8 Nov

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual. Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :
  • Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
  • Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
  • Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
  • Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
  • Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
  • Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
  • Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.
Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Chat Via Whatsapp

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik  :

  • Surat Perintah
  • Memorandum dan Memo Internal
  • Surat untuk Perusahaan luar
  • Surat Keputusan
  • Surat dari Perusahaan lain
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat Undangan
  • Risalah Rapat
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Nota Dinas
  • Surat-surat lainnya
Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :
  • Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
  • Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
  • Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
  • Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
  • Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
  • Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
  • Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
  • Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
  • Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
  • Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
  • Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.
Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.

Tata Naskah Dinas di kembangkan dengan Framework Alfresco dan Liferay

Alfresco dan Liferay berada dalam Gartner MQ, yang berada dalam satu kuadran dengan solusi lain seperti Laserfice, Oracle, IMB, dan lain sebagainya
Book a meeting
Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran. Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :
  • Tata Naskah Dinas Keluar
    • Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
    • Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
    • Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
    • Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
  • Tata Naskah Dinas Masuk :
    • Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
    • Disposisi tata naskah dinas masuk.
    • Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
  • Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
  • Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
  • Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
  • Email :
    • Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
    • Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
  • Nomor surat dengan menggunakan barcode.
  • Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
  • Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
  • Watermark dokumen,  berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
  • Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
  • Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
  • Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
  • Sudah merger dengan Active Directory /LDAP
Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda. Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.
By
, ,
Read More...

8 Nov

Electronic Office

E-Office
E-Office atau Electronic Office merupakan kategori sistem untuk proses persuratan yang berfungsi untuk membuat, review approval surat tata naskah dinas secara efisien. Dalam pengelolaannya surat perusahaan/instansi yang prosesnya masih manual, dibutuhkan surat cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran surat yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Kelola dan disposisi Surat Naskah Dinas dengan efektifringkasmudah

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan surat Perusahaan/instansi secara manual tanpa sistem Electronic Office, diantaranya adalah :
  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran surat perusahaan/organisasi dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian surat diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena surat masih bersifat hardcopy. seperti : surat difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu surat.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu sistem yang termasuk kategori Electronic Office.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Electronic Office :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan sistem Electronic Office adalah :
  • surat dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar surat mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Electronic Office dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan surat perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu surat. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Electronic Office dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Electronic Office adalah kategori solusi dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan surat Perusahaan/Organisasi yang termasuk kategori Electronic Office yang berguna untuk pengelolaan surat Perusahaan/organisasi Anda.

ELECTRONIC OFFICE DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Electronic Office berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh surat terkait di dalam satu tempat. Liferay dan Alfresco masuk dalam Gartner MQuadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.
Fungsionalitas yang dimiliki :
  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait melalui Electronic Office.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua surat yang biasanya terdiri surat pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani di Electronic Office.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark surat, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau surat tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau surat penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan surat, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Electronic Office di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk kategori aplikasi Electronic Office. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan surat Perusahaan Anda. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, ,
Read More...

6 Nov

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik
Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :
  • Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga  membutuhkan waktu yang lama.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.
Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

  • Pengumuman
  • Nota Dinas
  • Memorandum
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat Keputusan
  • Surat Permohonan
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat yang diperoleh dari instansi luar
  • Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

  • Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.
Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Book a meeting
Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

  • Surat Keluar.
    • Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
    • Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
    • Penelusuran status workflow dalam surat keluar
    • Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
  • Surat Masuk :
    • Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
    • Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
    • Disposisi Surat masuk
  • Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
  • Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
  • Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran  akan tersimpan secara otomatis di DMS.
  • Email :
    • Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau  tugas disposisi baru dari bagian terkait.
    • Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
  • Barcode penomoran surat
  • Watermark dokumen,  untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
  • Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
  • Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
  • Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.
Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.
Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi  Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda dengan  Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.
By
, , ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
  • Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
  • Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
  • Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
  • Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
  • Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
  • Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Nota Dinas
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat untuk instansi luar
  • Surat Keputusan
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat dari instansi lain
  • Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
  • Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
  • Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
  • User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
  • Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
  • Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
  • Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
  • User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
  • Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
  • Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
  • Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
  • Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Book a meeting
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

  • Surat Keluar.
    • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
    • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
    • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
    • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
  • Surat Masuk :
    • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
    • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
    • Disposisi Surat masuk
  • Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
  • Penomoran surat secara otomatis.
  • Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
  • Email :
    • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
    • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
  • Barcode nomor surat
  • Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
  • Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
  • Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
By
, , , , , ,
Read More...

