25 Feb

Sistem Manajemen Pengetahuan

sistem-manajemen-pengetahuan

Sistem Manajemen Pengetahuan adalah suatu sistem berupa jejaring sosial profesional yang terdapat dalam suatu perusahaan yang mendukung kolaborasi dan koordinasi antar user yang memiliki tujuan atau kepentingan yang sama sehingga dapat saling berhubungan sosial. Dengan adanya Sistem Manajemen Pengetahuan memudahkan antar user untuk sharing informasi, mengembangkan ide atau gagasan yang dimiliki, serta menjadi wadah untuk antar user dapat saling bertanya jawab baik rekan dalam satu departemen atau berbeda departemen. Komunikasi internal yang baik yang terjalin antar user dalam suatu perusahaan akan mampu meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Dengan menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan hal ini tentu saja dapat mempermudah tujuan tersebut.

Kolaborasi antar user menjadi semakin MudahCepatEfisien

Adapun persoalan yang timbul akibat timbul akibat belum menggunakan sistem manajamen pengetahuan:
  • Jejaring sosial yang masih bersifat umum belum mampu menjamin terjaganya informasi penting terkait perusahaan. Sehingga dimungkinkan terjadi kebocoran data atau informasi ke pihak luar.
  • Sulitnya untuk melakukan sharing knowledge atau informasi antar user pada suatu perusahaan.
  • Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara berulang padahal proses troubleshooting yang dilakukan sama.
  Kesulitan yang dihadapi diatas akan tertangani dengan baik apabila perusahaan menerapkan sistem Enterprise Social Networking sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan baik.
Adapun benefit yang diperoleh saat menggunakan sistem manajemen pengetahuan, antara lain:
  • Segala informasi dan knowlegde dalam jaringan antar user  dapat diperoleh dengan cepat dan akurat
  • Perusahaan  turut mendukung dalam menyediakan wadah kolaborasi antar user,  ilmu yang dimiliki masing-masing user dapat dengan mudah ditransfer dengan user lain.
  • Setiap user dapat meningkatkan knowledge  dan ketrampilan dengan cepat dan mudah karena segala informasi yang dibutuhkan dengan mudah bisa  didapatkan.
  • Setiap user dapat berkolaborasi baik dengan cara sharing ilmu atau skill yang dimiliki antar user.
  • Suasana kerja menjadi lebih kompetitif dan persaingan kerja menjadi  lebih sehat.
  • Pengambilan keputusan selalu tepat , karena segala  informasi dan knowlegde diperoleh secara pasti dan dapat dipertanggungjawabkan
  • Pengerjaan suatu proyek akan lebih  mudah dengan adanya fitur grup, dapat memberikan ruang kerja  yang fleksibel bagi user dan komunitas  serta adanya tempat terpusat chat antar user, sharing file dan sharing Informasi terbaru dan lainnya.
  • Dapat menghubungkan semua user dalam satu waktu dengan cepat dan mudah.
  • Dipermudahkan dalam melakukan integrasi dengan aplikasi lainnya.
Liferay merupakan sistem manajemen pengetahuan dengan lisensi Open Source dan saat ini masuk dalam Gartner Magic Quadrant masuk dalam kategori Leader. Liferay adalah solusi yang paling efektif dalam melakukan kolaborasi serta komunikasi di dalam perusahaan.

Liferay solusi terbaik yang berperan penting dalam mempermudah kolaborasi antar user.

Aplikasi yang userfriendly serta mudah untuk diintegrasikan mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.

