Document Versioning adalah proses untuk mengelola dan tracking suatu dokumen terkait adanya perubahan sehingga memudahkan untuk melihat versi terbaru dari dokumen tersebut. Tidak heran jika proses ini merupakan salah satu komponen penting bagi beberapa perusahaan.
Document versioning merupakan fitur penting
Document versioning merupakan hal yang sangat penting karena dapat memudahkan kinerja karyawan, peningkatan kolaborasi dan efisiensi waktu. Bayangkan jika terdapat banyak orang yang mengelola satu dokumen lalu masing - masing orang melakukan perubahaan dokumen tersebut. Hal ini tentu menimbulkan bentrok dan menimbulkan kebingungan mana versi yang valid dari dokument tersebut.
Bagaimana cara kerjanya ?
Document Versioning harus memiliki komponen penting yaitu Version Control dimana ketika sesorang mengedit dokumen maka dokumen tersebut akan dikunci sehingga orang lain tidak dapat mengedit dokumen, hal ini disebut dengan Check Out. Kemudian ketika seseorang telah selesai mengedit dokumen maka akan mengupload hasil perubahaan dan menjadi versi terbaru dari dokumen tersebut yang dinamakan Check In. Versi dokumen sebelumnya tersimpan dan dapat revert ke versi yang diinginkan.
Document Versioning akan berjalan dengan sangat baik jika memiliki kemampuan untuk Arsip dokumen, Manajemen Dokumen, Workflow dan lain - lain.
Document Versioning Software
Salah satu software document versioning dengan version control yang sering kita temui adalah Google Docs dan Microsoft Sharepoint. Namun software tersebut tidak memiliki kemampuan untuk arsip dokumen, manajemen dokumen dan workflow.
Alfresco merupakan aplikasi yang tepat. Dengan dilengkapi Arsip Dokumen, Manajemen Dokumen dan folder, Workflow, integrasi dengan Google Docs dan masih banyak lainnya. Terlebih lagi, Alfresco merupakan aplikasi open source dan dapat Standalone di server pribadi atau perusahaan.
Kenapa Alfresco ?
Alfresco dikenal sebagai Document Management System (DMS) yang telah diimplementasi dibanyak perusahaan berbagai bidang. Sebagai aplikasi DMS memiliki fitur Document Versioning merupakan hal yang paling esensial.
Berikut merupakan fitur - fitur yang dimiliki alfresco :
Workflow Engine untuk melakukan approval terhadap suatu dokumen berdasar reviewer tertentu
Easy to User- Dengan user interface mirip seperti File Explorer di Windows maupun Finder di Mac yang telah terbiasa digunakan oleh user sehingga akan lebih mudah menggunakan alfresco
Versioning untuk tracking perubahaan versi dari dokumen yang dilengkapi dengan history dan revert dokumen
Security, Role and Permission Settinguntuk membuat pengaturan keamanan dokumen maupun folder sesuai dengan yang diinginkan
Online Preview untuk melihat dokumen secara online tanpa harus di download terlebih dahulu
Web Based memudahkan untuk akses dari mana saja dan kapan saja
Integration Compatibility memungkinkan untuk integrasi dari aplikasi lain seperti LDAP, Google Docs, Ms Office dan sebagainya
Centralized Document Repositorymenyimpan dokumen secara sentralisasi
Rules untuk mentrigger suatu action terhadap kondisi tertentu, misalkan kirim email jika ada dokumen baru di suatu folder
Etc.
Untuk implementasi Alfresco di Indonesia, Softbless menawarkan jasa implementasi mulai dari instalasai, konfigurasi dan kustomisasi sesuai dengan kebutuhan anda
Tiur Lumban Gaol adalah Project Manager dan konsultan implementasi Document Management System di Softbless Solutions. Ia telah memimpin lebih dari 40 proyek implementasi DMS berbasis Alfresco untuk organisasi berskala enterprise di Indonesia, mencakup industri perbankan, energi, plantation, asuransi, manufaktur, FMCG, dan farmasi. Keahliannya meliputi perencanaan, implementasi, manajemen perubahan organisasi, manajemen proyek dan pelatihan pengguna akhir. Kompetensinya didukung oleh pengalaman praktis di lapangan dan pemahaman teoritis best practice yang berasal dari latar belakang akademisnya di bidang Teknologi Informasi dan Manajemen Bisnis.
Perusahaan farmasi harus mengelola berbagai dokumen penting dalam jumlah besar dan dengan tingkat kerumitan yang lebih tinggi dibandingkan banyak industri lainnya. Dokumen yang dikelola meliputi Standar prosedur operasional (SOP), catatan pengolahan, protokol validasi, sertifikat analisis, laporan penyimpangan, hingga dossier registrasi obat. Seluruh dokumen tersebut diharuskan dapat tersedia setiap saat, memiliki informasi yang akurat, dan dapat […]
Di perusahaan perkebunan kelapa sawit, dokumen yang paling penting bukan hanya dokumen operasional sehari-hari, tapi juga mencakup : sertifikat Hak Guna Usaha (HGU), izin lingkungan, bukti pelepasan lahan, dan berkas sertifikasi Indonesian Sustainable Palm Oil (ISPO). Dokumen-dokumen tersebut memiliki peran yang besar dalam menjaga kelangsungan usaha. Jika dokumen-dokumen tersebut hilang, terlambat diperpanjang, atau riwayat perubahannya […]
Industri asuransi sangat bergantung pada dokumen. Setiap polis, formulir klaim, hasil underwriting, perjanjian keagenan, hingga kontrak reasuransi merupakan aset hukum yang harus disimpan dengan aman, terlacak, dan dapat ditemukan kembali bahkan setelah bertahun-tahun. Ketika jumlah dokumen tumbuh lebih cepat daripada kemampuan tim dalam mengelolanya, berbagai risiko mulai muncul. Proses klaim bisa tertunda, dokumen polis sulit […]
Industri pertambangan merupakan salah satu sektor yang mengelola dokumen dalam jumlah yang sangat besar. Berbagai dokumen penting seperti izin usaha, dokumen lingkungan, laporan kepada regulator, prosedur keselamatan kerja, kontrak dengan kontraktor, hingga data teknis lapangan. Dokumen tersebut harus tersimpan rapi agar mudah ditemukan sehingga siap digunakan kapan saja ketika dibutuhkan. Tantangan pengelolaan dokumen dalam sektor […]
Audit internal membutuhkan dokumentasi yang rapi, aman, dan mudah ditelusuri. Kertas kerja, bukti audit, temuan, laporan, dan tindak lanjut harus dikelola dengan baik agar hasil audit dapat dipertanggungjawabkan. Namun penggunaan email, shared folder, atau spreadsheet sering menimbulkan masalah seperti duplikasi file, kesalahan versi dokumen (version control), serta sulitnya melacak status tindak lanjut audit. Document Management […]
Saat memilih Document Management System (DMS), perusahaan perlu menentukan model deployment yang sesuai, yaitu cloud atau on-premise. Pilihan ini memengaruhi lokasi penyimpanan data, pengelolaan sistem, tingkat keamanan, dan biaya operasional dalam jangka panjang. Pada Cloud SaaS, aplikasi dan data dikelola oleh vendor, sehingga perusahaan tidak perlu menyediakan server atau menangani maintenance. Model ini menawarkan implementasi […]
