22 Feb

Document Reminder

Document Reminder
Document Reminder adalah pengingat terhadap dokumen yang membutuhkan perhatian atau aksi pada masa berlaku tertentu. Di era digital saat ini, tingkat kesibukan yang semakin meningkat sering kali membuat pengguna melupakan follow-up sesuatu yang memiliki jatuh tempo atau expired. Document Reminder dapat membantu memastikan pengguna agar melakukan follow-up dokumen dengan terukur, cepat dan efisien dalam bentuk berupa notifikasi email dan list dokumen pada halaman web atau dashlet.
Perusahaan mengharapkan proses follow-up dokumen dengan cepat, efisien dan terukur. Dengan Document Reminder, perusahaan dapat membuat reminder kepada seseorang atau divisi yang bertanggung jawab terhadap suatu dokumen secara berkala berdasarkan tanggal expired.

Selalu UpdateMerasa AmanIngat dengan Document Reminder.

Berikut merupakan permasalahaan yang biasanya terjadi terkait dokumen yang expired:

  • Pengguna seringkali lupa pada dokumen yang ingin expired karena tidak adanya pengingat secara berkala
  • Sulitnya melakukan pencarian terhadap dokumen yang spesifik seperti dokumen pada periode tertentu, nama, isi konten dan lainnya
  • Untuk melakukan tracking terkait progress follow-up dokumen pada user atau grup yang bertanggung jawab membutuhkan waktu dan effort lebih karena tidak adanya informasi atau history versi dokumen
  • Dokumen masih menggunakan file fisik sehingga rawan terjadi kerusakan, kehilangan dan kebocoran dokumen
  • Kurangnya koordinasi dan kolaborasi antar pengguna sehingga dapat menghambat proses follow-updokumen
  • Proses follow-updokumen yang seringkali tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
  • Reminder atau pengingat yang sudah ada tidak terintegrasi dengan aplikasi manajemen dokumen.
Document Reminder merupakan jawaban dari permasalahan diatas. Bahkan jika menggunakan Document Reminder yang terintegrasi dengan aplikasi Document Management System dapat menawarkan solusi lebih dari sekedar permasalahan tersebut.

Berikut merupakan manfaat menggunakan Document Reminder

  • Pengguna seolah - olah memiliki asisten yang dengan sigap menyampaikan informasi secara berkala pada dokumen yang membutuhkan follow-up
  • Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata pencarian dan parameter dengan cepat. Parameter pencarian dapat berupa informasi tambahan yang ada pada dokumen atau lebih dikenal dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis dokumen, status dokumen dll.
  • Melihat progress follow-up dari dokumen dan dapat menyimpan history versi dokumen untuk mempermudah tracking
  • Dapat mengelola dokumen dan proses follow-up di satu tempat yang sama dan disimpan dalam bentuk digital sehingga tidak membutuhkan resource dan mengurangi resiko dokumen hilang atau rusak jika menggunakan dokumen fisik
  • Mengatur tanggal periode valid dokumen dan PIC dengan fleksibel dan aman
  • Reminder berupa email yang dapat menjangkau perhatian pengguna di waktu dan tempat mana saja
  • Hemat biaya dan meningkatkan produktivitas serta kolaborasi antar pengguna atau karyawan
Alfresco adalah salah satu aplikasi Document Management System yang memiliki Document Reminder sehingga sangat dapat diandalkan untuk meningkatkan proses manajemen dokumen di perusahaan Anda

Alfresco telah terdaftar sebagai Leader dalam Forrester Wave dan Gartner Magic Quadrant.

Banyak perusahaan dari seluruh dunia yang telah mengimplementasi Alfresco seperti Nasa, Cisco dan sebagainya
Book a meeting

Alfresco sebagai Document Reminder memiliki fitur - fitur berikut :

  • Expired Document Reminder : Mengatur tanggal expired, person in charge dan status dokumen. Reminder dapat berupa notifikasi email atau dalam bentuk dashlet.
  • Versioning :Menyimpan dan menampilkan setiap versi dokumen yang berguna untuk tracking suatu dokumen
  • Advance Search Functionality : Alfresco mempunyai  fitur searching yang dapat mencari title, isi konten, dan metadata berdasar kata pencarian atau parameter tertentu.
  • Role & Security Permission :Mengatur hak akses pada dokumen dan folder secara fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda
  • User Friendly :User Interface Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac yang familiar oleh user
  • Workflow Engine : dapat membuat task approval dengan aksi approve, reject dan revise pada dokumen.
  • Integrasi LDAP, Active Directory, Ms Office dan Google Docs Serta aplikasi lain melalui CMIS Web Service
  • Check in & Check out: Mengunci dokumen pada saat melakukan editing untuk mencegah user lain melakukan perubahan pada dokumen yang sama
  • Link antar Dokumen : Dapat menyimpan informasi dokumen lain yang saling berkaitan satu sama lain, seperti dokumen Purchase Order dengan Invoice. Dengan adanya fitur ini user dengan mudah menelusuri atau mengetahui keterkaitan antar dokumen
  • Online Preview : Melihat isi dokumen pada halaman web sehingga user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja
  • Automasi (Rules): Untuk melakukan aksi tertentu berdasar kriteria yang terpilih secara otomatis
  • Multiple File Upload with Drag & Drop : Mengupload dokumen sekaligus dengan mudah hanya dengan drag & drop ke Alfresco
  • Centralized Document Repository: Menyimpan dan mengelola dokumen dengan tersentralisasi
Softbless, telah memiliki banyak client dengan pelayanan melakukan konsultasi proses bisnis, implementasi, konfigurasi, custom development Document Reminder menggunakan Alfresco di Indonesia
Kami sangat antusias menjadi partner Anda dalam implementasi Alfresco sebagai solusi proses bisnis dan berbagai permasalahan terkait dokumen di perusahaan Anda.
By
, , ,
Read More...