Fitur yang tersedia dalam sistem manajemen pengetahuan:

  • Submit Artikel.Antar user dapat dengan mudah mengajukan Content/Article yang dimiliki. Sehingga kemampuan setiap user dapat mudah diperlihatkan.
  • Social Media.rancangan Knowledge Management bisa dalam bentuk Social Media. Action yang dapat dilakukan meliputi : Update status, Follow antar user dan berinteraksi dengan user lain.
  • wadah kolaborasi berupa community of practice yang memudahkan antar user untuk berdikusi.
  • Activitas Point for user. semua aktivitas yang dilakukan oleh user akan memperoleh penilaian berupa point. Misalnya, submit dan read artikel akan mendapat  1 point  dan apabila artikel tersebut di approve akan memperoleh 2 Point.
  • Champion Hall of fame. user yang memperoleh point tertinggi akan ditampilkan pada dashboard liferay pada periode tertentu.
  • Announcement. Pengumuman terkait informasi atau berita penting yang perlu untuk di publish antar user.
  • Workflow Approval. Apabila user create lalu submit Article atau content harus memperoleh approval dari pihak-pihak tertentu. Jika sudah diperoleh approval article atau content tersebut bisa diakses  oleh user lain.
  • Permission Acces. Dapat ditentukan user mana yang bisa  view, read, update, delete content atau article yang telah dibuat.
  • Dapat menampilkan event, training, atau seminar yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
  • Recent Activities. Dapat menampilkan Aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user.
  • Recent Content/ Article.Dapat menampilkan Content, Article, atau forum terbaru yang dibuat oleh user.
  • Video Player. Antar user dapat sharing video.
  • Taxonomy. Taxonoy berbentuk tagging dan categories.
 
Softbless handal dan terpercaya dalam melakukan implementasi Sistem Manajemen Pengetahuan menggunakan Liferay, Pengalaman dan kompetensi yang dimiliki mampu berikan solusi terbaik bagi penerapan manajemen pengetahuan pada Perusahaan Anda.
We Provide jasa implementasi, instalasi, kustomisasi, support serta training Liferay. Secara profesional dan kompeten memberikan hasil terbaik yang tentunya memenuhi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang dibutuhkan oleh Perusahaan dan Bisnis Anda. Ayo segera hubungi kami dan konsultasikan kebutuhan Anda.

Ask questions/book a meeting regarding knowledge management system :

3 Jul

Liferay sebagai Knowledge Management System

Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan) adalah metode untuk mengelola informasi, skill dan knowledge yang dimiliki dalam suatu organisasi/perusahaan, mulai dari proses mengumpulkan, mendistribusikan dan menggunakan knowledge (pengetahuan). Knowledge Management berguna agar produktivitas suatu organisasi tidak bergantung pada orang-orang tertentu. Jika key person meninggalkan perusahaan, maka perusahaan tetap akan bisa sustain karena knowledge key person tersebut tetap ada dalam organisasi.

Tujuan implementasi Knowledge Management(KM) dalam organisasi/perusahaan adalah sebagai berikut :
  1. Meningkatkan kecepatan belajar bagi orang-orang baru dalam posisi tertentu
  2. Mengurangi resiko untuk mengulangi kesalahan dalam bekerja
  3. Menyimpan aset perusahaan berupa knowledge ketika karyawan pindah, keluar ataupun pensiun.

Teknologi Informasi berperan sebagai tool dalam pelaksanaan Knowledge Management dalam suatu perusahaan. Liferay adalah sistem portal yang salah satu penggunaannya adalah sebagai Knowledge Management System.

Liferay memiliki fungsionalitas : Wiki, Blog, Workflow approval content, Forum, Document Library yang bisa digunakan untuk menyimpan dan mendistribusikan knowledge terkait proses bisnis suatu organisasi/perusahaan.

Softbless sebagai implementor Liferay di Indonesia memiliki berbagai pengalaman untuk implementasi Knowledge Management System

12 Des

Knowledge Management System

Knowledge Management System
Knowledge Management System adalah sistem yang memfasilitasi disiplin dan budaya untuk identifikasi, menyimpan dan sharing knowledge antar anggota organisasi. Sedangkan tool untuk knowledge Management bisa berbasis elektronis dengan pemakaian Aplikasi Knowledge Management Software.

