23 Mei

Setting SSO - CAS dan Alfresco

Untuk file-file konfigurasi CAS dapat diambil dari https://www.softbless.com/files/alfresco/CAS/deployment.zip

Prerequisite:

  • Alfresco dan CAS harus menggunakan protokol HTTPS
  • Katakan saja CAS menggunakan port 433 dan Alfresco 9443
  • Setting Alfresco agar redirect dari port 8080 ke 9443
  • Pastikan Alfresco dan CAS dapat diakses dengan menggunakan domain name (tidak disarankan menggunakan IP Address), pada tutorial di bawah ini:
    • Alfresco = http://alfresco.local
    • CAS = http://cas.softbless.local 

Form Login CAS

1.       Tambahkan konfigurasi di bawah ini pada alfresco-global.properties:

#CAS

authentication.chain=cas:external

2.       Copy service.xml ke C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension

3.       Copy commonValues.properties ke C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\messages

# CAS

cas_url=https://cas.softbless.local:443

cas_alfresco_url=https://alfresco.local:9443/alfresco

4.       Copy folder mycompany ke dalam C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\templates\webscripts\org

5.       Copy custom-slingshot-application-context.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension. Pastikan berisi seperti di bawah ini:

<!-- Override Logout Controller - to expire Alfresco tickets -->

<bean id="logoutController" class="org.wwarn.cms.authentication.servlet.CASSlingshotLogoutController">

       <property name="cacheSeconds" value="-1" />

       <property name="useExpiresHeader"><value>true</value></property>

       <property name="useCacheControlHeader"><value>true</value></property>

       <property name="connectorService" ref="connector.service" />

       <!-- if blank assumes the same as Share -->

 

       <property name="casHost"><value>https://cas.softbless.local:443</value></property>

       <property name="casPath"><value>logout</value></property>

   </bean>

6.       Edit file share-config-custom.xml pada C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension :

<config evaluator="string-compare" condition="Server">

        <server>

<!-- Enable and adjust the following settings to allow for external access URLs to the

WebScript Framework - to return an externally accessible address for absolute url generation.-->

              <scheme>https</scheme>

              <hostname>alfresco.local</hostname>

              <port>9443</port>

        </server>

    </config>

    <!--Overriding endpoints to reference a remote Alfresco server &ndash;&gt;-->

    <config evaluator="string-compare" condition="Remote">

        <remote>

            <!-- Authenticator implementation used in CAS authentication scenario,

                overrides the default alfresco-ticket authenticator

                <class>org.alfresco.connector.AlfrescoAuthenticator</class> -->

            <authenticator>

                <id>alfresco-ticket</id>

                <name>Alfresco Authenticator</name>

                <description>Alfresco Authenticator</description>

                <class>org.mycompany.cms.authentication.CasAlfrescoAuthenticator</class>

            </authenticator>

            <!-- Connects to an Alfresco instance using ticket-based authentication,

                overrides the default alfresco connector to use ticket authenticator-->

            <connector>

                <id>alfresco</id>

                <name>Alfresco Connector</name>

                <description>Connects to an Alfresco instance using ticket-based authentication</description>

                <class>org.springframework.extensions.webscripts.connector.AlfrescoConnector</class>

                <authenticator-id>alfresco-ticket</authenticator-id>

            </connector>

            <!-- Endpoint using external authentication via CAS-->

            <endpoint>

                <id>alfresco</id>

                <name>Alfresco - user access</name>

                <description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require external user authentication

                </description>

                <connector-id>alfresco</connector-id>

                <endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>

                <identity>user</identity>

                <external-auth>true</external-auth>

            </endpoint>

        </remote>

    </config>

7.       Edit file webscript-framework-config-custom.xml pada C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension :

<config evaluator="string-compare" condition="Remote">

<remote>

<endpoint>

              <id>alfresco-noauth</id>

              <name>Alfresco - unauthenticated access</name>

<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that do not require authentication</description>

              <connector-id>alfresco</connector-id>

              <endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>

              <identity>none</identity>

       </endpoint>

       <endpoint>

              <id>alfresco</id>

              <name>Alfresco - user access</name>

<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description>

              <connector-id>alfresco</connector-id>

              <endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>

              <identity>user</identity>

       </endpoint>

       <endpoint>

              <id>alfresco-feed</id>

              <name>Alfresco Feed</name>

<description>Alfresco Feed - supports basic HTTP authentication</description>

              <connector-id>http</connector-id>

              <endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>

              <basic-auth>true</basic-auth>

              <identity>user</identity>

       </endpoint>              

       </remote>

</config>

<config evaluator="string-compare" condition="Remote">

<remote>

            <keystore>

                <path>alfresco/web-extension/alfresco-system.p12</path>

                <type>pkcs12</type>

                <password>alfresco-system</password>

            </keystore>

            <endpoint>

                <id>alfresco</id>

                <name>Alfresco - user access</name>

<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description>

                <connector-id>alfresco</connector-id>

                <endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/wcs</endpoint-url>

                <identity>user</identity>

                <external-auth>true</external-auth>

                <authenticator-id>alfresco-ticket</authenticator-id>

            </endpoint>

        </remote>

    </config>

8.       Edit file relogin.jsp pada C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\jsp, tambahkan code di bawah sebelum tanda %> response.addCookie(authCookie);

// deconnection CAS

response.sendRedirect("https://cas.softbless.local:443/logout");

9.       Copy library  alfresco-cas.jar dan cas-client-core-3.1.12.jar ke dalam folder C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\lib

10.   Copy file web.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF, pastikan code CASnya seperti di bawah ini :

<!-- Adding CAS Authentication filters and replacing Alfresco's default one -->

   <filter>

      <filter-name>Authentication Filter</filter-name>

      <filter-class>org.jasig.cas.client.authentication.AuthenticationFilter</filter-class>

      <init-param>

         <param-name>casServerLoginUrl</param-name>

         <param-value>https://cas.softbless.local:443/login</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>serverName</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>

      </init-param>

   </filter>

   <filter>

      <filter-name>CAS Validation Filter</filter-name>

      <filter-class>org.jasig.cas.client.validation.Cas20ProxyReceivingTicketValidationFilter</filter-class>

      <init-param>

         <param-name>casServerUrlPrefix</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:443</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>serverName</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>

      </init-param>

   </filter>

   <filter>

      <filter-name>Alfresco CAS Authentication Filter</filter-name>

      <filter-class>org.mycompany.cms.authentication.CasAuthenticationFilter</filter-class>

   </filter>

   <!-- End adding CAS authentication filters -->

11.   Copy library cas-client-core-3.1.12.jar, logoutCAS.jar, dan share-CAS.jar ke dalam folder C:\Alfresco\tomcat\webapps\share\WEB-INF\lib

12.   Copy file web.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\webapps\share\WEB-INF, pastikan code CASnya seperti di bawah ini :

<!-- Adding CAS Authentication filters -->

   <filter>

      <filter-name>CAS Authentication Filter</filter-name>

      <filter-class>org.jasig.cas.client.authentication.AuthenticationFilter</filter-class>

      <init-param>

         <param-name>casServerLoginUrl</param-name>

          <param-value>https://cas.softbless.local:443/login</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>serverName</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>

      </init-param>

   </filter>

   <filter>

      <filter-name>CAS Validation Filter</filter-name>

      <filter-class>org.jasig.cas.client.validation.Cas20ProxyReceivingTicketValidationFilter</filter-class>

      <init-param>

         <param-name>casServerUrlPrefix</param-name>

          <param-value>https://cas.softbless.local:443</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>serverName</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>allowAnyProxy</param-name>

         <param-value>true</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>proxyCallbackUrl</param-name>

         <param-value>https://alfresco.local:9443/share/proxyCallback</param-value>

      </init-param>

      <init-param>

         <param-name>proxyReceptorUrl</param-name>

         <param-value>/proxyCallback</param-value>

      </init-param>

   </filter>

   <filter>

      <filter-name>Alfresco CAS Authentication Filter</filter-name>

      <filter-class>org.mycompany.cms.authentication.CasAuthenticationFilter</filter-class>

   </filter>

   <!-- End adding CAS authentication filters -->

13.   Akses Alfresco dari IE alfresco.local:8080/share, akan redirect ke login CAS. Kemudian login akan muncul dashlet Alfresco.

Referensi:

ecmstuff.blogspot.com/2011/06/configuring-alfresco-for-sso-with-cas.html

holisticsecurity.wordpress.com/2011/02/19/web-sso-between-liferay-and-alfresco-with-cas-and-penrose-part-22/

akselsarchitecture.blogspot.com/2010/09/cas-sso-for-alfresco-33-and-share.html

blog.atolcd.com/?p=115

1 Sep

Alfresco Record Management

Arsip(Record) berbeda dengan dokumen, karena itu diperlukan penanganan yang juga berbeda.

Perbedaan dokumen dengan arsip :
 

Document ManagementRecord Management
Struktur file dan folder seringkali berubah, dibuat oleh UserSkema folder Arsip yang lebih  rigid, biasanya didefinisikan oleh organisasi/perusahaan
Dokumen dibuat sewaktu-waktu sesuai kebutuhanDibuat sebagai bagian dari proses bisnis atau transaksi bisnis
Dokumen bisa diubah sewaktu-waktuSesudah dideklarasikan sebagai record, tidak boleh berubah
Bisa dihapus sewaktu-waktu oleh UserDisimpan untuk dipertahankan selama periode waktu tertentu

Alfresco sebagai Document Management System, juga memiliki modul untuk pengarsipan elektronik (Electronic Filing/Record Management).

Beberapa fungsionalitas yang terdapat di dalam Alfresco Record Management :

  • Retensi & Disposisi
  • Hold/Freeze, Transfer
  • File Plan : Create kateogri yang diperlukan
  • Menangani arsip elektronik dan non elektronik
  • Pencarian Arsip & Laporan
  • Audit Trail
  • Setting Hak Akses
  • Metadata
  • Mendeklarasikan email sebagai arsip
  • Integrasi dengan Alfresco Document Management System/Enterprise Content Management
  • Online Preview
  • User based Custom Functionality :
    • Metadata
    • Event
    • Langkah Disposisi
    • Field Hasil Pencarian
    • Role

Screenshots

File Plan
File Plan
Rincian Arsip
Rincian Arsip
Audit Log
Audit Log
Disposisi dan Retensi
Disposisi dan Retensi
Hold and Freeze
Hold/Freeze
Pencarian Arsip
Pencarian Arsip
Transfer Arsip
Transfer Arsip
 

25 Jul

Alfresco Training - End User dan Administrator Training, 8-9 Agustus 2011

Summary
Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum. Alfresco telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk kategori Enterprise Content Management. Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Alfresco mampu menangani penanganan content berskala besar hingga jutaan content. Training ini akan membekali peserta training tentang tentang konsep Enterprise Content Management, dan konsep Alfresco pada khususnya, termasuk di dalamnya penggunaan dan administrasi Alfresco.

Jadwal
Training akan diadakan tanggal 8-9 Agustus 2011, pukul 08.30-16.00

Lokasi
Training akan diadakan di kantor PT Softbless Solutions, Komp Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 no 11, Jl Matraman Raya no 148, Jakarta Timur.

Fasilitas
Peserta akan mendapatkan modul, makan malam, dan sertifikat yang dikeluarkan Softbless.

Tentang trainer
  • Tiur Lumban Gaol, Softbless, merupakan Alfresco Certified Trainer, memiliki 3 tahun pengalaman dalam solusi Enterprise Content Management di antaranya ELO Document Management System dan Alfresco Enterprise Content Management System.
  • Togu Muara S, Softbless, telah terlibat dalam sejumlah proyek implementasi Alfresco, spesialisasi dalam konfigurasi infrastruktur Alfresco .

Biaya Training
Biaya training sebesar Rp 2.750.000.
Early Bird Fee : Rp. 2.500.000 untuk pendaftaran dan pembayaran sebelum tanggal 1 Agustus 2011
Pembayaran paling lambat diterima 3 hari sebelum training dimulai.

Kapasitas
Peserta terbatas maksimum hanya 8 orang, tidak ada minimum jumlah peserta.

Cara Pendaftaran
  • Isi formulir di : https://www.softbless.com/content/Alfresco-training-registration
  • Tranfer uang pendaftaran ke :
    • BCA, no rek : 342-8777877, a/n PT Softbless Solutions
  • Pembayaran diterima paling lambat 3 hari sebelum training
  • Pembatalan oleh peserta akan mendapatkan potongan :
    • 100% kurang dari 4 hari kerja
    • 50% kurang lebih dari 4 hari kerja

Silabus     

Training for  End User (hari ke-1):
  • Alfresco Concept Introduction
  • Space and Content Ownership & Management
  • Rules, Aspect, Category Concept
  • Check In-Check Out
  • Versioning
  • Running Workflow and Collaboration
  • Simple and Advanced Searching
  • Alfresco Share introduction

Administrator Training(hari ke-2):
  • Installing and setting up Alfresco
  • Configuring the repository
  • Configuring the file system
  • Troubleshooting the system
  • Maintenance, Migration and Security
  • Exporting and importing
  • Backing up and restoring the system
  • Security and permissions
  • Bonus - Alfresco Customization for :
  • Domain Model
  • Web Client Configuration    

Contact Person : 
Untuk informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :
  • Tuti Izzati, email : tuti@softbless.com telp : (021)85918058-59
  • Tiur Lumban Gaol, email : tiur@softbless.com telp : (021)85918058-59, HP : 0818181183

Remarks : 
Peserta wajib membawa laptop sendiri dengan konektivitas wireless. Softbless tidak menyediakan PC untk peserta training.

22 Apr

Alfresco DMS, Solusi Sistem Pengelolaan Dokumen Anda yang Terpercaya

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Sistem pengelolaan dokumen merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda. Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari. Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan jasa solusi portal sumber terbuka, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.

27 Mar

Keuntungan Yang Didapat Dari Implementasi ECM

Apa saja keuntungan yang didapat suatu perusahaan jika menerapkan Enterprise Content Management (ECM)?

Efisiensi

  • Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi.
  • Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis.
  • Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space.
  • Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.


Mengurangi Storage
Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.

Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel
Waktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.

Flexible Indexing
Dokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam ECM dan bisa di-index untuk full text searching.

Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel
ECM bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). ECM juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut.


Mengendalikan Distribusi Dokumen
Imaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.

Meningkatkan Security
ECM menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. ECM menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual.

Disaster Recovery
ECM menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan ECM juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi.

No Lost Files
Kehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan ECM, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di ECM, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.

Pengarsipan Digital

Sumber :

www.contentmanager.eu.com/dmsbens.htm

 

27 Mar

Fungsionalitas dari ECM (Enterprise Content Management)

Beberapa fungsionalitas yang tercakup dalam Enterprise Content Management (ECM) :

  • Document management : Fungsi Check-in/checkout control, versioning, dan security (permission).
  • Web Content Management - ability to remove the webmaster bottleneck, managing dynamic content and content authoring, general ease of use
  • Records management – Kemampuan untuk mematuhi hukum dan regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen, pengarsipan dan otomasi penyimpanan dan penghapusan.
  • Document capture dan document imaging untuk mengelola dokumen dalam bentuk kertas, mulai dari proses scanning sampai menjadi format elektronik.
  • Document Sharing yang tersentralisasi dan mendukung kegiatan bisnis yang ada, dan mengatur hak akses setiap user.
  • Workflow untuk mendukung proses bisnis, memberikan suatu task, dan membuat audit trail untuk content.

Sumber :

www.contentmanager.eu.com/ecmq.htm



27 Mar

Apakah Perusahaan Kami Memang Perlu Implementasi ECM?

Larry Oliver dari FileHold Systems  memberikan list pertanyaan yang bisa mengindikasikan bahwa Anda bisa memanfaatkan ECM
untuk menunjang aktivitas bisnis di perusahaan Anda :

  • "Bagaimana caranya kita bisa menyingkirkan semua kertas ini dan mengurangi filing cabinet dan biaya penyimpanan off site?”
  • "Setiap versi dari kontrak ini berbeda, versi mana yang terbaru? Dan siapa yang mengerjakan versi terbaru tersebut? "
  • "Bagaimana caranya melakukan pencarian spesifik untuk dokumen atau file dengan suatu keyword tertentu? "
  • "Saya memerlukan system yang bisa mengingatkan saya dan memberikan akses cepat ke dokumen yang perlu saya edit/perbaharui. "
  • Semua orang bisa mengakses file dan dokumen saya. Apakah saya bisa membatasi siapa saja yang bisa membaca dan siapa saja yang bisa edit dokumen dan file saya itu.
  • Kenapa lama sekali untuk mendapatkan 5 approval untuk dokumen yang direvisi?
  • "Bagaimana kita bisa mematuhi regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen?"
  • “Setiap kantor cabang memiliki file tersendiri untuk topik yang sama. Duplikasi yang tidak perlu!”
  • Sumber : http://www.bstormweb.com/fileholdprofile.html