Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet.

Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.

Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:

Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.

Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.

Chat via Whatsapp

Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder

Pengguna seolah – olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan

Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda

Alfresco telah terdaftar sebagai Leader dalam Forrester Wave dan Gartner Magic Quadrant.

Banyak perusahaan dari seluruh dunia yang telah mengimplementasi Alfresco seperti Nasa, Cisco dan sebagainya

Book a meeting

Jenis Dokumen yang Paling Membutuhkan Document Reminder

Departemen Legal & Kontrak

Dokumen seperti kontrak kerja sama dengan vendor, Perjanjian Kerahasiaan (NDA), Surat Perjanjian Sewa, serta kontrak proyek bersama klien memiliki batas waktu tertentu. Jika tanggal tersebut terlewatkan, perusahaan dapat dikenakan denda keterlambatan perpanjangan atau bahkan harus memproses dokumen tersebut dari awal lagi.

Departemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Departemen SDM bertanggung jawab atas berbagai hal, termasuk kontrak karyawan PKWT, sertifikasi kompetensi, izin kerja untuk tenaga asing (KITAS), dan masa berlaku asuransi karyawan. Dengan mengelola ratusan dokumen secara bersamaan, HR sering kali menghadapi risiko terlupakan tanggal perpanjangan jika tidak memiliki sistem pengingat otomatis. Departemen

Departemen Operasional dan Produksi

Izin operasional alat berat, Sertifikat K3, STNK untuk kendaraan operasional, izin lingkungan (AMDAL), serta Sertifikat kalibrasi alat ukur. Keterlambatan dalam perpanjangan izin operasional dapat mengakibatkan terhentinya seluruh proses produksi atau terkena sanksi dari regulasi yang ada.

Departemen Keuangan

Jaminan bank (bank guarantee), batas akhir pembayaran kontrak, masa berlaku Letter of Credit, sertifikasi audit — dokumen keuangan yang lewat jatuh tempo bisa berdampak langsung pada cash flow dan reputasi kredit perusahaan.

Departemen Teknologi Informasi

Lisensi software, sertifikat SSL/keamanan sistem, izin frekuensi, kontrak maintenance vendor IT — kedaluwarsa lisensi atau sertifikat keamanan bisa menciptakan celah keamanan siber yang serius.

Dengan Alfresco, seluruh mekanisme Document Reminder yang dijelaskan di atas — mulai dari konfigurasi tanggal expired, pengiriman notifikasi email otomatis multi-level, tampilan dashlet, hingga eskalasi ke atasan — dapat diimplementasikan dalam satu sistem manajemen dokumen yang terintegrasi penuh dengan fitur DMS lainnya seperti version control, workflow approval, dan audit trail.

Softbless mengimplementasikan Document Reminder menggunakan Alfresco, platform Enterprise Content Management (ECM) yang telah digunakan di lebih dari 5.000 perusahaan di seluruh dunia termasuk NASA dan Cisco, dan secara konsisten masuk dalam Gartner Magic Quadrant untuk kategori Content Services Platforms.
Dengan Alfresco, seluruh mekanisme Document Reminder dapat diimplementasikan dalam satu sistem DMS yang terintegrasi penuh dengan fitur DMS lainnya seperti version control, workflow approval, dan audit trail.

Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.