Technology Archives

1 Des

Enterprise Social Network

Enterprise Social Network merupakan sistem interaksi sosial antar user yang bekerja sama dalam sebuah perusahaan yang bertujuan agar komunikasi dan kolaborasi antar user menjadi lebih cepat dan akurat. Penggunaan sistem ini memudahkan anda terhubung dengan semua user perusahaan, sharing informasi, memanage Tim, mengembangkan project yang sedang dijalankan dan yang paling penting dengan adanya sistem ini dapat menjadi wadah untuk membentuk kelompok dimana setiap user dapat menyampaikan ide yang mereka miliki.

Enterprise Social Network berbeda dengan jejaring sosial pada umumnya, enterprise social media bersifat lebih profesional dan dipergunakan dalam ruang lingkup perusahaan saja. Sehingga segala informasi penting Anda akan aman dan hanya bisa dilihat oleh user-user yang memiliki hak akses pada perusahaan Anda.

Kelola Dokumen dengan lebih cepatmudahmenyenangkan

Permasalahan yang sering terjadi apabila belum menggunakan Enterprise Social Network :

Sulitnya mengintegrasikan sistem jejaring sosial yang ada dengan infrastruktur teknologi perusahaan
Sistem interaksi sosial yang umum berpotensi terjadinya kebocoran informasi atau data karena sistem tersebut dapat diakses banyak orang tanpa adanya security permission.
Proses Eksplorasi informasi dan data yang cukup sulit untuk dilakukan karena belum ada wadah bagi setiap user untuk memberikan ide atau saran yang dimiliki.
Kolaborasi antar tim dengan keterbatasan jarak masih sulit untuk dilakukan sehingga proses pengambilan keputusan suatu projet menjadi lambat.

Manfaat penggunaannya dalam proses bisnis Anda:

Kemudahan dalam berbagi informasi antar user, sehingga mempermudah untuk terhubung dengan setiap user perusahaan dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
Proses pengembangan Project mudah untuk dilakukan karena banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap user dalam membantu keberhasilan suatu project.
Meningkatnya produktivitas karyawan karena mereka merasa lebih terhubung satu sama lain dan komunikasi berjalan dua arah.
Integrasi yang baik yang dapat meningkatkan kualitas jaringan intranet sehingga partisipasi dan umpan balik dalam aplikasi bisnis bertambah.
Menciptakan budaya bisnis yang baik dengan komunikasi yang lebih terbuka serta mampu beradaptasi dengan segala perubahan bisnis yang ada.

Liferay mendukung Aplikasi Enterprise Social Network dengan lisensi Open Source, Pada tahun ini kembali masuk kategori Leader dalam Gartner Magic Quadrant, memberikan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda.

Liferay memudahkan interaksi user dan integrasi sistem dalam perusahaan

Dan telah memiliki pengalaman selama 16 Tahun dalam implementasi sistem untuk mempermudah proses Bisnis yang Anda kelola.

Book a meeting

Fitur yang dimiliki Aplikasi Liferay adalah:

Content publishing and sharing,setiap user dapat dengan mudah update content,sharing Link, melakukan Polling topik terhangat, mengadakan Event dan melakukan tanya jawab.
Conversation and post, user dapat melakukan percakapan dan saling terhubung dua arah sehingga hasil dapat langsung dikirimkan atau di sharing ke user lain.
Group management, Dapat ditentukan user mana yang bisa view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
Intranet/ community, adanya fasilitas intranet memudahkan integrasi aplikasi lainnya;
Knowledge base/ Wiki, Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
News Feed, fitur untuk memberikan ide untuk memulai percakapan anta user.
Notes, user dapat dengan mudah membuat notes pada content atau artikel yang dibuat
Task management, fitur task management mempermudah dalam melakukan pendelegasian task-task yang berhubungan dengan suatu project.

Pengalaman dan keahlian yang dimiliki Softbless sangat membantu dalam implementasi aplikasi Enterprise Social Network menggunakan Liferay.

