Surat Masuk Surat keluar adalah sebuah metode yang diperuntukkan bagi perusahaan dalam mengatur surat perusahaan secara elektronis. Pengaturan Surat dalam perusahaan antara lain membuat, manage, mengulas surat dan kemana surat tersebut akan dibagikan atau dikirimkan.
Kendati demikian, pada kenyataannnya masih banyak perusahaan yang dalam melakukan pengaturan surat perusahaan masih menggunakan metode manual. Hal tersebut tentu saja membutuhkan effort yang cukup besar dalam beberapa hal seperti dibutuhkan banyak lembaran-lembaran kertas, permintaan persetujuan yang membutuhkan waktu yang lama, ketelitian dalam pemeriksaan, disposisi yang berbelit-belit, kesulitan dalam melakukan pencarian dan perubahan surat dan lain sebagainya. Akibat proses manual tersebut timbul berbagai macam permasalahan dalam perusahaan yang tentu saja akan berakibat produktivitas kerja menjadi tidak optimal.
Manage Surat secara Elektronis Agar lebih terkoordinirterlindungterpercayaefiesien
Berbagai macam permasalahan yang timbul akibat pengelolaan surat perusahaan secara manual, antara lain :
- Dibutuhkan effort dan biaya yang besar antara lain untuk pembelian kertas karena surat masih bersifat hardcopy. Tingginya biaya tersebut dikarenakan diperlukan fotokopi surat yang akan dibagikan kepada setiap penerima tembusan. Dengan banyaknya hardcopy dibutuhkan pula space atau tempat, yang sedianya space atau tempat tersebut dapat dipergunakan untuk hal yang lebih bermanfaat
- Sulitnya dalam melakukan pencarian surat atau naskah yang diperlukan, dibutuhkan waktu untuk mencari di ruang arsip.
- Sulitnya dalam melakukan pencarian status review dari surat atau naskah tersebut, tidak bisa secara cepat dan tepat diketahui posisi surat dan sudah disetujui oleh siapa saja.
- Sulitnya untuk mengetahui history alur persetujuan/ disposisi surat masuk surat keluar.
- Sulitnya pejabat terkait dalam melakukan penelusuran/ tracking disposisi surat masuk surat keluar.
- Dikarenakan hardcopy, proses penandatangan atau persetujuan surat oleh pejabat terkait membutuhkan waktu, contohnya jika pejabat bersangkutan sedang tidak berada ditempat atau dinas luar.
- Proses pemeriksaan dan pengiriman surat atau naskah secara manual membutuhkan waktu yang lebih lama.
Permasalahan diatas dapat dengan mudah dihindari Apabila perusahaan memiliki suatu teknik pengelolaan surat secara elektronik yang terkoordinir dengan baik sehingga pengaturan surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik.
Berbagai jenis surat yang dapat dihandle dalam aplikasi Surat Masuk Surat Keluar ini :
- Pengumuman
- Memo Internal atau Memorandum
- Risalah Rapat
- Nota Dinas
- Surat Edaran
- Surat Perintah
- Surat Instruksi
- Surat Keterangan
- Surat Keputusan
- Surat dari instansi luar
- Surat-surat lainnya
Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan surat masuk surat keluar adalah :
- Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga tertata dengan baik
- Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara terstruktur rapi dan teratur
- Format surat yang terstruktur dengan baik
- Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat otomatis oleh sistem
- Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan beberapa parameter atau keyword tertentu.
- Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat berwenang.
- Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
- Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman
- Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman secara manual
- Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung dengan sistem.
- Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi mengenai status surat.
Surat Masuk Surat Keluar merupakan solusi jitu dalam pengelolaan surat perusahaan guna meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan produktivitas kerja yang maksimal bagi perusahaan Anda. Softbless menyediakan solusi surat masuk surat keluar yang dinamakan
E-Office dalam pengaturan Tata Naskah Dinas Elektronik.
