Solution Archives

12 Des

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) adalah strategi, metodologi dan tool yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan penting untuk mengelola informasi/content secara efektif untuk menambah produktivitas dalam bekerja. Enterprise Content Management (ECM) mampu membuat perusahaan menyediakan hal tersebut. ECM biasanya terintegrasi secara erat dengan Document Management System (DMS).

ECM terdari 5 komponen besar yaitu : capture, manage, store, preserve dan deliver. Proses yang ada dalam kelima komponen itu adalah sebagai berikut :

Capture: Membuat, mengambil dan menyusun informasi.
Manage: Memproses, mengubah dan menggunakan informasi tersebut.
Store: Untuk sementara mengambil backup informasi yang sering berubah.
Preserve: Melakukan backup informasi yang jarang berubah.
Deliver: Menyediakan klien dan user dengan informasi yang mereka perlukan.

Sumber : http://www.aiim.org

Jadikan Content Anda lebih tersusuninformatifterlindungi

Berikut adalah permasalahan terkait content/informasi dan dokumen dalam proses bisnis :

Informasi ataupun content yang terkait dengan proses bisnis tidak terstruktur, sehingga menimbulkan kebingungan dan dapat menyebabkan pengerjaan ulang yang menghabiskan waktu dan effort lebih .
Sulit untuk mencari content/informasi berdasar tanggal, user, maupun jenis content
Waktu yang lama dalam penyebaran informasi, bahkan fatalnya informasi tidak tersampaikan.
Jumlah penyimpanan kantor tidak dapat menampung banyak content/informasi dalam bentuk fisik.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan membutuhkan sistem yang menyediakan fungsionalitas dan terintegrasi.

Chat via Whatsapp

Enterprise Content Management memiliki fungsionalitas :

Document Management System (DMS) : Untuk menghandle dokumen yang dimiliki perusahaan/organisasi
Kolaborasi : Kolaborasi dalam ECM bisa difasilitasi melalui portal/site
Workflow : Untuk membuat task terhadap user yang diinginkan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan
Web Content Management : Untuk mengelola, membuat dan menyampaikan konten dengan mudah
Record Management : Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali content/informasi yang dianggap penting bagi perusahaan atau organisasi.

Enterprise Content Management meningkatkan aliran informasi dalam perusahaan yang bisa meningkatkan produktivitas. ECM membantu organisasi dalam mengelola informasi dan content menjadi terstruktur.

Keuntungan menggunakan Enterprise Content Management :

Menyimpan knowledge yang terkandung dalam content agar terstuktur
Mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam penyaluran informasi
Meningkatkan produktivitas dalam aktivitas kantor
Meminimalisir hilangnya informasi/content
Dapat melakukan kolaborasi
Dapat diakses dimana saja dan kapan saja
Dapat mengatur akses informasi/content tertentu terhadap user yang spesifik, sehingga bocornya informasi/content akan berkurang
Dapat menelusuri jejak audit dari suatu informasi/content
Mempermudah dan mempercepat dalam pencarian suatu informasi/content yang spesifik

Salah satu tools/system Enterprise Content Management adalah Alfresco. Alfresco merupakan Enterprise Content Management dengan lisensi open source.

Alfresco telah masuk Gartner MQ untuk posisi Challenger.

Alfresco membantu lebih dari 1.300 organisasi industri terkemuka, termasuk Cisco, Pitney Bowes, Museum Hak Asasi Manusia Kanada, Departemen Angkatan Laut AS, Kepala Staf Gabungan, dan NASA

Book a meeting

Alfresco dilengkapi dengan fitur yang lengkap untuk memberikan solusi bagi perusahaan dari permasalahaan yang terkait informasi/content.