Segera Hubungi kami untuk melakukan konsultasi untuk pengembangan bisnis. Softbless menyediakan layanan Jasa Implementasi, Instalasi, Kustomisasi, support dan training Liferay. Solusi yang kami berikan berperan penting dalam kemajuan perusahaan Anda.

By softbless

Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

17 Okt

Surat Masuk Surat Keluar

Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan.

Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya. Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja menjadi tidak optimal.

Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien

Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :

Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.

Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.

Chat via Whatsapp

Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :

Pengumuman
Memo Internal atau Memorandum
Risalah Rapat
Nota Dinas
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Keputusan
Surat dari instansi luar
Surat-surat lainnya

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar adalah :

Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
Format surat yang terstruktur dengan baik
Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.

Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.

Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ

Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework Alfresco dan Liferay. Alfresco dikhususkan sebagai solusi Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.

Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :

Surat Masuk
- Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
- Disposisi surat masuk
- Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
Surat keluar
- Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
- Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
- Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
- Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
Barcode penomoran surat
Email
- Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
- Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.

Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.

Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.

By softbless

Aplikasi Surat, E-Office, Electronic Office, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

8 Okt

Tata Naskah Dinas Elektronik

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi untuk mengelola, mereview, membuat dan membagikan tata naskah dinas secara elektronik. Saat ini masih banyak instansi yang mengatur tata naskah dinas secara manual, misalnya ketika membuat approval, melakukan disposisi, perubahan, dan pengiriman tata naskah dinas ke instansi luar, semua dilakukan secara manual. Jika pendistribusian pekerjaan manual masih dilakukan secara terus menerus, maka dapat mengakibatkan berkurangnya efisiensi waktu pekerja, serta menimbulkan beberapa permasalahan pada instansi yang ada, sehingga perkembangan perusahaan dapat terganggu.

Gunakan Tata Naskah Dinas elektronik untuk surat keluarsurat masukmemo internaldisposisinaskah dinas

Berikut ini adalah persoalan ketika masih menggunakan Tata Naskah Dinas secara manual :

Banyaknya waktu yang dibutuhkan ketika mecari dokumen tata naskah dinas.
Approval online tidak dapat dilakukan secara online, sulitnya melakukan tracking dokumen tata naskah dinas.
Sulitnya melakukan tracking disposisi secara digital.
Tingginya biaya untuk pembelian kertas, karena semua dokumen tata naskah dinas masih menggunakan dokumen fisik.
Space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen yang terlalu banyak.
Proses kirim mengirim dokumen antar instansi luar yang terlalu memakan waktu, karena semua dilakukan secara manual.
Sulitnya melakukan persetujuan atau tindak lanjut untuk suatu dokumen ketika salah satu pejabat yang berkepentingan sedang tidak ada di kantor.

Semua kesulitan tersebut, dapat diatasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, Sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.

Macam-macam surat yang dapat dikerjakan dalam Tata Naskah Dinas Elektronik :

Surat Perintah
Memorandum dan Memo Internal
Surat untuk Perusahaan luar
Surat Keputusan
Surat dari Perusahaan lain
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat Undangan
Risalah Rapat
Pengumuman
Surat Edaran
Nota Dinas
Surat-surat lainnya

Beberapa keuntungan memakai Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik ialah :

Mudahnya menjalankan disposisi pada tata naskah dinas yang diterima dari unit lain, karena sudah terintegrasi dengan sistem.
Mudahnya mengetahui posisi approval pada suatu tata naskah dinas.
Cepatnya proses penerimaan surat yang dikirimkan via online antar instansi.
Tidak adanya kesalahan dalam format pembuatan surat, karena format sudah di sediakan oleh sistem.
Dapat memangkas biaya/cost pengiriman surat dan pembelanjaan kertas.
Memudahkan para atasan untuk melakukan approval atau disposisi secara online, memudahkan Pejabat melakukan approval di mana saja.
Pekerjaan menjadi terarah dan terstruktur, karena terciptanya efisiensi waktu.
Disposisi dapat dengan mudah dibuat oleh pejabat.
Para User dapat dengan mudah mencari dokumen tata naskah dinas menggunakan kata bantu (metadata).
Mudahnya melakukan pencarian dokumen dengan berbagai kategori.
Penempatan dokumen yang tertata dengan rapi karena aplikasi ini sudah terintegrasi dengan baik.

