20 Feb

Tool untuk membuat Custom Model dalam Alfresco

Beberapa waktu yang lalu, dalam salah satu proyek implementasi ECM - Alfresco, kami perlu mengimplementasikan content type dan metadata dokumen yang telah dirancang sebelumnya.
Ada sekitar 24 jenis dokumen, dan ada sekitar 100 metadata yang perlu dibuat dalam Alfresco. Dari 100 sekitar metadata tersebut, ada beberapa property yang shared property. Jika dihitung, setiap jenis dokumen rata-rata memiliki 15 metadata.
Jika menggunakan cara konvensional, kami memperkirakan akan butuh waktu sekitar 1 minggu untuk membuatnya. Lalu kami mencari cara ataupun tool yang bisa digunakan untuk mempersingkat proses pengerjaan, dan kami menemukan SIDE-Labs. Sidelabs merupakan IDE yang bisa dipakai developer untuk merancang custom model, bahkan workflow dalam Alfresco. Dengan menggunakan SIDE-Labs, akan sangat menghemat waktu pembuatan custom model.
Akhirnya hanya diperlukan waktu 1 hari untuk membuat 24 content types dan sekitar 100 metadata yang diperlukan. Sebagai bayangan, web-client-config-custom.xml memiliki sekitar 1700 baris kode, dan customModel.xml memiliki sekitar 2300 kode. Bayangkan jika developer harus melakukannya secara konvensional.
Jadi jika Anda berencana melakukan in house development dengan Alfresco, dan Anda memiliki jenis dokumen yang banyak, kami sangat menganjurkan untuk menggunakan SIDE-Labs sebagai tool.
By
,
Read More...

3 Feb

Liferay

Liferay Indonesia
Liferay adalah solusi Enterprise Portal dan Software Portal Intranet berlisensi open source,  yang bisa didapatkan jasa implementasinya di Indonesia melalui kami. Liferay menjadi satu-satunya solusi open source yang menjadi leader dalam Gartner Magic Quadrant, sebagai head to head competitor dengan Oracle Webcenter, IBM websphere, Microsoft Sharepoint, SAP Netweaver dan Opentext portal. Liferay merupakan solusi yang efektif untuk kolaborasi dan komunikasi dalam perusahaan, content management dan knowledge management.

Beberapa fitur-fitur khusus yang ada pada Liferay antara lain sebagai berikut:

  • Integrasi Portal Perusahaan yang Fleksibel, Liferay Portal memungkinkan pengguna, administrator dan pengembang mengintegrasikan konten dan layanan dari aplikasi backend dalam beberapa metode, termasuk didalamnya SOAP, REST, RSS serta API.
  • Out of the box tools, beberapa fungsionalitas bawaan yang ada dalam Liferay :Liferay CMS, Collaboration, document management dan social networking. Beberapa portlet yang siap pakai antara lain : Calendar, Blog, Document Management, Wiki, Image Gallery, Chat Portlet
  • Secure Single Sign On (SSO)
  • Flexible Customization, seorang administrator dapat melakukan penyesuaian, melakukan perubahan, menambah pengguna atau atribut perubahan seperti nama, perusahaan, tanggal, atau informasi lain yang dianggap penting, kesemuanya dapat dilakukan tanpa adanya modifikasi secara teknis.
  • User personalization, dengan hak akses yang sesuai, maka pengguna berhak untuk melakukan atau mengkonfigurasi halaman portal dengan menambahkan, menghapus, atau mengisi posisi konten. Pengguna juga bisa menyimpan data-data kompresi dan nantinya dibagikan kepada pengguna lainnya yang masih dalam satu jaringan.

Service yang kami berikan terkait Liferay :

  • Liferay development
  • Liferay consulting
  • Implementasi Liferay
  • Custom Portlet Development
  • Liferay Customization
  • Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
  • Konfigurasi Single Sign On (SSO)
  • Custom Workflow with Kaleo from Liferay
  • Training
  • Pelatihan
  • Liferay Support & Maintenance
  • Integrasi Alfresco dan Liferay
  • Custom Theme Development
  • Enterprise Application Integration
  • Liferay Performance Tuning
  • Search Engine Optimization (SEO) for Liferay
  • Portal Upgrade
  • Web Services
  • Service Oriented Architecture (SOA) Based Integration
  • High Availability Configuration (Clustering and Load Balancing)
Softbless Solutions telah memiliki banyak pengalaman dan juga resources sebagai penyedia jasa implementasi Liferay di Indonesia, jadikan kami partner Anda dalam implementasi Liferay Indonesia, hubungi kami di sini.
By
, , , , ,
Read More...

12 Nov

Change Management untuk Implementasi Enterprise Content Management - Softbless

Implementasi Enterprise Content Management(ECM) System berbeda dengan implementasi software. Untuk software, kita bisa sekedar memberikan training kepada End User.

Tapi untuk sistem, selain training, ada change management yang perlu
dilakukan untuk mencapai suksesnya implementasi sistem, yaitu :

Sosialisasi Sistem kepada End User
Keterlibatan End USer ajak awal
ECM yang User oriented
Reward
Sosialisasi sistem kepada End User.

Sosialisasi perlu dilakukan agar User memiliki ekspektasi yang benar terhadap
sistem. Dan User bisa membayangkan bagaimana aktivitas yang akan dilakukan di
kemudian hari. Pada dasarnya manusia itu cenderung enggan untuk berubah dalam
segala hal, termasuk dalam aktivitas kantor sehari-hari.