18 Feb

Tanda Tangan Digital

Tanda Tangan Digital
Tanda Tangan Digital (electronic signature) adalah salah satu bentuk transformasi digital dari tangan tangan biasa yang masih memiliki fungsi dan tujuan sama yaitu untuk menjaga dan memvalidasi keaslian dari suatu dokumen dan identitas pembuatnya. Bentuk transformasi ini menjawab permasalahan yang pada saat kita melakukan tanda tangan biasa dan juga sebagai solusi dari masalah kebocoran data di era digital saat ini.
Perusahaan/organisasi di saat ini memerlukan metode kerja yang ѕеrbа dіgіtаl. Sереrtі mееtіng vіrtuаl, bеkеrjа dі rumаh, bаhkаn dаlаm реngеѕаhаn ѕuаtu dоkumеn. Tаndа tаngаn vіа dіgіtаl memfasilitasi kecepatan kerja yang lebih efisien, terkait penyelesaian dokumen-dokumen penting.
Sama seperti tanda tangan biasa, tanda tangan digital memiliki ciri unik pada setiap penanda tangan atau pemilik dokumen, dan dapat menyimpan tanggal/waktu approval, nama pemilik dokumen hingga batas waktu validalitas tanda tangan . Ciri unik tersebut memanfaatkan algoritma matematika sebagai kunci dari dokumen yang sudah terenkripsi.

Buat dokumen anda menjadi lebih amanautentikterpercaya

Berikut merupakan permasalahan yang sering terjadi ketika kita masih menggunakan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah :
  • Rawan terhadap peniruan dan pemalsuan dokumen.
  • Memerlukan dokumen fisik sehingga rawan terjadi masalah seperti dokumen rusak, penyimpanan dokumen penuh dan sebagainya.
  • Tidak ada mekanisme yang menjamin bahwa isi dokumen tidak dimanipulasi.
  • Membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memberikan tanda tangan dengan jumlah dokumen banyak.
  • Perlunya pertemuan fisik bagi pihak terkait sehingga memakan banyak waktu dan effort serta cost yang lebih.
  • Kesulitan dalam mencari dan melakukan tracking terhadap suatu dokumen
  • Sulit menjaga kerahasiaan dokumen karena dokumen dikirim melalu perantara jika tidak memakai tanda tangan elektronik
Permasalahan tersebut dapat dengan mudah teratasi oleh penggunaan Tanda Tangan Digital (Electronic Signature).

Manfaat Tanda Tangan Digital :

  • Menjamin keaslian dokumen. Mengurangi resiko pemalsuan dan manipulasi isi dokumen.
  • Tanda tangan elektronik menghemat waktu, penggunaan kertas, biaya pengiriman dan biaya penyimpanan secara signifikan.
  • Dapat melakukan approval atau penandatanganan dokumen dengan jumlah banyak secara efisien.
  • Mengerjakan Approval dan penandatanganan secara lebih praktis, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
  • Pihak terkait dokumen dapat melakukan penandatanganan dengan aman karena dikirim tanpa melalui perantara.
  • Menjaga іntеgrіtаs suatu dokumen. Dоkumеn уаng ѕudаh dilengkapi tаndа tаngаn dіgіtаl, bisa dengan mudah diketahui jika dokumen tersebut sudah diubah/diedit.
Alfresco merupakan salah satu aplikasi Document Management System (DMS) yang memiliki fitur Tanda Tangan Digital didalamnya sehingga dapat menjawab lebih dari sekedar permasalahan tanda tangan dokumen di perusahaan anda.

Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant dari sejak tahun 2011.