Tata Naskah Dinas Elektronik ialah aplikasi tepat untuk mengatur dokumen, demi terciptanya pekerjaan yang teratur, terstruktur dan terarah sehingga dapat mengoptimalkan waktu pekerja untuk menciptakan kemajuan pada instansi bekerja Anda.

Tata Naskah Dinas di kembangkan dengan Framework Alfresco dan Liferay

Alfresco dan Liferay berada dalam Gartner MQ, yang berada dalam satu kuadran dengan solusi lain seperti Laserfice, Oracle, IMB, dan lain sebagainya

Book a meeting

Softbless membangun Aplikasi Tata Naskah Dinas di atas Alfresco dan Liferay. Alfresco adalah aplikasi Document Management System (DMS) yang berguna untuk penyimpanan seluruh soft copy dokumen pada perusahaan. Dan Liferay adalah portal. Dua aplikasi tersebut adalah aplikasi yang sudah ada di dalam Gartner Magic Quadran dari tahun 2011 sampai dengan tahun 2018. Alfresco merupakan Chalengger di Gartner Magic Quadran dan Liferay merupakan Leaders pada Gartner Magic Quadran. Beberapa Fungsionalitas pada aplikasi Tata Naskah Dinas :

Tata Naskah Dinas Keluar
- Penyusunan tata naskah dinas keluar : Surat untuk perusahaan lain, Nota Dinas, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Surat Pemberitahuan, dan Memo Internal.
- Approval yang dapat dilakukan oleh pejabat terkait untuk setiap divisi atau berbeda divisi.
- Mudahnya melakukan pencarian status persetujuan penyusunan dokumen tata naskah dinas
- Efisiensi waktu yang begitu cepat, karena proses mengirim dokumen yang dilakukan secara online ketika tata naskah dinas sudah di approve oleh pejabat terkait.
Tata Naskah Dinas Masuk :
- Up to date bisa menerima otomatis secara real time ketika instansi luar mengirimkan dokumen tata naskah dinas.
- Disposisi tata naskah dinas masuk.
- Semua tata naskah dinas dari instansi luar dapat di daftarkan pada aplikasi tata naskah dinas elektronik.
Full text searcing yang dapat melakukan pencarian sesuai dengan status, perihal dan tanggal surat.
Pemberian nomor yang bisa dilakukan secara otomatis.
Aplikasi tata naskah dinas elektronik sudah terintegrasi dengan Document Management System (DMS), jadi semua tata naskah dinas yang masuk dan keluar beserta dengan semua dokumen terkaitnya akan di tempatkan/disimpan pada aplikasi Document Management System.
Email :
- Setiap user akan mendapatkan pemberitahuan email jika mempunyai tugas baru untuk approval maupun task terbaru
- Setiap user akan mendapatkan email pemberitahuan atau pengingat bila ada tugas yang belum di selesaikan
Nomor surat dengan menggunakan barcode.
Audit trail : Ini berguna untuk melihat semua history seperti persetujuan, diposisi dan pembuatan tata naskah dinas, semua alur pekerjaan ini akan tersimpan dalam aplikasi ini, dan user dapat melihat secara detail history pembuatan tata naskah dinas.
Pendelegasian kewenangan, fungsi ini adalah untuk Pejabat Sementara (PJS), PYMT (Pejabat sedang Melakukan Tugas), Pelaksana Harian (PLH), atau pejabat yang sedang cuti.
Watermark dokumen, berguna untuk mengetahui siapa user yang melakukan download atau print pada dokumen tersebut, sehingga dapat mengurangi tersebarnya dokumen pada pihak yang tidak diinginkan.
Fungsi Sekretaris. Fitur ini memberikan akses pada sekretaris untuk melihat atau mengecheck tata naskah dinas yang menjadi task terbaru atasan merekaAdministrasi & Konfigurasi. Fitur ini berfungsi untuk melakukan pergantian melakukan task terbaru. Misalnya ketika salah satu pejabat mendapat salah satu tugas terbaru namun dengan beberapa alasan, pejabat tidak dapat melakukannya, lalu pejabat bisa melakukan fungsi pergantian tugas.
Change Log. Fitur ini menyimpan informasi perihal siapa saja yang sudah melakukan perubahan, apa saja yang dirubah perihal isi tata naskah dinas tersebut.
Hak akses, Pengelolaan User, Group, dan Unit
Sudah merger dengan Active Directory /LDAP