Untuk mengurangi penolakan dari End User bisa dilakukan sosialisasi.
Sosialisasi yang bisa dilakukan bisa berupa :

Forum yang dihadiri pihak manajemen. Untuk memberikan sinyal bahwa
implementasi sistem ini didukung oleh pihak manajemen. Pendekatan Top-Down dalam
implementasi sistem cenderung lebih berhasil. Dalam forum ini jangan membahas
secara teknis tentang sistem ECM, namun lebih ke menekankan ke benefit dari ECM
ini

Jika tidak mungkin mengadakan forum, maka bisa melalukan pemberitahuan melalui
majalah perusahaan ataupun company newsletter

Keterlibatan End User sejak awal

Dari kick off project, End User harus senantiasa dilibatkan. Mereka bisa
ditanyai masukan-masukan yang berguna bagi mereka. Dengan seperti ini, End User
memiliki sense of belonging terhadap sistem ini. Masukan dari mereka mungkin
tidak bisa dipenuhi semua, tapi setidaknya dengan melibatkan mereka, mereka akan
lebih merasa memiliki kepentingan terhadap sistem ini.

ECM yang User Oriented.

Mayoritas ECM bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Namun yang paling
penting adalah bagaimana mengkustomisas sistem ECM agar User Oriented. Dimulai
dari hal-hal kecil seperti

Apa informasi yang harus ditampilkan di frontpage, saat user pertama kali
login

Struktur folder untuk divisi dalam ECM harus disesuaikan dengan struktur
folder yang sudah ada di masing-masing komputer End User.


Reward 

Untuk lebih memotivasi End User bisa juga digunakan reward, contohnya divisi
yang pertama kali menggunakan ECM secara full, akan mendapat reward contohnya
voucher belanja dengan nilai tertentu untuk setiap stafnya.
By
,
Read More...

22 Apr

Alfresco DMS, Solusi Sistem Pengelolaan Dokumen Anda yang Terpercaya

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Sistem pengelolaan dokumen merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda. Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari. Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan jasa solusi portal sumber terbuka, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.
By
, ,
Read More...

27 Mar

Keuntungan Yang Didapat Dari Implementasi ECM

Apa saja keuntungan yang didapat suatu perusahaan jika menerapkan Enterprise Content Management (ECM)?

Efisiensi

  • Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi.
  • Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis.
  • Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space.
  • Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.


Mengurangi Storage
Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.

Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel
Waktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.

Flexible Indexing
Dokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam ECM dan bisa di-index untuk full text searching.

Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel
ECM bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). ECM juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut.


Mengendalikan Distribusi Dokumen
Imaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.

Meningkatkan Security
ECM menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. ECM menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual.

Disaster Recovery
ECM menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan ECM juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi.

No Lost Files
Kehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan ECM, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di ECM, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.

Pengarsipan Digital

Sumber : 

www.contentmanager.eu.com/dmsbens.htm

 

By
,
Read More...

27 Mar

Fungsionalitas dari ECM (Enterprise Content Management)

Beberapa fungsionalitas yang tercakup dalam Enterprise Content Management (ECM) :

  • Document management : Fungsi Check-in/checkout control, versioning, dan security (permission).
  • Web Content Management - ability to remove the webmaster bottleneck, managing dynamic content and content authoring, general ease of use
  • Records management – Kemampuan untuk mematuhi hukum dan regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen, pengarsipan dan otomasi penyimpanan dan penghapusan.
  • Document capture dan document imaging untuk mengelola dokumen dalam bentuk kertas, mulai dari proses scanning sampai menjadi format elektronik.
  • Document Sharing yang tersentralisasi dan mendukung kegiatan bisnis yang ada, dan mengatur hak akses setiap user.
  • Workflow untuk mendukung proses bisnis, memberikan suatu task, dan membuat audit trail untuk content.

Sumber : 

www.contentmanager.eu.com/ecmq.htm



By
,
Read More...

27 Mar

Apakah Perusahaan Kami Memang Perlu Implementasi ECM?

Larry Oliver dari FileHold Systems  memberikan list pertanyaan yang bisa mengindikasikan bahwa Anda bisa memanfaatkan ECM
untuk menunjang aktivitas bisnis di perusahaan Anda :

  • "Bagaimana caranya kita bisa menyingkirkan semua kertas ini dan mengurangi filing cabinet dan biaya penyimpanan off site?”
  • "Setiap versi dari kontrak ini berbeda, versi mana yang terbaru? Dan siapa yang mengerjakan versi terbaru tersebut? "
  • "Bagaimana caranya melakukan pencarian spesifik untuk dokumen atau file dengan suatu keyword tertentu? "
  • "Saya memerlukan system yang bisa mengingatkan saya dan memberikan akses cepat ke dokumen yang perlu saya edit/perbaharui. "
  • Semua orang bisa mengakses file dan dokumen saya. Apakah saya bisa membatasi siapa saja yang bisa membaca dan siapa saja yang bisa edit dokumen dan file saya itu.
  • Kenapa lama sekali untuk mendapatkan 5 approval untuk dokumen yang direvisi?
  • "Bagaimana kita bisa mematuhi regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen?"
  • “Setiap kantor cabang memiliki file tersendiri untuk topik yang sama. Duplikasi yang tidak perlu!”
  • Sumber : http://www.bstormweb.com/fileholdprofile.html
     
By
,
Read More...

20 February 2011   By    Alfresco, Document Management System