Alfresco masuk di kuadran Challenger dalam Gartner MQ
Tahun 2017, dalam Gartner Magic Quadrant tersebut, Alfresco ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless membangun solusi surat masuk surat keluar berdasarkan framework
Alfresco dan
Liferay.
Alfresco dikhususkan sebagai solusi
Document Management System (DMS) yang berguna sebagai Penyimpanan seluruh surat perusahaan yang disentralisasi dengan baik dalam satu tempat. Sedangkan
Liferay merupakan Solusi untuk Portal pada Perusahaan. Pada Tahun 2011, Keduanya sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dalam kategori head to head competitor untuk solusi sejenis dari Oracle, IBM dan Laserfiche dan lainnya.
Karakteristik yang terdapat dalam Surat Masuk Surat Keluar :
- Surat Masuk
- Penerimaan surat dari unit lain dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan secara manual. Apabila surat sudah final disetujui maka pada saat itu juga akan diterima oleh unit/ pejabat penerima.
- Disposisi surat masuk
- Pendaftaran surat masuk dari instansi luar
- Surat keluar
- Pengiriman surat yang sudah final disetujui dilakukan secara otomatis dan online langsung dapat diterima oleh unit/ pejabat berwenang.
- Proses persetujuan surat keluar bisa dilakukan oleh beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit.
- Pembuatan surat keluar yang terdiri dari : Memo Internal, Surat untuk instansi luar, Risalah rapat, Nota dinas, Surat Keputusan dan Lainnya
- Status workflow pembuatan surat dapat di tracking dengan baik
- Change Log. Setiap perubahan yang terjadi yang dilakukan oleh user tersimpan dengan baik disistem dan dapat diakses dengan mudah oleh user yang diberi kewenangan
- Audit Trail. Persetujuan, disposisi surat dan history alur pembuatan tersimpan dengan rinci oleh sistem dan dapat di review oleh user yang berwenang
- Terintegrasi dengan Active Directory/ LDAP
- Manajemen User, Unit, Group dan Hak Akses
- Konfigurasi dan Administrasi. merupakan fungsi pergantian tugas yang dimana apabila seorang pejabat tidak dapat menerima tugas dikarenakan sesuatu hal maka tugas tersebut dapat dialihkan kepada pejabat lain yang diberi kewenangan, pembuatan klasifikasi surat, dan pengaturan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
- Fungsi Sekretaris. bertugas membantu tugas pejabat, sehingga diberi kewenangan untuk melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat.
- Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS ( Pejabat Sementara), PLH ( Pelaksana Harian), PYMT ( Pejabat yang melakukan tugas ), dan pejabat yang sedang cuti.
- Watermark surat. berfungsi memberikan tanda pada user yang mendownload, tanggal berapa di download guna mencegah terjadinya kebocoran surat kepada pihak luar yang tidak bertanggung jawab.
- Barcode penomoran surat
- Email
- Setiap ada task approval atau task disposisi baru akan diberikan notifikasi email
- Setiap task yang belum dikerjakan akan mendapatkan email reminder
- Terintegrasi dengan Document Management System. Seluruh surat akan tersimpan di Document Management System
- Penomoran surat secara otomatis, sehingga mencegah terjadinya kesalahan dalam penomoran surat
- Pencarian. memudahkan pencarian surat berdasarkan perihal surat, tanggal surat, status dan lainnya.
Softbless memiliki pengalaman dan Kompetensi yang baik dalam menangani proses bisnis dalam penerapan surat masuk surat keluar pada perusahaan Anda.
Softbless menyediakan berbagai macam service dalam membangun solusi surat masuk surat keluar di perusahaan anda meliputi : implementasi, instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training. Dengan keahlian kami yang begitu kompeten percayakan kami sebagai partner anda dalam melakukan implementasi surat masuk surat keluar menggunakan
E-Office. Hubungi kami segera untuk konsultasi kebutuhan Anda dan dapatkan informasi terkait service yang kami sediakan.
