. Berfungsi sebagai penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah melakukan tracking versi aterbaru secara otomatis.
Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan secara terpusat.
Audit Trail. berguna untuk melihat segala aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Sehingga kegaitan yang dilakukan user dapat terlihat.
Workflow Engine. Berguna jika user ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dikarenakan proses bisnis pada masing-masing perusahaan berbeda, kami jmenyediakan custom untuk workflow yang dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis yang terjadi pada perusahaan.
Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
Penambahan watermark pada saat user akan download dokuemen atau file tertentu atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan terlihat siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
Fitur Comment. Plugin ini berguna jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.

Softbless berkompeten dalam membantu mengembangkan proses bisnis perusahaan Anda. Bukan itu saja, softbless juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan, implementasi, serta mengembangkan Arsip Elektronik secara digital di Indonesia dengan menggunakan Alfresco.

Kami menyediakan berbagai pelayanan profesional antara lain implementasi, kustomisasi, instalasi, support, dan training Alfresco. Segera Hubungi kami dan dapatkan penawaran terbaik untuk Solusi Arsip Elektronik perusahaan anda.

By softbless

Alfresco, Document Management System

6 Nov

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :

Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Chat via Whatsapp

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

Pengumuman
Nota Dinas
Memorandum
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat Keputusan
Surat Permohonan
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat yang diperoleh dari instansi luar
Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

Surat Keluar.
- Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
- Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
- Penelusuran status workflow dalam surat keluar
- Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
Surat Masuk :
- Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
- Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
- Disposisi Surat masuk
Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
Email :
- Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
- Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
Barcode penomoran surat
Watermark dokumen, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.

Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.

Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda dengan Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.

By softbless

Alfresco, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :

Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Chat via Whatsapp

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat :

Memo Internal atau Memorandum
Nota Dinas
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat untuk instansi luar
Surat Keputusan
Pengumuman
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat dari instansi lain
Surat-surat lainnya

Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :

Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
Simple dalam melakukan disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur surat.
Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.

Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll

Book a meeting

Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

Surat Keluar.
- Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
- Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
- Tracking status workflow pembuatan surat keluar
- Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
Surat Masuk :
- Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
- Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
- Disposisi Surat masuk
Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
Penomoran surat secara otomatis.
Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
Email :
- Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
- Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
Barcode nomor surat
Watermark dokumen, untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.

Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.

Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.

By softbless

Alfresco, Aplikasi Surat, Document Management System, E-Office, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

31 Okt

Aplikasi Arsip

Aplikasi Arsip adalah sistem untuk manajemen arsip elektronik secara lebih tersentralisasi, digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Seiring dengan kemajuan zaman saat ini, teknologi digital sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai bidang. Salah satunya adalah dengan adanya Aplikasi Arsip.

Buat pengarsipan Anda menjadi lebih reliableterjagatepat guna

Walaupun teknologi digital sudah semakin berkembang, tetapi tidak banyak perusahaan yang melakukan penyimpanan arsip ke sistem arsip digital. Padahal banyak sekali kekurangan yang dihadapi oleh perusahaan saat mereka masih mengandalkan sistem berkas fisik.

Beberapa coba kami rangkum permasalahan yang sering ditemukan adalah :

Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.

Problem yang disebutkan sebelumnya dapat diatasi dengan menggunakan Aplikasi Arsip, salah satu aplikasi yang sudah memiliki sistem integrasi yang baik.

Sistem terkait Aplikasi Arsip : E-Office untuk manajemen Surat Masuk Keluar Tata Naskah Dinas

E-Office mengelola Surat Masuk Surat Keluar untuk manajemen Tata Naskah Dinas Elektronik lebih efektif dan efisien

Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.

Alfresco adalah Aplikasi Arsip yang sudah di implementasikan lebih dari lima ribu perusahaan/organisasi secara worldwide, dan sudah berdiri sejak tahun 2011.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Di bawah ini adalah fungsionalitas yang ada pada Alfresco :

