Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, versi digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenkripsi.
Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya
- Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
- Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
- Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
- Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
- Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
- Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
- Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Manfaat Tanda Tangan Digital :
- Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
- Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
- Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
- Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
- Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
- Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.
Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.Tampilan Fitur Tanda Tangan Digital dalam DMS :
Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Elektronik adalah sebagai berikut :
- Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
- Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
- Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
- Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
- Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
- User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
- Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