9 Feb

Install Liferay sebagai service di windows

Install Liferay sebagai Service di windows:
 
  1. copy file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe ke {tomcat_dir}/bin liferay
  2. jalankan cmd dan pindah ke directory {tomcat_dir}/bin liferay
  3. jalankan script berikut:
 
service install Liferay
tomcat5w //ES//Liferay
 
pada java gui tambahkan berikut ini :
pada java class path : 
 
C:\Program Files\Java\jdk1.7.0_71\jre\bin\server\jvm.dll
 
pada java option tambahkan ini (sesuaikan valuenya sesuai dengan spesifikasi server Anda):
 
-XX:MaxPermSize=512m
-Dfile.encoding=UTF8
-Duser.timezone=GMT
-Djava.security.auth.login.config="%CATALINA_HOME%/conf/jaas.config" 
-Dorg.apache.catalina.loader.WebappClassLoader.ENABLE_CLEAR_REFERENCES=false
 
 
 
note:
untuk file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe bisa didapat dari apache tomcat 7 :
download file nya disini: https://tomcat.apache.org/download-70.cgi
By
, ,
Read More...

9 Feb

Konfigurasi Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay
 
Install Alfresco
 
lalu buka URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/
 
dan copy link dari "CMIS 1.1 AtomPub Service Document", screenshot :
 
 
Prerequiste :
username dan password untuk Alfresco dan Liferay harus sama, kita bisa mencapainya menggunakan LDAP
 
pada properti portal liferay (portal-ext.properties) menambahkan properti ini:
 
company.security.auth.type=screenName
dl.store.impl=com.liferay.portlet.documentlibrary.store.CMISStore
 
#Alfresco & Liferay Username
dl.store.cmis.credentials.username=admin
 
#Alfresco & Liferay Password
dl.store.cmis.credentials.password=AdminPasswordValue
dl.store.cmis.repository.url=http://192.168.1.54:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
 
Note :
http://192.168.1.58:8421 : adalah URL Alfresco
Restart LIferay setelah mengganti properties, lalu masuk ke:
Admin > Site Administration > Content
 
 
lakukan konfigurasi ini :
Content > Documents and Media > klik tombol panah di samping ikon "Beranda" > Add repository
 
 
then fill in the form :
  • Name : Alfresco
  • Repository type : CMIS Repository (AtomPub)
  • AtomPub URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
  • permissions : Viewable by owner

 

screenshot :

By
, , , , ,
Read More...

25 Nov

Training Redmine Jakarta Indonesia

Training Redmine Jakarta, Indonesia for building Project Management System

 
Redmine adalah project management system berlisensi open source, didesain untuk membantu semua tim manajemen proyek memiliki produktivitas tinggi dalam bekerja. Redmine cocok sebagai sistem manajemen proyek (project management) yang sesuai untuk firma skala kecil hingga perusahaan berskala besar. Redmine adalah alternatif open source untuk solusi project management sejenis seperti Atlassian JIRA, Basecamp, Trello, Slack, Asana, Breeze, dll.
 