Fitur Implementasi Enterprise Content Management dengan Alfresco :

Advance Search functionality. Alfresco dapat melakukan pencarian berdasarkan kata pencarian atau isi dari informasi/content
Easy to Use. User akan familiar dengan Alfresco karena menyerupai explorer (File Explorer pada Windows dan Finder pada Mac) yang telah digunakan user sehari -hari. Selain itu,untuk mengupload dokumen dapat dilakukan dengan mudah menggunakan drag & drop
Workflow Engine : Untuk membuat task pada user tertentu yang dapat melakukan revisi, review, approval dan disapprove pada informasi/content maupun dokumen secara efektif
Integrasi dengan Google Dosc, Ms Office, LDAP, dan Active Directory
Versioning : Menambahkan versi informasi/content maupun dokumen secara otomatis dan menyimpan history dari versi dokumen tersebut
Pengaturan Role, Permission & Security : Dengan Alfresco kita dapat menambahkan permission terhadap content/informasi kepada user yang spesifik
Collaboration Site: Sharing documents, Calendar, Discussion, blogs, links, Datalist. Dengan adanya Collaboration Site dapat mempercepat penyebaran informasi secara cepat dan akurat
Expired Document reminder : Untuk menampilkan notifikasi jika terdapat informasi/content yang memiliki masa berlaku. Notifikasi akan tampil melalui email dan dashlet di halaman utama Alfresco
Integrasi dengan Aplikasi Lain Menggunakan CMIS Web Services
Fitur Comment / Diskusi : Dengan adanya fitur comment atau diskusi, user dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan suatu informasi atau proses bisnis.

Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.

By softbless

Alfresco, Document Management System, Document Reminder, Enterprise Content Management, Tanda Tangan Digital

11 Des

Tutorial Instalasi Alfresco 4.2.b di Linux

Tutorial Instalasi Alfresco 4.2.b di Linux
Untuk proses instalasi alfresco pada Linux dan Windows adalah sama.
Berikut screenshot proses instalasi Alfresco 4.2.b pada Linux:

1. Pemilihan bahasa

2. Setup Alfresco community

3. Tipe Instalasi
Pilih Advance-Configures server ports and services properties

4. Pilih Aplikasi yang diinginkan

5. Pilih di path mana untuk menyimpan folder alfresco yang diinstal

6. Masukan port untuk server database

7. Masukan ip address dan port untuk tomcat Contoh di bawah adalah ip address untuk localhost

8. Masukan port untuk FTP server

9. Masukan port untuk remote commands

10. Masukan password untuk aplikasi Alfresconya

11. Masukan port untuk SharePoint

12 Instal alfresco as a service?

13. Masukan port untuk LibreOffice

14. Persiapan untuk instalasi Alfresco

15. Proses instalasi Alfresco

16. Instalasi Alfresco telah selesai

17. Starting servers

18. Setelah itu maka aplikasi langsung mengarah ke browser
Masukan username dan password yang sudah kita buat pada tahap instalasi Alfresco
Username adalah admin
Password sesuai dengan pada saat tahap instalasi alfresco
Setelah itu klik login

19. Tampilan Alfresco dalam browser

By softbless

Alfresco, Document Management System

10 Des

Tutorial Instalasi Alfresco 4.2.b di Windows

Tutorial Instalasi Alfresco 4.2.b di Windows
Untuk proses instalasi alfresco pada Linux dan Windows adalah sama.
Berikut screenshot proses instalasi Alfresco 4.2.b pada Windows:

1. Pemilihan bahasa
Pilih Bahasa Inggris.
OK

2. Setup Alfresco community

3. Tipe Instalasi Pilih Advance-Configures server ports and services properties

4. Pilih Aplikasi yang diinginkan

5. Pilih di path mana untuk menyimpan folder alfresco yang diinstal

6. Masukan port untuk server database

7. Masukan ip address dan port untuk tomcat Contoh di bawah adalah ip address untuk localhost

8. Masukan port untuk FTP server

9. Masukan port untuk remote commands

10. Masukan password untuk aplikasi Alfresconya

11. Masukan port untuk SharePoint

12. Masukan port untuk LibreOffice

13. Pilih tipe konfigurasi untuk startup tomcat dan databasenya

14. Persiapan untuk instalasi Alfresco

15. Proses instalasi Alfresco

16. Proses instalasi database

17. Proses Instalasi module Alfresco

18. Instalasi Alfresco telah selesai

19. Setelah itu maka aplikasi langsung mengarah ke browser
Masukan username dan password yang sudah kita buat pada tahap instalasi Alfresco
Username adalah admin
Password sesuai dengan pada saat tahap instalasi alfresco
Setelah itu klik login

20. Tampilan Alfresco dalam browser

By softbless

Alfresco, Document Management System

28 Nov

Alfresco Meetup November 2012, Jakarta - Indonesia

November ini akan diadakan kembali Alfresco Meetup, Jakarta, Indonesia yang sebelumnya sudah secara rutin diadakan setiap bulan sejak bulan Juni 2011.