Sharing knowledge dalam Perusahaan dengan terorganisirakuratefektif

Knowledge Management System (KMS) bisa menjadi solusi Anda, jika perusahaan Anda mengalami permasalahan seperti berikut :
  • Produk/Service yang Anda berikan memiliki Steep Learning Curve (sesuatu yang sulit dipelajari), jadi ketika ada Karyawan baru diperlukan waktu onboarding yang cukup lama
  • Dalam bekerja, tim Anda sering melakukan Reinventing the Wheel. Kebutuhan ataupun permasalahan yang sama berulang kali muncul, dan anggota tim harus melakukan penelusuran dan troubleshooting dari awal untuk masalah yang sama.
  • Knowledge yang dimiliki perusahaan seringkali hilang karena Key Person mengundurkan diri dari Perusahaan
Knowledge Management System (KMS) sangat berguna jika perusahaan ingin menyimpan knowledge mengenai proses bisnis, jasa, dan produk mereka. Knowledge Management lebih merupakan budaya dan disiplin untuk menuangkan tacit knowledge (lisan) menjadi explicit knowledge (tertulis). Perusahaan memerlukan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.

Manfaat implementasi Aplikasi Knowledge Management :

  • Memudahkan pencarian informasi dan knowledge yang cepat dan akurat
  • Pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan tersedianya informasi dan knowledge dari pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik.
  • Broadcast informasi penting secara cepat dan luas
  • Menyediakan wadah kolaborasi tenaga ahli/Subject Matter Expert (SME)
  • Penggunaan kembali problem solving dari pengalaman sebelumnya
  • Meningkatkan ilmu dan skill yang dimiliki anggota organisasi
  • Mengubah pola berkolaborasi - setiap anggota organisasi berkolaborasi melalui sharing ilmu, pengalaman dan knowledge yang dimiliki.
  • Menciptakan tenaga kerja yang lebih informatif dan kompetitif
Salah satu Software Knowledge Management System adalah Liferay.

Liferay masuk di kuadran Leader dalam gartner MQ

Di tahun 2020, selama 10 tahun liferay menjadi Leader bersama solusi lain seperti Adobe, Acquia, Episerver, dll.
Liferay memiliki fungsionalitas yang diperlukan untuk memfasilitasi knowledge management system.

Fitur Knowledge Management System dalam Liferay :

  • Forum Community of Practice (COP) untuk berdiskusi
  • Activities Point, setiap aktivitas yang dilakukan dalam Liferay bisa diberikan point. Contohnya membaca artikel mendapatkan 1 point, submit artikel dan artikel tersebut disetujui, mendapat 3 point, dsb.
  • Taxonomy, Liferay memfasilitasi taxonomy dalam bentuk tagging dan categories. Dalam Liferay bisa dibuat beberapa jenis categories & juga memfasilitasi sub kategori
  • KM Champion Hall Of Fame, menampilkan peraih point tertinggi dalam periode tertentu
  • Video player
  • Submit Artikel. Masing-masing karyawan bisa mensubmit artikel/content yang mereka miliki
  • Workflow Approval. Setiap content yang disubmit oleh karyawan, akan melalui proses moderasi oleh pihak-pihak tertentu. Jika disetujui, baru artikel tersebut akan bisa diakses oleh yang lain
  • Recent content, untuk menampilkan artikel, forum post dan content terbaru
  • Recent activities, untuk menampilkan aktivitas terbaru yang dilakukan oleh user
  • Calendar, untuk menampilkan event Knowldege Sharing, training atau seminar lainnya.
  • Permission Access, Liferay bisa dikonfigurasi untuk memberikan permission access yang granular. Kita bisa menentukan orang tertentu bisa view, read, update, delete suatu content/diskusi.
  • Announcement, memberikan pengumuman terkait acara atau informasi penting
  • Social media. Konsep Knowledge Management bisa dikemas dalam bentuk Social Media. Liferay bisa memfasilitasi fungsionalitas :
    • Update status
    • Follow other user
    • Connect with other User
Softbless telah berpengalaman menjadi partner bagi klien kami untuk penerapan Knowledge Management System di Indonesia, dengan menyediakan jasa implementasi, konsultasi, support, & training