Softbless adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang sudah mempunyai banyak pengalaman implementasi untuk Aplikasi Tata Naskah Dinas, kami sangat kompeten dalam memahami proses bisnis yang ada di perusahaan Anda. Gunakan jasa kami untuk implementasi Tata Naskah Dinas di instansi Anda. Softbless memberikan pelayanan jasa untuk implementasi, kustomisasi, instalasi, dukungan, dan training. Hubungi kami dan dapatkan banyak informasi yang Anda butuhkan.

By softbless

Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

6 Okt

Disposisi Elektronik

Disposisi Elektronik merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan menyalurkan dokumen perusahaan secara mudah dan efisien. Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan. Karena proses manual, kegiatan tersebut mengakibatkan beberapa persoalan sehingga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas kerja.

Manfaatkan Disposisi Elektronik untuk proses disposisi surat

Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen Perusahaan secara manual, diantaranya adalah :

Dikarenakan hardcopy, Apabila pejabat terkait tidak berada di tempat akan sulit memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
Sulit untuk mengetahui status surat keluar, Posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
Alur penelusuran dokumen perusahaan dibutuhkan waktu lama, sehingga diperlukan waktu untuk mencari ke lokasi penyimpanan arsip, dan menemukannya di lemari arsip, atau dikumpulan kertas surat lainnya.
Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas, karena dokumen masih bersifat hardcopy. seperti : Dokumen difotokopi dan dilakukan pembagian kepada bagian terkait. Membutuhkan space ruangan untuk penyimpanan, seharusnya space itu digunakan untuk aktivitas lain yang bermanfaat.
Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen.

Berbagai Permasalahan tersebut, dapat terselesaikan dengan satu sistem yang bersinergi dengan baik, yaitu Disposisi Elektronik.

Chat via Whatsapp

Adapun macam surat yang ditangani oleh sistem Disposisi Elektronik :

Pengumuman
Nota Dinas
Memorandum
Risalah Rapat
Surat Undangan
Surat Keputusan
Surat Permohonan
Surat Edaran
Surat Perintah
Surat Instruksi
Surat Keterangan
Surat yang diperoleh dari instansi luar
Surat Kuasa

Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur surat tidak terjadi.
Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik.

Disposisi Elektronik adalah solusi efisien dalam pengaturan surat menyurat sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja dan tercapainya kemajuan Perusahaan. Softbless mempunyai solusi tepat Pengelolaan Dokumen Perusahaan dinamakan Disposisi Elektronik yang berguna untuk pengelolaan surat dan Dokumen Perusahaan Anda.

