Enterprise Content Management

Content Services Platform atau biasa dikenal dengan Enterprise Content Management merupakan suatu sistem atau metode yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen perusahannya. Dari mulai dokumen tersebut dibuat, direview, dipublish, disimpan maupun dimusnahkan segala life cycle dokumen tersebut dihandle secara elektronik. Setiap Perusahaan harus memiliki sistem penyimpanan dokumen yang baik dan efisien agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga produktivitas perusahaan akan meningkat. Dengan memiliki Content Services Platform tujuan tersebut akan lebih mudah terlaksana.

Tangani dokumen menjadi lebih rapitersusunefektif

Content Services Platform merupakan bagian dari Enterprise Content Management (ECM). Beberapa masalah yang biasa terjadi terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan :

• Hak akses atau permission (security) tidak dapat diatur secara fleksibel
• Resiko kehilangan dokumen perusahaan yang cukup tinggi, hal ini dikarenakan dokumen dalam bentuk fisik akan rentan sekali hilang atau rusak apabila tidak disimpan dengan baik. padahal dokumen tersebut merupakan aset penting dalam perusahaan.
• Dibutuhkan space/ ruangan dan lemari penyimpanan yang lebih setiap waktunya dikarenakan pertumbuhan dokumen perusahaan yang cukup tinggi dan masih bersifat fisik. seharusnya ruangan  dan lemari arsip tersebut dapat dimanfaat untuk keperluan lain.
• Dibutuhkan effort yang cukup besar dalam mengelola suatu dokumen, mulai dari mencari tau letak dokumen, review dokumen serta mendistribusikannya kepada pihak yang membutuhkan dokumen tersebut. hal ini dikarenakan pengelolaan dokumen yang masih bersifat manual belum elektronik.
• Akan sulit untuk menentukan mana dokumen versi terbaru dikarenakan biasanya setiap karyawan memiliki format penamaan dokumen sendiri, dan akan sulit untuk menemukan mana versi terbarunya.
• Agak sulit dalam menemukan suatu dokumen, apalagi dalam melakukan pencarian secara spesifik. misalnya pencarian dokumen yang dibuat dalam periode tertentu dan user tertentu.

Segala permasalahan diatas dapat diatasi dengan baik apabila perusahaan dalam pengelolaan dokumennya menggunakan Content Services Platform. Dengan banyak dokumen yang dimiliki oleh perusahaan makan diperlukan pula suatu sistem yang dapat berintegrasi sehingga pengelolaan dokumen dapat ditangani dengan baik.

Benefit yang diperoleh apabila menggunakan Content Services Platform :

• Pendistribusian dan sharing dokumen dilakukan lebih cepat
• Peningkatan produktivitas kerja yang tinggi dikarenakan lebih mudah dalam melakukan pencarian dan distribusi dokumen
• Akses dokumen yang lebih cepat, setiap user dimudahkan dalam melakukan login ke Aplikasi Content Services Platform sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user.
• Biaya yang lebih efisien dikarenakan perusahaan tidak perlu melakukan pembelian kertas dan lemari arsip untuk penyimpanan dokumen.
• Penyimpanan dokumen yang tersentralisasi (Robust Security) sehingga menghindarkan dari tercecernya dokumen perusahaan
• Adanya fitur workflow sehingga kolaborasi dalam perusahaan lebih meningkat.
• Pengelolaan seluruh dokumen perusahaan dikerjakan dengan baik
• Pencarian dokumen yang lebih dipermudah. apabila kita lupa menaruh suatu file dalam folder apa maka dapat melakukan pencarian dengan fitur search engine yang dimiliki Content Services Platform
• Segala history atau audit trail perubahan dokumen dapat ditelusuri dengan mudah
• Pengaturan permission yang lebih spesifik (security). kita dapat menentukan user atau grup yang memiliki akses view, read, edit, dan delete dalam suatu folder atau dokumen.
• Akses dokumen dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja selama masih terhubung dengan server Content Services Platform yang terkoneksi dengan intranet atau internet.

Alfresco adalah suatu aplikasi Content Services Platform yang berlisensi open source dan pada tahun 2011 telah masuk dalam Gartner Magic Quadran dan telah digunakan oleh lebih dari 5000 perusahaan di dunia. Beberapa fitur yang dimiliki oleh Alfresco, antara lain :

• Automasi (rules). Sebagai trigger action tertentu berdasarkan kriteria yang dipilih oleh user
• Search Functionality. Kita dapat melakukan pencarian berdasarkan parameter (metadata) tertentu, atau full text searching (pencarian ke dalam isi dokumen)
• Audit Trail. Track aktivitas user dari login, logout, view, add, edit, dan delete dokumen
• Dapat diintegrasikan dengan mesin pemindai (Scanner).
• Pengaturan Role, Permission & Security
• Multiple File Upload. Dapat mengunggah beberapa dokumen sekaligus ke dalam Alfresco.
• Fitur Comment. membantu user untuk  berdiskusi tentang dokumen tersebut.
• User friendly. User experience Alfresco dibuat menyerupai File Explorer (Finder dalam Mac, Windows Explorer dalam Windows) yang sudah dipakai sehari-hari, sehingga user akan familiar dengan interface Alfresco.
• Drag and Drop Upload.
• Expired Document. reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku. Reminder akan dikirimkan dalam bentuk email atau bisa dilihat dalam bentuk dashlet.
• Penambahan watermark saat download, atau saat upload
• Centralized Document Repository. Penyimpanan dokumen perusahaan dengan tersentralisasi.
• Versioning. Setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
• Native Mobile Application. Tersedia untuk platform iOs dan Android.
• Online Preview.  Dapat melihat dokumen secara online dan file media.
• Category & tagging.
• Integrasi dengan aplikasi lain melalui CMIS web service.
• Workflow Engine.  Berfungsi untuk revisi, review dan approval dokumen, kita juga bisa membuat custom workflow untuk proses bisnis spesifik di perusahaan kita.
• Link (relasi) antar dokumen. Dengan adanya fitur ini, user bisa menelusuri keterkaitan antar dokumen.Custom Metadata atau Document properties. Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keterangan, penerima.
• Integrasi dengan LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs.
• Check in & Check Out. untuk mengkunci dokumen saat dalam proses editing.

Softbless memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam membantu proses bisnis, change management, implementasi dan development Content Services Platform di Perusahaan Anda, dengan menggunakan Alfresco.

Softbless menyediakan berbagai macam layanan berupa instalasi, konfigurasi, kustomisasi, support dan training Alfresco. Hubungi kami segera untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Alfresco sebagai solusi pengelolaan dokumen perusahan anda.

0 15 2 1 * ?

0 0/10 * * * ?

Pada minggu kedua pada bulan Oktober 2012, Alfresco telah mengeluarkan versi baru Alfresco Community Edition terbaru, yaitu Alfresco Versi 4.2a. Terdapat beberapa fitur-fitur baru dalam Alfresco Versi 4.2a. Berikut ini beberapa fitur-fitur baru dalam Alfresco Versi 4.2a.

1. Kemampuan proses pengunduhan berkas .zip secara banyak dan berbagi cepat (quick sharing)
Dengan menggunakan fitur ini, hanya dengan mengklik “share” para pengguna akan mampu berbagi berkas yang sedang dibuka secara langsung dan serta secara otomatis fitur ini akan membuat tautan singkat pada berkas yang dibagi. Selain itu juga pemilihan berkas secara ganda atau banyak, juga dapat dilakukan. Proses pengunduhan juga dapat dilakukan dengan bantuan paket single zipped.

2. Peningkatan pada fitur share dashlets 
Beberapa fitur baru dalam fasilitas ini diantaranya: tampilan tata letak yang lebih berkesan, tampilnya alamat berkas yang sedang dipilih di dalam subkategori gambar, dan bertambahnya tampilan dalam fasilitas lightbox.

Perintah baru:
Perintah baru dalam share dashlets ini yaitu, perintah “filter all” yang ada sebelumnya, sekarang dibagi menjadi kategori “active” dan “completed” dan pemberian nomor halaman juga dilakukan.

Perubahan Konten:
Selain pada perintah penyaringan, terdapat juga fitur konversi dashlet, yang bertujuan untuk membagi proses pemuatan (loading) yang bertujuan meningkatkan kecepatan ketika menampikan dashboard.

3. Integrasi google docs yang lebih baik
Sekarang para pengguna Alresco 4.2a, mampu membuat atau mengubah dokumen google docs dalam layanan google docs, lebih mudah dan dapat terintegrasi dengan baik. Dengan adanya integrasi google docs dan Alfresco, para pengguna dapat langsung menggunakan sistem ini secara langsung dan semua kegiatan yang terjadi dapat dicatat dan direkam oleh fitur ini.

4. Springsurf 1.2
Dengan fitur ini, pengguna tidak perlu lagi membersihkan rekaman pada saat melakukan aktifitas penjelajahan internet (yaitu perintah “clear internet cache”). Para pengguna Alfresco 4.2a secara langsung dapat menikmati fitur ini begitu mereka telah menjalankan edisi Alfresco baru ini. Sehingga para pengguna tidak perlu repot-repot melakukan aktiftas pembersihan catatan arsip-arsip sementara secara rutin.

Dengan bantuan fitur ini pula, para pengguna akan mampu menikmati ruang penyimpanan yang lebih luas dalam perangkat yang mereka gunakan. Dimana beberapa arsip akan tersimpan sebagai arsip sementara dalam perangkat yang digunakan ketika para pengguna melakukan browsing (jelajah internet).

Selain itu, dengan adanya konfigurasi fitur RemoteClient, banyak konfigurasi penuh yang dapat dilakukan. Diantara konfigurasi yang secara penuh dapat dilakukan yaitu: timeouts, ukuran buffer, pengaturan http proksi, pengaturan tcp, pengaturan daftar buka/tutup html tag yang tidak aman ketika melakukan perubahan pada halaman wiki dan tampilan baris html dari Alfresco.

5. Dashboard dashlets yang baru
Pencarian Situs:
Pencarian situs yang dimiliki fasilitas dashlets ini mengizinkan para penggunanaya melakukan pencarian fts-alfrrsco dan secara langsung dapat melihat potongan tampilan hasil pencaraian situs yang ditemukan. Selain itu, para pengguna juga dapat mengatur, hanya menampilkan situs-situs tertentu yang diinginkan (di dalam dasboard). Gambar dibawah merupakan contoh hasil pencarian dalam fitur pencarian situs.




Pencarian Tersimpan :
Sama halnya dengan fitur pencarian situs, namun baris perintah hasil pencarian sebelumnya yang ada dalam fitur ini hanya ditujukan oleh pengelolah situs (site manager). Dimana hanya pengelolah situs saja yang berhak mengakses panel pengaturan dashlet ini. Artinya, proses penyaringan yang hanya dapat dilakukan pengelolah situs ini mampu membantu dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan, sehingga fitur sintaks fts-alfresco ini sangat membantu para penggunanya khususnya pengelolah situs. Judul dashlets juga dapat dirubah melalui kontrol panel, sehingga membantu para penggunanya mengenali dashlets apa yang sedang dibuka.



My Discussion:
Panel dashlets juga mampu menampilkan kiriman yang terdapat dalam forum sehingga para pengguna dapat berdiskusi, membuat, dan membalas kiriman secara langsung.


6. Tampilan media galeri yang lebih bervariasi untuk document library
Versi awal yang dimiliki oleh fitur penampilan gambar dalam galeri kini telah tersedia dalam tampilan dokumen pada document library. Tampilan baru ini lebih menarik dan atraktif. Tampilan baru ini mendukung fitur standar bagi document library, yaitu diataranya: pemilihan multi-arsip, proses upload yang dapat dilakukan secara drag and drop (tarik dan letakkan), serta fitur baru lainnya seperti kemampuan merubah ukuran tampilan dokumen secara langsung sehingga mampu tampil secara dinamis, khususnya perubahan tampilan ukuran gambar dalam document library.



7. Sinkronisasi desktop dropbox bagi usaha anda 
Alfresco tidak hanya mengeluarkan fitur baru bagi para pengguna komunitas, tapi juga mengeluarkan Desktop Sync Client pada Alfresco Community 4.2a, Alfresco Enterprise atau Alfresco cloud. Pengaturan layanan dropbox dapat dengan mudah dikenali oleh para pengguna Alfresco, khususnya dengan fitur baru Alfresco Desktop Sync.

Softbless Solutions Telah Melaksanakan Pelatihan Scrum Softbless Solutions sebagai spesialis dalam bidang penyediaan jasa open source khususnya dalam menyediakan layanan Liferay, Alfresco, Sugarcrm, and Drupal, saat ini telah melaksanakan pelatihan scrum sebagai pendukung dalam kegiatan bisnisnya. Apa Itu Pelatihan Scrum? Softbless Solutions Telah Melaksanakan Pelatihan Scrum Softbless Solutions sebagai spesialis dalam bidang penyediaan jasa open source khususnya dalam menyediakan layanan Liferay, Alfresco, Sugarcrm, and Drupal, saat ini telah melaksanakan pelatihan scrum sebagai pendukung dalam kegiatan bisnisnya. Apa Itu Pelatihan Scrum? Pelatihan scrum (Scrum Training) adalah pelatihan yang fokus dalam mengatur sebuah proyek dalam suatu institusi, khususnya dalam mengatur proyek perangkat lunak dan produk yang dihasilkan atau juga pengembangan aplikasi dengan proses yang berulang-ulang dan peningkatan terus menerus. Pelatihan ini dilaksanakan bagi institusi yang menginginkan kemajuan secara terus menerus dalam bisnis mereka. Pelatihan scrum menekankan pada kerjasama kelompok, pengiriman laporan berkala atas program yang sedang berjalan, pendekatan diri kepada pelanggan agar terciptanya kolaborasi, dan bertanggung jawab atas dinamika bisnis yang sedang berkembang. Secara singkat, scrum merupakan proses yang digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak secara cerdas. Dalam pelatihan scrum, kerjasama kelompok harus buat secara rinci, yaitu bagaimana caranya agar proyek dapat terlaksanakan. Ketika kelompok ini telah melaksanakan proyek mereka, mereka akan tahu bagaimana cara mendapatkan solusi dalam permasalahan mereka. Dengan demikian, hal ini menggambarkan bagaimana perkembangan proyek dapat dikerjakan lebih cepat (sprint) untuk mewujudkan hasil yang ingin dicapai. Metodologi yang banyak digunakan dalam pelatihan ini yaitu, validasi kriteria dan kriteria akhir atau yang dikenal dengan Validation criteria, and Exit criteria atau ETVX. Terdapat dua posisi kerja sama dalam pelatihan scrum ini, yaitu scrumMaster dan pemilik produk (product owner). Posisi tersebut dikenal sebagai individu-individu tertentu. Peran dari scrumMaster adalah, mengarahkan kelompok, dan mendukung anggota kelompoknya untuk melaksanakan kerangka kerja scrum agar mendapatkan tingkatsn tertinggi. Selain itu, peran dari pemilik produk diantaranya, menentukan kegiatan bisnis, rekan kerja, para pelanggan, dan mengarahkan agar kelompok ini mampu mengembangkan produk yang sesuai dengan keinginan pemilik produk. Aktifitas Utama Pelatihan Scrum Kegiatan utama dari pelatihan scrum yaitu scrum sprint. Sebagaimana yang telah disebutkan, proses pengulangan dan peningkatan merupakan sebuah gambaran dari pelatihan scrum. Tujuan dari proses ini adalah, membagi proyek menjadi rangkaian yang berturut-turut yang dapat dipercepat. Kegiatan awal dari pelatihan scrum yaitu pertemuan perencanaan percepatan proyek. Dalam pertemuan ini, kelompok dan pemilik produk akan membicarakan aktifitas yang menjadi prioritas utama berdasarkan katalog produk scrum (scrum produk katalog), lalu membuat sprint backlog sebagai daftar tugas sprint proyek yang harus dilakukan. Kemudian, pada pertemuan berikutnya setiap anggota kelompok akan membahas kegiatan harian yang telah dilakukan terkait dengan proyek, pembahasan tidak boleh dari 15 menit. Pada akhir periode dari pelaksanaan proyek, setiap anggota kelompok harus membahas ulasan proyek sprint mereka. Tujuannya untuk mendapatkan umpan balik dari pemilik produk. Keuntungan Pelatihan Scrum Ketika sebuah institusi telah melakukan pelatihan scrum, proses proyek berikut yang akan mereka tangani akan mampu dilakukan dengan secepat dan seefisien mungkin, sebagaimana aktifitas pengulangan. Sehingga, pelatihan scrum cenderung sesuai pada proyek yang berubah secara periodik atau memiliki tingkat perubahan yang tinggi pada pengembangan perangkat lunak yang dimiliki. Kelompok dalam pelatihan ini akan mempu melakukan pertukaran fungsi anggota tim. Selain itu, setiap kelompok akan memahami bagaimana mengatur diri mereka sendiri melalui pelatihan scrum. Dalam pelatihan scrum, secara umum tidak terdapat pemimpin kelompok, Setiap permasalahan akan dibahas dan ditentukan berdasarkan pendapat seluruh anggota kelompok. Sebagai kelompok yang dapat berfungsi dalam bidang lain, setiap pribadi bertanggung jawab untuk menerapkan keseluruhan tujuan target bisnis. Selain itu, pelatihan scrum yang baik akan membantu nilai pencapaian bisnis yang lebih tinggi. Berdasarkan data industri, keistimewaan perangkat lunak hanya digunakan setengahnya dari keseluruhan fitur yang ada. Dengan adanya pelatihan scrum ini, proyek yang akan dilaksanankan diharapkan dapat dilakukan sesuai tepat waktunya. Pelatihan scrum telah menunjukkan bagaimana kerja sama kelompok dalam mengerjakan proyek dan melakukan organisasi tersendiri atas proyek yang dilaksanakan. Ketika kelompok pelatihan ini telah lulus, secara signifikan, para pengembang atau kelompok akan terjadi peningkatan kualitas mereka dan akan mampu mengatur rutinitas pekerjaan harian mereka. Metodologi cerdas dalam platihan scrum akan menigkatkan kualitas jadwal waktu pengiriman hasil proyek, sebagai bentuk adanya aturan perulangan yang ketat. Metodologi cerdas juga menyediakan perkiraan yang lebih baik dan berkurangnya waktu dalam kegiatan yang tidak diperlukan. Sebagai hasilnya, secara umum keuntungan dari pelatihan scrum ini yaitu mendapatkan tingkat kepuasan pelanggan yang lebih baik. Selain itu, berdasarkan pelatih bersertifikasi ScrumMaster, Craig Larman, pelatihan scrum sangatlah mudah untuk berintegrasi dengan metode pengulangan yang lain. Beberapa metode tersebut yaitu Unified Process dan Extreme Programming, termasuk didalamnya pengembangan test-driven, model kecerdasan, contoh kasus, cerita pelanggan, dan lain-lain. Selain itu, keuntungan yang didapatkan dari pelatihan scrum yaitu penekanan pada daur hidup peningkatan adaptasi pemeriksaan dan sistem organisasi pribadi yang perlahan-lahan diterapkan. Sebagaimana penjelasan kami, mengenai apa itu pelatihan scrum serta manfaat dari pelatihan ini, Softbless Solutions sebagai penyedia solusi open source telah melakukan metodologi pelatihan scrum untuk proyek yang ada.