Pertemuan diadakan pada tanggal 29 November 2012 dengan topik diskusi ;

Recap Alfresco Developer Conference yang diadakan awal November lalu
Adaptive Case Management Toolbox

Venue:
Elite Club Meeting Room, Epicentrum,
Komplek Rasuna Epicentrum, Rasuna Said Kav C22
Jakarta, Indonesia
(lokasi tempatnya pas di belakang Pasar Festival)

Informasi yang sama bisa dilihat di :

www.meetup.com/Alfresco/Jakarta-ID/834082/

By softbless

Alfresco, Document Management System

21 Nov

Performance Tuning di Liferay

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam meningkatkan performansi Liferay:

1. Properties
Ada beberapa konfigurasi pada portal-ext.properties yang dapat meningkatkan performance:
last.modified.check=false
Disable checking last modified date on server side CSS and Javascript
theme.css.fast.load=true
Load the theme’s merged CSS files for faster loading for production
javascript.fast.load=true
Load the javascript files for faster loading for production

2. Servlet Filters
Disable semua servlet filter yang tidak digunakan
 SSO CAS
 SSO NTLM
 SSO OpenSSO
 Sharepoint Filter
Comment semua servlet filter yang tidak digunakan pada file: liferay-portal-6.0.6\tomcat-6.0.29\webapps\ROOT\WEB-INF\web.xml

3. Portlet
Disable semua portlet yang digunakan dengan cara comment pada file: liferay-portal-6.0.6\tomcat-6.0.29\webapps\ROOT\WEB-INF\liferay-portlet.xml

4. Memori
Meningkatkan JVM Tuning dengan mengedit file : \liferay-portal-6.0.6\tomcat-6.0.29\bin\setenv.bat

JAVA_OPTS="$JAVA_OPTS -Dfile.encoding=UTF8 -Duser.timezone=GMT -XX:NewSize=700m -XX:MaxNewSize=700m 
-Xms2048 -Xmx2048m -XX:MaxPermSize=256m -XX:+UseParNewGC -XX:+UseConcMarkSweepGC 
-XX:+CMSParallelRemarkEnabled -XX:SurvivorRatio=20 -XX:ParallelGCThreads=8"

Jika Memori server di atas 8 GB dengan 4 Prosesor.

By softbless

Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

21 Nov

Online Preview di Liferay

Langkah-langkah Instalasi Online Priview di Liferay pada Linux:
1. Install ImageMagick:
apt-get install imagemagick
2. Login sebagai Administrator Portal
3. Arahkan ke ControlPanel -> Administrasi Server
4. Pada menu tabs pilih External Service
5. Untuk mengaktifkan ImageMagick, centang pada enable ImageMagick
6. Isi Path dengan /usr/bin , cara mengetahuinya dengan mengetikkan di terminal:
"which convert"

Default settings:

imagemagick.resource.limit.area=2GiB
#imagemagick.resource.limit.disk=16GiB
#imagemagick.resource.limit.file=256
imagemagick.resource.limit.map=1GiB
imagemagick.resource.limit.memory=2GiB
#imagemagick.resource.limit.thread=2
#imagemagick.resource.limit.time=3600

note: "sign # is not filled"
Default setting:

Ubah menjadi:

imagemagick.resource.limit.area=3GiB
imagemagick.resource.limit.disk=10GiB
imagemagick.resource.limit.file=512
imagemagick.resource.limit.map=3GiB
imagemagick.resource.limit.memory=2GiB
imagemagick.resource.limit.thread=1
imagemagick.resource.limit.time=3600

Referensi:

By softbless

Enterprise Portal, Liferay, Portal Intranet

20 Nov

Mengintegrasikan Openoffice pada Liferay

Installasi OpenOffice dalam Sistem Operasi Anda:
Jika Sistem Operasi Anda adalah XP / Windows7 Ikuti Langkah-langkah Berikut:
1. Instal OpenOffice.org v2.0.3 atau versi lainnya.
2. Arahkan ke C: \ Program Files \ OpenOffice.org \ Program folder pada command prompt dan jalankan perintah berikut:
3. soffice-headless-menerima = "socket, host = 127.0.0.1, port = 8100, URP,"-nofirststartwizard.
4. Lalu Restart.