Dapat terintegrasi dengan mesin scanner.
Multiple file upload. Bisa upload arsip atau folder kedalam Alfresco.
Search functionality. Salah satu fungsionalitas untuk melakukan pencarian arsip hingga kedalam isi arsip tersebut (indexing), atau melakukan pencarian berdasarkan metadata yang sudah dibuat sebelumnya.
User friendly. Alfresco dibuat seperti windows Explorer, kelebihannya membuat user dengan mudah mempelajarinya.
Drag and Drop Upload. User bisa dengan mudah upload arsip secara bersamaan degan cara drag and drop.
Native Mobile Application, bisa di unduh di app store dan playstore, dan semua aplikasi default bisa dilihat di mobile application tersebut.
Tagging & Category
Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
Online Preview. Alfresco bisa melakukan online preview pada arsip dan file media tanpa di download terlebih dahulu.
Centralized Document Repository : Penyimpanan semua arsip pada Perusahaan bisa tersentralisasi.
Check in & Check Out. Setiap arsip yang sedang diedit oleh salah satu user bisa dikunci terlebih dahulu, jadi user yang lain hanya bisa membaca saja.
Workflow Engine. Berguna jika ingin melakukan review, approval dan revisi arsip secara online. Dan Kami juga menyediakan custom workflow sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis pada perusahaan calon client.
Integrasi dengan Active Directory, LDAP, Google Docs dan juga Ms Office.
Versioning. Untuk penamaan arsip versi baru secara otomatis, dan user akan dengan mudah mentracking versi arsip terbaru secara otomatis.
Link (relasi) antar arsip. Fitur ini berguna untuk membuat keterikatan antar arsip satu dengan arsip pendukung lainnya, misalnya arsip invoice dibuat relasi dengan arsip PO, BAST dan arsip lainnya yang memiliki keterikatan sesama arsip tersebut.
Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.
Pengaturan Role, Permission & Security
Audit Trail. Ini untuk melihat semua aktivitas user pada saat login, logout, edit, view, add dan delete. Jadi semua aktifitas user dapat terlihat.
Expired Document reminder. Plugin ini berguna sebagai reminder atau pengingat arsip yang memiliki jangka waktu. Email notifikasi pengingat akan dikirimkan melalui email dan bisa dilihat pada dashlet.
Penambahan watermark pada saat user akan download atau pada saat upload arsip, jadi setiap arsip yang di download atau di print akan kelihatan siapa yang mendownload, tanggal berapa dan bulan apa arsip tersebut di download.
Fitur Comment. Fitur ini digunakan jika sesama user ingin berdiskusi perihal arsip tersebut.

Softbless sudah memiliki banyak pengalaman yang begitu kompeten untuk proses bisnis, tak hanya itu, kami juga mampu mengganti sistem manajemen, implementasi serta development Aplikasi Arsip di Indonesia dengan aplikasi Alfresco.

Kami memberikan pelayanan untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training jika perusahaan Anda ingin menggunakan Alfresco. Maka, jadikanlah Softbless sebagai partner bisnis yang mampu mengimplementasikan Aplikasi Arsip di instansi Anda.

Chat via Whatsapp

By softbless

Alfresco, Document Management System

9 Feb

Setting Online Preview Alfresco

Setting Online Preview Alfresco agar tidak memiliki batasan size dokumen yang bisa online preview (unlimited size). Tapi memakai setting unlimited size bisa menambah beban server.

Pada alfresco-global.properties yang terdapat pada directory "Tomcat\shared\classes\alfresco-global.properties" Tambahkan script berikut ini :

## transfrom ##

content.transformer.default.timeoutMs=-1

content.transformer.PdfBox.TextToPdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.Text.Pdf2swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.txt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.doc.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.docm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.dotm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppt.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.pptm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.potm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.ppam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.sldm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.vsd.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xls.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltx.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xltm.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlam.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.mimeTypeLimits.xlsb.pdf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.txt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.docm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.dotm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.pptm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.potm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.ppam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.sldm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.vsd.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xltm.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlam.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.Pdf2swf.mimeTypeLimits.xlsb.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.xlsb.txt.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.OpenOffice.PdfBox.mimeTypeLimits.potm.txt.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.doc.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.docx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.ppt.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.pptx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.OpenOffice.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xls.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

content.transformer.complex.JodConverter.Pdf2swf.extensions.xlsx.swf.maxSourceSizeKBytes=-1

By softbless

Alfresco, Document Management System

9 Feb

Konfigurasi Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Install Alfresco

lalu buka URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/

dan copy link dari "CMIS 1.1 AtomPub Service Document", screenshot :

Prerequiste :

username dan password untuk Alfresco dan Liferay harus sama, kita bisa mencapainya menggunakan LDAP

pada properti portal liferay (portal-ext.properties) menambahkan properti ini:

company.security.auth.type=screenName

dl.store.impl=com.liferay.portlet.documentlibrary.store.CMISStore

#Alfresco & Liferay Username

dl.store.cmis.credentials.username=admin

#Alfresco & Liferay Password

dl.store.cmis.credentials.password=AdminPasswordValue

dl.store.cmis.repository.url=http://192.168.1.54:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom

Note :

http://192.168.1.58:8421 : adalah URL Alfresco

Restart LIferay setelah mengganti properties, lalu masuk ke:

Admin > Site Administration > Content

lakukan konfigurasi ini :

Content > Documents and Media > klik tombol panah di samping ikon "Beranda" > Add repository

then fill in the form :

Name : Alfresco
Repository type : CMIS Repository (AtomPub)
AtomPub URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
permissions : Viewable by owner

screenshot :