Disposisi Elektronik DIKEMBANGKAN DIATAS ALFRESCO DAN LIFERAY

Alfresco dan Liferay masuk dalam Gartner Magic Quadrant,dan berada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche

Book a meeting

Softbless membangun Disposisi Elektronik berdasarkan framework Liferay dan Alfresco. Liferay adalah solusi untuk portal, dan Alfresco solusi untuk Document Management System (DMS) yang bekerja dengan cara menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Liferay dan Alfresco tergabung dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis bersaing dengan IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fungsionalitas yang terdapat di Disposisi Elektronik :

Surat Keluar.
- Membuat surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Keputusan, Memo Internal,Surat Keputusan, Risalah Rapat, Surat untuk Instansi Lain, Surat Pengumuman dll
- Proses hasil kesepakatan Surat masuk dan keluar yang dapat dilakukan oleh beberapa pejabat berwenang dalam satu divisi atau lintas divisi
- Penelusuran status workflow dalam surat keluar
- Pengiriman surat keluar secara Otomatis telah disetujui, sehingga terkirim secara cepat ke divisi/pejabat terkait.
Surat Masuk :
- Penerimaan surat masuk otomatis dari divisi lain, tanpa adanya pendistribusian surat manual. Saat surat internal sudah disetujui, sehingga pada saat itu akan otomatis dianggap sebagai surat masuk di pejabat atau unit penerima.
- Mencatat Surat Masuk dari instansi luar
- Disposisi Surat masuk
Penelusuran surat, untuk penelusuran surat berdasarkan judul, tanggal,dan status surat, dll.
Penomoran surat dengan otomatis untuk menghindari nomor ganda apabila dilakukan secara manual
Penggabungan dengan Document Management System. Semua dokumen yang biasanya terdiri dokumen pendukung, surat, dan lampiran- lampiran akan tersimpan secara otomatis di DMS.
Email :
- Setiap user akan menerima pemberitahuan email jika memperoleh persetujuan tugas atau tugas disposisi baru dari bagian terkait.
- Email reminder akan terkirim secara otomatis, apabila ada tugas yang belum ditangani.
Barcode penomoran surat
Watermark dokumen, untuk menandai bagi setiap user yang melakukan download pada surat atau dokumen tertentu, dan petunjuk waktu dia mendownload surat. Untuk menghindarkan dari penyelewengan surat ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pelimpahan kewenangan, fitur ini meliputi konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti. Dalam artian setiap pejabat yang sedang cuti dapat melakukan pendelegasian kewenangan tanpa mengganggu cutinya tersebut.
Tugas Sekretaris. Sekretaris bertugas dalam membantu pejabat dalam melakukan tugasnya, bisa mereview surat atau dokumen penting yang menjadi kewenangan pejabat tersebut.
Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi memberikan fungsi pergantian tugas atau pendelegasian tugas apabila pejabat tersebut tidak dapat memperoleh dan mengerjakan tugas dengan keadaan tertentu. Serta pembuatan pengelompokan dokumen, pembuatan jadwal dan tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas persuratan.
Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
Audit trail : pencatatan alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, tersimpan secara rapi oleh sistem, dan dapat direview oleh user terkait yang diberi kewenangan.
Change Log. Setiap perbaikan yang dibuat oleh user (Judul, isi surat, dsb), tercatat oleh sistem dan dapat diakses oleh user yang memperoleh kewenangan.

Softbless memiliki pengalaman dan pengetahuan yang sangat kompeten dalam menghandle proses bisnis,dalam penerapan Disposisi Elektronik di Indonesia.

Service kami meliputi implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training untuk aplikasi Disposisi Elektronik. Jadikanlah kami bagian dari Anda dalam menemukan solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan Anda dengan Disposisi Elektronik. Hubungi dan konsultasikan yang Anda butuhkan dan segera dapatkan informasi tentang solusi yang kami miliki.