Jika Sistem Operasi Linux Anda Ikuti Langkah-langkah Berikut:
1. Instal Paket OpenOffice v2.0.3 atau versi lainnya.
2. Jalankan Command Prompt berikut dari Command
cd /usr/lib/libreoffice/program/.
3. sudo ./soffice --headless --accept="socket,host=127.0.0.1,port=8100;urp;" --nofirststartwizard.
4. Lalu restart

Aktifkan OpenOffice Dalam Liferay:
1. Login sebagai Administrator Portal.
2. Arahkan ke ControlPanel -> Administrasi Server.
3. Pada menu tabs pilih External Service.
4. Untuk mengaktifkan OpenOffice pilih kotak centang pada enable openoffice .
5. Jika Anda ingin mengubah port Anda dapat mengubahnya.
6. Kemudian Simpan Pengaturan.

Melaksanakan fungsi Open Office di konten web portlet:
1. Sekarang di portal Anda menambahkan portlet Web Content Display dalam salah satu halaman Anda.
2. Kemudian arahkan ke halaman konfigurasi portlet anda.
3. Pilih Add Web Content lalu tuliskan Title dan isi informasi yang akan di buat,
4. Klik Publish.
5. Maka akan muncul articel yang telah di buat tadi.
6. Pada portlet Web Content Display
Arahkan ke Pengaturan/Options -> pilih Configuration
Dibawah Enable Conversion To kita centang PDF, DOC, TXT, ODT, RTF.
7. Kemudian simpan.
8. Maka akan muncul pilihan Convert PDF, DOC, TXT, ODT, RTF.

By softbless

Enterprise Portal, Integrasi Liferay, Liferay, Portal Intranet

20 Nov

Fitur Baru Dalam Alfresco Versi 4.2a

Pada minggu kedua pada bulan Oktober 2012, Alfresco telah mengeluarkan versi baru Alfresco Community Edition terbaru, yaitu Alfresco Versi 4.2a. Terdapat beberapa fitur-fitur baru dalam Alfresco Versi 4.2a. Berikut ini beberapa fitur-fitur baru dalam Alfresco Versi 4.2a.

1. Kemampuan proses pengunduhan berkas .zip secara banyak dan berbagi cepat (quick sharing)
Dengan menggunakan fitur ini, hanya dengan mengklik “share” para pengguna akan mampu berbagi berkas yang sedang dibuka secara langsung dan serta secara otomatis fitur ini akan membuat tautan singkat pada berkas yang dibagi. Selain itu juga pemilihan berkas secara ganda atau banyak, juga dapat dilakukan. Proses pengunduhan juga dapat dilakukan dengan bantuan paket single zipped.

2. Peningkatan pada fitur share dashlets
Beberapa fitur baru dalam fasilitas ini diantaranya: tampilan tata letak yang lebih berkesan, tampilnya alamat berkas yang sedang dipilih di dalam subkategori gambar, dan bertambahnya tampilan dalam fasilitas lightbox.

Tampilan Baru Dashlets

Perintah baru:
Perintah baru dalam share dashlets ini yaitu, perintah “filter all” yang ada sebelumnya, sekarang dibagi menjadi kategori “active” dan “completed” dan pemberian nomor halaman juga dilakukan.

Perubahan Konten:
Selain pada perintah penyaringan, terdapat juga fitur konversi dashlet, yang bertujuan untuk membagi proses pemuatan (loading) yang bertujuan meningkatkan kecepatan ketika menampikan dashboard.

3. Integrasi google docs yang lebih baik
Sekarang para pengguna Alresco 4.2a, mampu membuat atau mengubah dokumen google docs dalam layanan google docs, lebih mudah dan dapat terintegrasi dengan baik. Dengan adanya integrasi google docs dan Alfresco, para pengguna dapat langsung menggunakan sistem ini secara langsung dan semua kegiatan yang terjadi dapat dicatat dan direkam oleh fitur ini.

4. Springsurf 1.2
Dengan fitur ini, pengguna tidak perlu lagi membersihkan rekaman pada saat melakukan aktifitas penjelajahan internet (yaitu perintah “clear internet cache”). Para pengguna Alfresco 4.2a secara langsung dapat menikmati fitur ini begitu mereka telah menjalankan edisi Alfresco baru ini. Sehingga para pengguna tidak perlu repot-repot melakukan aktiftas pembersihan catatan arsip-arsip sementara secara rutin.

Dengan bantuan fitur ini pula, para pengguna akan mampu menikmati ruang penyimpanan yang lebih luas dalam perangkat yang mereka gunakan. Dimana beberapa arsip akan tersimpan sebagai arsip sementara dalam perangkat yang digunakan ketika para pengguna melakukan browsing (jelajah internet).

Selain itu, dengan adanya konfigurasi fitur RemoteClient, banyak konfigurasi penuh yang dapat dilakukan. Diantara konfigurasi yang secara penuh dapat dilakukan yaitu: timeouts, ukuran buffer, pengaturan http proksi, pengaturan tcp, pengaturan daftar buka/tutup html tag yang tidak aman ketika melakukan perubahan pada halaman wiki dan tampilan baris html dari Alfresco.

5. Dashboard dashlets yang baru
Pencarian Situs:
Pencarian situs yang dimiliki fasilitas dashlets ini mengizinkan para penggunanaya melakukan pencarian fts-alfrrsco dan secara langsung dapat melihat potongan tampilan hasil pencaraian situs yang ditemukan. Selain itu, para pengguna juga dapat mengatur, hanya menampilkan situs-situs tertentu yang diinginkan (di dalam dasboard). Gambar dibawah merupakan contoh hasil pencarian dalam fitur pencarian situs.

Potongan Gambar Site Search

Pencarian Tersimpan :
Sama halnya dengan fitur pencarian situs, namun baris perintah hasil pencarian sebelumnya yang ada dalam fitur ini hanya ditujukan oleh pengelolah situs (site manager). Dimana hanya pengelolah situs saja yang berhak mengakses panel pengaturan dashlet ini. Artinya, proses penyaringan yang hanya dapat dilakukan pengelolah situs ini mampu membantu dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan, sehingga fitur sintaks fts-alfresco ini sangat membantu para penggunanya khususnya pengelolah situs. Judul dashlets juga dapat dirubah melalui kontrol panel, sehingga membantu para penggunanya mengenali dashlets apa yang sedang dibuka.

Contoh Tampilan Fitur Pencarian tersimpan

My Discussion:
Panel dashlets juga mampu menampilkan kiriman yang terdapat dalam forum sehingga para pengguna dapat berdiskusi, membuat, dan membalas kiriman secara langsung.

My Discussion dashlets

6. Tampilan media galeri yang lebih bervariasi untuk document library
Versi awal yang dimiliki oleh fitur penampilan gambar dalam galeri kini telah tersedia dalam tampilan dokumen pada document library. Tampilan baru ini lebih menarik dan atraktif. Tampilan baru ini mendukung fitur standar bagi document library, yaitu diataranya: pemilihan multi-arsip, proses upload yang dapat dilakukan secara drag and drop (tarik dan letakkan), serta fitur baru lainnya seperti kemampuan merubah ukuran tampilan dokumen secara langsung sehingga mampu tampil secara dinamis, khususnya perubahan tampilan ukuran gambar dalam document library.

Tampilan Media Gallery

7. Sinkronisasi desktop dropbox bagi usaha anda
Alfresco tidak hanya mengeluarkan fitur baru bagi para pengguna komunitas, tapi juga mengeluarkan Desktop Sync Client pada Alfresco Community 4.2a, Alfresco Enterprise atau Alfresco cloud. Pengaturan layanan dropbox dapat dengan mudah dikenali oleh para pengguna Alfresco, khususnya dengan fitur baru Alfresco Desktop Sync.

By softbless

Alfresco, Document Management System, Enterprise Content Management