Document Management System

Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Beberapa permasalahan terkait dokumen yang biasa terjadi dalam aktivitas pekerjaan :

• Sulitnya Menemukan Dokumen Secara Spesifik.

  Mencari dokumen tertentu sering kali tidak mudah. Terutama ketika pencarian harus secara spesifik. Misalnya, mencari dokumen yang pembuatannya dalam periode tertentu dengan deskripsi, nomor dokumen, dan proyek terkait.

• Kesulitan Mencari Dokumen Versi Terbaru.

  Saat menggunakan format penamaan dokumen yang berbeda, sulit untuk menentukan versi terbaru dari suatu dokumen. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan serta risiko menggunakan informasi versi yang lama.

• Kesulitan dalam Melacak Dokumen Fisik.

  Pelacakan lokasi dokumen fisik, membutuhkan upaya yang tak sedikit mulai dari mencari tahu posisi dokumen, mengambil, sampai mengantarnya ke pihak yang membutuhkan. Proses ini sangat memakan tenaga dan waktu serta rentan mengalami kesalahan.

• Keterbatasan Ruang Penyimpanan untuk Dokumen Fisik.

  Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik membutuhkan ruang yang cukup besar, terutama jika perusahaan masih mengandalkan arsip kertas. Seiring berjalannya waktu, volume dokumen yang semakin bertambah bisa menghabiskan ruang kantor yang seharusnya bisa terpakai untuk keperluan lain.

• Tingginya Resiko Kehilangan Dokumen.

  Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko, seperti hilang akibat kesalahan manusia, rusak karena usia, atau terkena bencana seperti kebakaran dan banjir. Jika dokumen penting tidak memiliki salinan atau cadangan, maka kehilangan ini bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.

• Keterbatasan dalam Pengaturan Hak Akses dan Keamanan Dokumen.

  Dalam sistem pengelolaan dokumen yang kurang fleksibel, pengaturan hak akses sering menjadi kendala. Dokumen bisa terlalu mudah diakses sehingga rentan, atau terlalu terbatas hingga menghambat pekerjaan.

Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.

Keuntungan Menggunakan Document Management System

• Peningkatan Produktivitas.

  DMS memungkinkan akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan. Jadi, setiap orang menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Dengan demikian, DMS akan membantu agar dapat lebih fokus pada tugas strategis tanpa membuang waktu mencari dokumen.

• Cost Efficiency.

  Dengan mengelola dokumen secara digital, perusahaan dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas dan tinta.Selain itu, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, sehingga biaya operasional dapat ditekan.

• Robust Security dalam Document Management System.

  Fitur seperti kontrol akses dan audit trail memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.

• Mempercepat Akses ke Dokumen yang Diperlukan.

  DMS memudahkan perusahaan menemukan dokumen secara instan tanpa harus memilah berkas fisik, sehingga lebih efisien dalam waktu dan tenaga. Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.

• Mempercepat Sharing dan Distribusi dan Sharing Dokumen.

  DMS memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di antara tim di satu departemen dengan departemen lainnya. DMS membuka akses yang mudah dan cepat ke dokumen, dari mana saja dan kapan saja.

• Mengakses Document Management System dari Berbagai Lokasi.

  Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen kapan pun dan di mana pun. Hal ini akan mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau Work From Anywhere (WFA).

• Mengatur Hak Akses dengan Lebih Spesifik (Security).

  Kehadiran DMS, juga memungkinkan pengaturan akses kontrol yang spesifik. Hal ini akan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang bisa melihat hingga mengedit dokumen tertentu. Administrator bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.

• Menelusuri History Audit Trail Perubahan Dokumen.

  Adanya fitur audit trail, memungkinkan perusahaan bisa memastikan seluruh aktivitas mengenai dokumen bisa tercatat dan dapat teraudit. Dengan ini, penggunaan DMS mampu meningkatkan kepatuhan dan transparansi.

• Mempermudah pencarian.

  Dengan fitur Search Engine, DMS membantu mengurangi waktu yang dihabiskan dalam mencari dokumen.

Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.

Fitur-fitur yang dimiliki Alfresco Document Management System

• Search Engine. Dengan Alfesco kita bisa melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen).
• Integrasi dengan Mesin Pemindai (Scanner).
• User Friendly.User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
• Tanda Tangan Digital untuk verifikasi dan memastikan keaslian dokumen dan pembuatnya.
• Centralized Document Repository.Sistem DMS menyimpan dokumen perusahaan secara tersentralisasi.
• Taxonomy : Category dan tagging.
• Workflow Engine,untuk revisi, review dan approval dokumen. Kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik Document Management System di perusahaan kita
• Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
• Check in and Check Out, untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.
• Link (relasi) antar dokumen.Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.
• Custom Metadata atau Document properties. Metadata./Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima
• Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Online Preview untuk dokumen dan file media.
• Versioning.Setiap versi dokumen bisa dilacak secara otomatis oleh DMS. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
• Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
• Penambahan watermark saat download.
• Fitur Comment memampukan user berdiskusi tentang dokumen tersebut.
• Pengaturan Role, Permission dan Keamanan.
• Audit Trail.Telusuri aktivitas user mulai dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
• Automasi (Rules) untuk mentrigger action tertentu berdasarkan beberapa kriteria yang dipilih.

Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.

Best Practice dalam Implementasi Document Management System