By softbless

Alfresco, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

9 Sep

Install Liferay sebagai service di windows

Install Liferay sebagai Service di windows:

copy file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe ke {tomcat_dir}/bin liferay
jalankan cmd dan pindah ke directory {tomcat_dir}/bin liferay
jalankan script berikut:

service install Liferay

tomcat5w //ES//Liferay

pada java gui tambahkan berikut ini :

pada java class path :

C:\Program Files\Java\jdk1.7.0_71\jre\bin\server\jvm.dll

pada java option tambahkan ini (sesuaikan valuenya sesuai dengan spesifikasi server Anda):

-XX:MaxPermSize=512m

-Dfile.encoding=UTF8

-Duser.timezone=GMT

-Djava.security.auth.login.config="%CATALINA_HOME%/conf/jaas.config"

-Dorg.apache.catalina.loader.WebappClassLoader.ENABLE_CLEAR_REFERENCES=false

note:

untuk file service.bat,tomcat7.exe,tomcat7w.exe bisa didapat dari apache tomcat 7 :

download file nya disini: https://tomcat.apache.org/download-70.cgi

By softbless

Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

9 Sep

Konfigurasi Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan Alfresco sebagai Repositori Dokumen Eksternal Liferay

Install Alfresco

lalu buka URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/

dan copy link dari "CMIS 1.1 AtomPub Service Document", screenshot :

Prerequiste :

username dan password untuk Alfresco dan Liferay harus sama, kita bisa mencapainya menggunakan LDAP

pada properti portal liferay (portal-ext.properties) menambahkan properti ini:

company.security.auth.type=screenName

dl.store.impl=com.liferay.portlet.documentlibrary.store.CMISStore

#Alfresco & Liferay Username

dl.store.cmis.credentials.username=admin

#Alfresco & Liferay Password

dl.store.cmis.credentials.password=AdminPasswordValue

dl.store.cmis.repository.url=http://192.168.1.54:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom

Note :

http://192.168.1.58:8421 : adalah URL Alfresco

Restart LIferay setelah mengganti properties, lalu masuk ke:

Admin > Site Administration > Content

lakukan konfigurasi ini :

Content > Documents and Media > klik tombol panah di samping ikon "Beranda" > Add repository

then fill in the form :

Name : Alfresco
Repository type : CMIS Repository (AtomPub)
AtomPub URL : http://192.168.1.58:8421/alfresco/api/-default-/public/cmis/versions/1.1/atom
permissions : Viewable by owner

screenshot :

By softbless

Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management, Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

25 Jul

Training Redmine Jakarta Indonesia

Training Redmine Jakarta, Indonesia for building Project Management System

Redmine adalah project management system berlisensi open source, didesain untuk membantu semua tim manajemen proyek memiliki produktivitas tinggi dalam bekerja. Redmine cocok sebagai sistem manajemen proyek (project management) yang sesuai untuk firma skala kecil hingga perusahaan berskala besar. Redmine adalah alternatif open source untuk solusi project management sejenis seperti Atlassian JIRA, Basecamp, Trello, Slack, Asana, Breeze, dll.

Softbless mengadakan workshop, training dan pelatihan Redmine Jakarta, Indonesia untuk membangun Project Management System

Fitur-Fitur Redmine terdiri dari :

Kolaborasi menggunakan Wiki and Forum
Chart : Redmine menyediakan fitur Gantt Chart dan Calendar.
Data gathering : memampukan input secara live dan real time project dari seluruh user.
Multi proyek : support untuk menangani multi proyek.
Multi Bahasa : mendukung 34 bahasa
Notifikasi : Redmine mendukung notifikasi dari email maupun Feeds
SCM (Source Code Management) : mendukung integrasi source code management SVN, Git, Mercurial, CVS, Bazaar dan Darcs
Access Control dan Keamanan : konfigurasi role dan permission untuk setiap user dan group.
Time tracking : user bisa input time tracking untuk aktivitas mereka.
Document and File Management
Integrasi dengan LDAP (Active Directory, OpenLDAP)

Silabus

Instalasi Redmine :

Instalasi Redmine di Windows
Instalasi Redmine di Linux
SSL

Konfigurasi Redmine secara Umum :

Dashboard
MyPage
Project
User Profile

Project Management :

Create Project
Project List
Manage Project
Version
Issue Categories

Issue Management :