Softbless mengadakan workshop, training dan pelatihan Redmine Jakarta, Indonesia untuk membangun Project Management System
 
Fitur-Fitur Redmine terdiri dari : 
  • Kolaborasi menggunakan Wiki and Forum 
  • Chart : Redmine menyediakan fitur Gantt Chart dan Calendar.
  • Data gathering : memampukan input secara live dan real time project dari seluruh user.
  • Multi proyek : support untuk menangani multi proyek.
  • Multi Bahasa : mendukung 34 bahasa
  • Notifikasi : Redmine mendukung notifikasi dari email maupun Feeds
  • SCM (Source Code Management) : mendukung integrasi source code management SVN, Git, Mercurial, CVS, Bazaar dan Darcs
  • Access Control dan Keamanan : konfigurasi role dan permission untuk setiap user dan group.
  • Time tracking : user bisa input time tracking untuk aktivitas mereka.
  • Document and File Management
  • Integrasi dengan LDAP (Active Directory, OpenLDAP)
 

Silabus

 
Instalasi Redmine :
  • Instalasi Redmine di Windows
  • Instalasi Redmine di Linux
  • SSL
 
Konfigurasi Redmine secara Umum :
  • Dashboard
  • MyPage
  • Project
  • User Profile
 
Project Management :
  • Create Project 
  • Project List
  • Manage Project
  • Version
  • Issue Categories
 
Issue Management :
  • Create Issue
  • Manage Issue
  • Search Issue
  • Tracker
  • Workflow
  • Watcher
 
Modules :
  • News
  • Document
  • WIKI
  • Forum 
  • Files
 
System Administration :
  • Backup System & Database
  • Restore System & Database
  • Backup & Restore Activity
  • Install Plugin
  • Add User
  • Group
  • Assign User
  • Roles
  • Manage Permission
  • Install Plugin
  • Enumeration
  • Custom Field
  • Repository
 

Tujuan Workshop Redmine Jakarta Indonesia 

  • Peserta Training mampu mengembangkan project management system dengan menggunakan Redmine
  • Peserta percaya diri menggunakan Redmine dan fitur utamanya
  • Peserta Training dapat mengubah theme Redmine
 

Target peserta

  • Web Master
  • Web Administrator
  • Web Developer
  • Project Manager
  • Project Officer
  • Umum
 

Prasyarat 

Mengetahui fungsi dasar komputer, web dan internet. Tidak perlu diperlukan skill IT spesifik untuk mengikuti training ini.
 

Jadwal

 
Jadwal Training Redmine Jakarta, Indonesia akan diadakan pada pukul 09.00-17.00 pada tanggal-tanggal berikut :
  • 02-03 Februari 2017
  • 03-04 April 2017
  • 01-02 Juni 2017
  • 03-04 Agustus 2017
  • 02-03 Oktober 2017
  • 04-05 Desember 2017
 

Lokasi

Training akan diadakan di kantor PT Softbless Solutions, Komp Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 no 11, Jl Matraman Raya no 148, Jakarta Timur, Indonesia.
 

Fasilitas

Peserta akan mendapatkan modul, snack, makan siang, dan sertifikat yang dikeluarkan Softbless.
 

Biaya training

Biaya sebesar Rp 4.500.000.(Sudah termasuk PPN 10% pembayaran paling lambat h-5). Early bird sebesar Rp 4.250.000 (pembayaran paling lambat H-10)
 

Kapasitas

Peserta terbatas maksimum hanya 10 orang.
 

Cara Pendaftaran

 

Untuk mendaftar :
  • Isi formulir di : Redmine Training Registration Form
  • Tranfer uang pendaftaran ke : BCA, no rek : 3428777877, a/n PT Softbless Solutions
  • Pembatalan oleh peserta akan mendapatkan potongan :
    • 100%, jika pembatalan diinformasikan > 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training
    • 50%, jika pembatalan diinformaskan <= 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training
 

Contact Person

Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :
  • Fitria Evy Purnawati, email : fitria@softbless.com, mobile/WA : +62-812-8700-0214 telp: (021)85918058-59 
 

Remarks

  1. Peserta wajib membawa laptop sendiri dengan konektivitas wireless. Softbless tidak menyediakan PC untuk peserta training.
  2. Sebelum training laptop perlu diinstal : VirtualBox.
By
,
Read More...

08 November 2019   By    Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet