0 15 2 1 * ?
0 0/10 * * * ?
Softbless, Indonesia, memberikan service/jasa untuk implementasi, kustomisasi, training, instalasi dan support Alfresco Enterprise Content Management.
Document Management System (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, melacak dan mengamankan dokumen perusahaan di setiap life cycle dokumen tersebut. Sistem Manajemen Dokumen menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, direview, dipublish, dan disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen yang dimiliki secara efisien untuk mempertahankan ataupun meningkatkan produktivitas. Dengan adanya Document Management System (DMS), perusahaan bisa memfasilitasi hal tersebut. Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).
Mencari dokumen tertentu sering kali tidak mudah. Terutama ketika pencarian harus secara spesifik. Misalnya, mencari dokumen yang pembuatannya dalam periode tertentu dengan deskripsi, nomor dokumen, dan proyek terkait.
Saat menggunakan format penamaan dokumen yang berbeda, sulit untuk menentukan versi terbaru dari suatu dokumen. Hal ini bisa mengakibatkan kebingungan serta risiko menggunakan informasi versi yang lama.
Pelacakan lokasi dokumen fisik, membutuhkan upaya yang tak sedikit mulai dari mencari tahu posisi dokumen, mengambil, sampai mengantarnya ke pihak yang membutuhkan. Proses ini sangat memakan tenaga dan waktu serta rentan mengalami kesalahan.
Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik membutuhkan ruang yang cukup besar, terutama jika perusahaan masih mengandalkan arsip kertas. Seiring berjalannya waktu, volume dokumen yang semakin bertambah bisa menghabiskan ruang kantor yang seharusnya bisa terpakai untuk keperluan lain.
Dokumen fisik rentan terhadap berbagai risiko, seperti hilang akibat kesalahan manusia, rusak karena usia, atau terkena bencana seperti kebakaran dan banjir. Jika dokumen penting tidak memiliki salinan atau cadangan, maka kehilangan ini bisa berdampak besar pada operasional perusahaan.
Dalam sistem pengelolaan dokumen yang kurang fleksibel, pengaturan hak akses sering menjadi kendala. Dokumen bisa terlalu mudah diakses sehingga rentan, atau terlalu terbatas hingga menghambat pekerjaan.
Permasalahan di atas bisa ditangani jika perusahaan memiliki Document Management System (DMS). Banyaknya dokumen yang dimiliki organisasi perlu ditangani dengan suatu sistem yang terintegrasi.
DMS memungkinkan akses cepat dan mudah ke berbagai dokumen yang dibutuhkan. Jadi, setiap orang menyelesaikan tugas dengan lebih efisien. Dengan demikian, DMS akan membantu agar dapat lebih fokus pada tugas strategis tanpa membuang waktu mencari dokumen.
Dengan mengelola dokumen secara digital, perusahaan dapat menghemat anggaran untuk pembelian kertas dan tinta.Selain itu, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, sehingga biaya operasional dapat ditekan.
Fitur seperti kontrol akses dan audit trail memastikan hanya pihak berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu, menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen perusahaan.
DMS memudahkan perusahaan menemukan dokumen secara instan tanpa harus memilah berkas fisik, sehingga lebih efisien dalam waktu dan tenaga. Setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki.
DMS memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien di antara tim di satu departemen dengan departemen lainnya. DMS membuka akses yang mudah dan cepat ke dokumen, dari mana saja dan kapan saja.
Dengan DMS, karyawan bisa mengakses dokumen kapan pun dan di mana pun. Hal ini akan mendukung fleksibilitas bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau Work From Anywhere (WFA).
Kehadiran DMS, juga memungkinkan pengaturan akses kontrol yang spesifik. Hal ini akan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang bisa melihat hingga mengedit dokumen tertentu. Administrator bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen, sehingga keamanan dokumen lebih terjaga.
Adanya fitur audit trail, memungkinkan perusahaan bisa memastikan seluruh aktivitas mengenai dokumen bisa tercatat dan dapat teraudit. Dengan ini, penggunaan DMS mampu meningkatkan kepatuhan dan transparansi.
Dengan fitur Search Engine, DMS membantu mengurangi waktu yang dihabiskan dalam mencari dokumen.
Alfresco merupakan aplikasi Document Management System. Solusi DMS ini berlisensi open source, dan telah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011, dan telah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.
Sistem ini secara konsisten, ada dalam Quadrant Leader, sejak tahun 2011, menjadikannya head to head competitor dengan solusi dari IBM, Oracle dan Laserfiche
Softbless memiliki pengalaman dan kompetensi dalam proses bisnis, change management, implementasi dan development document management system di Indonesia, menggunakan sistem DMS Alfresco.
DMS Alfresco menyediakan API REST sebagai antar muka untuk integrasi dengan aplikasi lainnya. Selain itu Alfresco juga mendukung CMIS, FTP serta dapat diintegrasikan dengan Active Directory.
Semua format dokumen dapat disimpan oleh DMS Alfresco.
DMS Alfresco dapat berjalan di atas Operating System Windows dan Linux.
DMS Alfresco dapat diakses tergantung dari konfigurasi jaringan.
Tampilan DMS dapat dimodifikasi namun hanya sebatas pada modifikasi theme yang digunakan.
Alfresco bisa search ke dalam isi dokumen hasil scanning setelah dokumen tersebut di OCR terlebih dahulu. Alfresco menyediakan fitur OCR yang dapat dijalankan secara otomatis ketika dokumen diupload.
Akses user terhadap suatu dokumen dapat dibatasi sesuai dengan hak akses yang diberikan. User hanya dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus dokumen tertentu saja sesuai dengan hak akses masing-masing.
Untuk file-file konfigurasi CAS dapat diambil dari https://www.softbless.com/files/alfresco/CAS/deployment.zip
Prerequisite:
1. Tambahkan konfigurasi di bawah ini pada alfresco-global.properties:
#CAS
authentication.chain=cas:external
2. Copy service.xml ke C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension
3. Copy commonValues.properties ke C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\messages
# CAS
cas_url=https://cas.softbless.local:443
cas_alfresco_url=https://alfresco.local:9443/alfresco
4. Copy folder mycompany ke dalam C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\templates\webscripts\org
5. Copy custom-slingshot-application-context.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension. Pastikan berisi seperti di bawah ini:
<!-- Override Logout Controller - to expire Alfresco tickets -->
<bean id="logoutController" class="org.wwarn.cms.authentication.servlet.CASSlingshotLogoutController">
<property name="cacheSeconds" value="-1" />
<property name="useExpiresHeader"><value>true</value></property>
<property name="useCacheControlHeader"><value>true</value></property>
<property name="connectorService" ref="connector.service" />
<!-- if blank assumes the same as Share -->
<property name="casHost"><value>https://cas.softbless.local:443</value></property>
<property name="casPath"><value>logout</value></property>
</bean>
6. Edit file share-config-custom.xml pada C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension :
<config evaluator="string-compare" condition="Server">
<server>
<!-- Enable and adjust the following settings to allow for external access URLs to the
WebScript Framework - to return an externally accessible address for absolute url generation.-->
<scheme>https</scheme>
<hostname>alfresco.local</hostname>
<port>9443</port>
</server>
</config>
<!--Overriding endpoints to reference a remote Alfresco server –>-->
<config evaluator="string-compare" condition="Remote">
<remote>
<!-- Authenticator implementation used in CAS authentication scenario,
overrides the default alfresco-ticket authenticator
<class>org.alfresco.connector.AlfrescoAuthenticator</class> -->
<authenticator>
<id>alfresco-ticket</id>
<name>Alfresco Authenticator</name>
<description>Alfresco Authenticator</description>
<class>org.mycompany.cms.authentication.CasAlfrescoAuthenticator</class>
</authenticator>
<!-- Connects to an Alfresco instance using ticket-based authentication,
overrides the default alfresco connector to use ticket authenticator-->
<connector>
<id>alfresco</id>
<name>Alfresco Connector</name>
<description>Connects to an Alfresco instance using ticket-based authentication</description>
<class>org.springframework.extensions.webscripts.connector.AlfrescoConnector</class>
<authenticator-id>alfresco-ticket</authenticator-id>
</connector>
<!-- Endpoint using external authentication via CAS-->
<endpoint>
<id>alfresco</id>
<name>Alfresco - user access</name>
<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require external user authentication
</description>
<connector-id>alfresco</connector-id>
<endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>
<identity>user</identity>
<external-auth>true</external-auth>
</endpoint>
</remote>
</config>
7. Edit file webscript-framework-config-custom.xml pada C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension :
<config evaluator="string-compare" condition="Remote">
<remote>
<endpoint>
<id>alfresco-noauth</id>
<name>Alfresco - unauthenticated access</name>
<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that do not require authentication</description>
<connector-id>alfresco</connector-id>
<endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>
<identity>none</identity>
</endpoint>
<endpoint>
<id>alfresco</id>
<name>Alfresco - user access</name>
<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description>
<connector-id>alfresco</connector-id>
<endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>
<identity>user</identity>
</endpoint>
<endpoint>
<id>alfresco-feed</id>
<name>Alfresco Feed</name>
<description>Alfresco Feed - supports basic HTTP authentication</description>
<connector-id>http</connector-id>
<endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/s</endpoint-url>
<basic-auth>true</basic-auth>
<identity>user</identity>
</endpoint>
</remote>
</config>
<config evaluator="string-compare" condition="Remote">
<remote>
<keystore>
<path>alfresco/web-extension/alfresco-system.p12</path>
<type>pkcs12</type>
<password>alfresco-system</password>
</keystore>
<endpoint>
<id>alfresco</id>
<name>Alfresco - user access</name>
<description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description>
<connector-id>alfresco</connector-id>
<endpoint-url>https://alfresco.local:9443/alfresco/wcs</endpoint-url>
<identity>user</identity>
<external-auth>true</external-auth>
<authenticator-id>alfresco-ticket</authenticator-id>
</endpoint>
</remote>
</config>
8. Edit file relogin.jsp pada C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\jsp, tambahkan code di bawah sebelum tanda %> response.addCookie(authCookie);
// deconnection CAS
response.sendRedirect("https://cas.softbless.local:443/logout");
9. Copy library alfresco-cas.jar dan cas-client-core-3.1.12.jar ke dalam folder C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\lib
10. Copy file web.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF, pastikan code CASnya seperti di bawah ini :
<!-- Adding CAS Authentication filters and replacing Alfresco's default one -->
<filter>
<filter-name>Authentication Filter</filter-name>
<filter-class>org.jasig.cas.client.authentication.AuthenticationFilter</filter-class>
<init-param>
<param-name>casServerLoginUrl</param-name>
<param-value>https://cas.softbless.local:443/login</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>serverName</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>
</init-param>
</filter>
<filter>
<filter-name>CAS Validation Filter</filter-name>
<filter-class>org.jasig.cas.client.validation.Cas20ProxyReceivingTicketValidationFilter</filter-class>
<init-param>
<param-name>casServerUrlPrefix</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:443</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>serverName</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>
</init-param>
</filter>
<filter>
<filter-name>Alfresco CAS Authentication Filter</filter-name>
<filter-class>org.mycompany.cms.authentication.CasAuthenticationFilter</filter-class>
</filter>
<!-- End adding CAS authentication filters -->
11. Copy library cas-client-core-3.1.12.jar, logoutCAS.jar, dan share-CAS.jar ke dalam folder C:\Alfresco\tomcat\webapps\share\WEB-INF\lib
12. Copy file web.xml ke dalam C:\Alfresco\tomcat\webapps\share\WEB-INF, pastikan code CASnya seperti di bawah ini :
<!-- Adding CAS Authentication filters -->
<filter>
<filter-name>CAS Authentication Filter</filter-name>
<filter-class>org.jasig.cas.client.authentication.AuthenticationFilter</filter-class>
<init-param>
<param-name>casServerLoginUrl</param-name>
<param-value>https://cas.softbless.local:443/login</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>serverName</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>
</init-param>
</filter>
<filter>
<filter-name>CAS Validation Filter</filter-name>
<filter-class>org.jasig.cas.client.validation.Cas20ProxyReceivingTicketValidationFilter</filter-class>
<init-param>
<param-name>casServerUrlPrefix</param-name>
<param-value>https://cas.softbless.local:443</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>serverName</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:9443</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>allowAnyProxy</param-name>
<param-value>true</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>proxyCallbackUrl</param-name>
<param-value>https://alfresco.local:9443/share/proxyCallback</param-value>
</init-param>
<init-param>
<param-name>proxyReceptorUrl</param-name>
<param-value>/proxyCallback</param-value>
</init-param>
</filter>
<filter>
<filter-name>Alfresco CAS Authentication Filter</filter-name>
<filter-class>org.mycompany.cms.authentication.CasAuthenticationFilter</filter-class>
</filter>
<!-- End adding CAS authentication filters -->
13. Akses Alfresco dari IE alfresco.local:8080/share, akan redirect ke login CAS. Kemudian login akan muncul dashlet Alfresco.
Referensi:
ecmstuff.blogspot.com/2011/06/configuring-alfresco-for-sso-with-cas.html holisticsecurity.wordpress.com/2011/02/19/web-sso-between-liferay-and-alfresco-with-cas-and-penrose-part-22/ akselsarchitecture.blogspot.com/2010/09/cas-sso-for-alfresco-33-and-share.html blog.atolcd.com/?p=115