Create Issue
Manage Issue
Search Issue
Tracker
Workflow
Watcher

Modules :

News
Document
WIKI
Forum
Files

System Administration :

Backup System & Database
Restore System & Database
Backup & Restore Activity
Install Plugin
Add User
Group
Assign User
Roles
Manage Permission
Install Plugin
Enumeration
Custom Field
Repository

Tujuan Workshop Redmine Jakarta Indonesia

Peserta Training mampu mengembangkan project management system dengan menggunakan Redmine
Peserta percaya diri menggunakan Redmine dan fitur utamanya
Peserta Training dapat mengubah theme Redmine

Target peserta

Web Master
Web Administrator
Web Developer
Project Manager
Project Officer
Umum

Prasyarat

Mengetahui fungsi dasar komputer, web dan internet. Tidak perlu diperlukan skill IT spesifik untuk mengikuti training ini.

Jadwal

Jadwal Training Redmine Jakarta, Indonesia akan diadakan pada pukul 09.00-17.00 pada tanggal-tanggal berikut :

02-03 Februari 2017
03-04 April 2017
01-02 Juni 2017
03-04 Agustus 2017
02-03 Oktober 2017
04-05 Desember 2017

Lokasi

Training akan diadakan di kantor PT Softbless Solutions, Komp Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 no 11, Jl Matraman Raya no 148, Jakarta Timur, Indonesia.

Fasilitas

Peserta akan mendapatkan modul, snack, makan siang, dan sertifikat yang dikeluarkan Softbless.

Biaya training

Biaya sebesar Rp 4.500.000.(Sudah termasuk PPN 10% pembayaran paling lambat h-5). Early bird sebesar Rp 4.250.000 (pembayaran paling lambat H-10)

Kapasitas

Peserta terbatas maksimum hanya 10 orang.

Cara Pendaftaran

Untuk mendaftar :

Isi formulir di : Redmine Training Registration Form
Tranfer uang pendaftaran ke : BCA, no rek : 3428777877, a/n PT Softbless Solutions
Pembatalan oleh peserta akan mendapatkan potongan :
- 100%, jika pembatalan diinformasikan > 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training
- 50%, jika pembatalan diinformaskan <= 5 hari kalender sebelum pelaksanaan training

Contact Person

Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :

Fitria Evy Purnawati, email : fitria@softbless.com, mobile/WA : +62-812-8700-0214 telp: (021)85918058-59

Remarks

Peserta wajib membawa laptop sendiri dengan konektivitas wireless. Softbless tidak menyediakan PC untuk peserta training.
Sebelum training laptop perlu diinstal : VirtualBox.

By softbless

Redmine, Redmine Indonesia

17 Jul

Instalasi Liferay 7 (DXP) + MySQL pada Linux

Instalasi Liferay 7 pada sistem operasi Linux hampir sama dengan instalasi pada Windows, perbedaannya hanya pada path instalasi. Berikut langkah-langkah instalasi Liferay 7 pada Linux:

1. Extract Liferay 7 kemudian copy ke folder "/opt" Sehingga akan ada struktur folder seperti ini:

/opt/ liferay-ce-portal-7.0-ga3-ce-portal-7.0-ga3

2. Give access control on linux

Chmod –R 777 /opt/liferay-ce-portal-7.0-ga3-ce-portal-7.0-ga3

3. Lakukan instalasi database PosgreSQL server

4. Buat schema database baru dengan nama database lportal :

Create schema database dengan nama lportal

5. Jalankan Liferay-ce-portal-7.0-ga3 dengan menjalankan file startup.sh :

/opt/liferay-ce-portal-7.0-ga3-ce-portal-7.0-ga3/tomcat-8.0.32-8.0.32/bin/startup.sh

6. Tomcat-8.0.32 akan berjalan, setelah itu liferay-ce-portal-7.0-ga3 akan dapat di akses melalui browser dan akan muncul “Basic Configuration” seperti gambar di bawah ini :