Solusi DMS Alfresco telah diimplementasi oleh 1300+ perusahaan dari seluruh dunia.
Book a meeting

Tampilan Fitur Tanda Tangan Digital dalam DMS :


Tanda Tangan Digital

Fitur alfresco terkait Tanda Tangan Digital adalah sebagai berikut :

  • Digital Signature : melakukan tanda tangan elektronik secara terenkripsi dan lengkap dengan reminder serta masa berlaku validalitas dokumen.
  • Role & Permission Security : Mengelola dokumen ataupun folder dengan hak akses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
  • Expired Document Reminder : Fitur untuk menampilkan dokumen yang memiliki masa berlaku melalui dashlet atau halaman dan email.
  • Versioning : manajemen versi dokumen dengan menambahkan version secara otomatis dan menyimpan history version sebelumnya.
  • Workflow Engine : membuat task approval terhadap dokumen pada user tertentu untuk melakukan review, revise, approve, reject secara efisien. Workflow ini bisa diintegrasikan dengan fitur Tanda Tangan Digital.
  • User Friendly : Tampilan Alfresco yang mirip seperti Windows Explorer pada Windows atau Finder pada Mac sehingga learning curve untuk menggunakan Alfresco tidak begitu kompleks.
  • Advance Search Functionality : Alfresco dapat mencari isi dan metadata dari suatu dokumen berdasarkan kata pencarian.
Softbless, telah berpengalaman untuk melakukan implementasi, konfigurasi, training dan support Alfresco di beberapa perusahaan di Indonesia
By
, , ,
Read More...

31 Okt

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat

Aplikasi Surat merupakan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik untuk membuat, mengelola, mereview dan mendistribusikan arsip surat masuk surat keluar secara secara elektronis. Dalam mengelola arsip surat masuk dan surat keluar biasanya dilakukan secara manual yaitu dengan sirkulasi hardcopy atau lembaran-lembaran kertas untuk meminta persetujuan, pemeriksaan, disposisi, pencarian, perubahan dan sebagainya. Karena semua dilakukan secara manual, semua kegiatan itu menimbulkan berbagai macam permasalahan sehingga mengakibatkan produktivitas kerja yang tidak maksimal.

Aplikasi Surat untuk pengelolaan lebih ringkaspraktisterlindung

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam aktivitas pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual, adalah sebagai berikut :
  • Kesulitan mencari tahu sampai di mana status review pembuatan surat keluar. Kita tidak bisa secara cepat mengetahui, posisi surat ini sudah disetujui oleh siapa saja.
  • Kesulitan untuk mengetahui history alur persetujuan/disposisi suatu surat.
  • Pemeriksaan dan pengiriman surat yang dilakukan secara manual, akan memakan waktu yang cukup banyak.
  • Karena memakai hardcopy, sulit mendapatkan persetujuan surat dari pejabat bersangkutan, contohnya jika pejabat sedang rapat di luar kantor.
  • Akses dan pencarian surat naskah dinas yang cukup menyita waktu, karena kita perlu datang ke lokasi arsip, mencari di beberapa lemari arsip, dan tumpukan-tumpukan kertas surat.
  • Kesulitan pejabat dalam menelusuri/tracking disposisi surat masuk
  • Tingginya cost karena adanya biaya untuk membeli kertas, karena masih memakai hardcopy. Contoh penyebab cost kertas yang tinggi : Foto kopi dokumen akan diberikan kepada setiap penerima tembusan. Banyaknya hardcopy juga akan menyita space ruangan, yang sebenarnya space tersebut bisa dipakai untuk aktivitas yang lebih berguna.

Kesulitan yang ada di atas, dapat teratasi dengan suatu sistem yang terintegrasi, yaitu sistem yang dapat mengatur surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi Surat untuk Tata Naskah Dinas Elektronik

Beberapa jenis surat yang dihandle dalam aplikasi surat  :
  • Memo Internal atau Memorandum
  • Nota Dinas
  • Risalah Rapat
  • Surat Undangan
  • Surat untuk instansi luar
  • Surat Keputusan
  • Pengumuman
  • Surat Edaran
  • Surat Perintah
  • Surat Instruksi
  • Surat Keterangan
  • Surat dari instansi lain
  • Surat-surat lainnya
Benefit yang didapatkan jika menggunakan Aplikasi Surat adalah :
  • Hanya dengan beberapa kali click, kita bisa dengan cepat mendapatkan info mengenai status persetujuan pembuatan surat.
  • Mudah untuk mengakses dan mencari tahu history persetujuan dan disposisi suatu surat. Sistem ini dapat diakses di mana saja, selama koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem, sehingga dapat mengerjakan penugasan surat masuk dan surat keluar dimanapun kita berada.
  • User bisa menerima surat dengan cepat karena online, tidak perlu pengiriman manual.
  • Hemat biaya untuk pembelian kertas dan biaya pengiriman surat.
  • Pejabat bisa dengan mudah mengakses sistem ini, dan melakukan persetujuan/disposisi dari mana saja, tanpa harus standby di kantor.
  • Pejabat bisa dengan cepat melakukan tracking disposisi.
  • User bisa mencari surat dengan cepat memakai beberapa kata kunci dan parameter. Sistem dilengkapi dengan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan perihal surat, modul surat, keputusan surat, kategori surat dan status yang dimiliki surat, sehingga mempermudah dalam pencarian.
  • Simple dalam melakukan  disposisi surat yang diterima dari Instansi luar, karena sudah disediakan oleh sistem.
  • Pembuatan surat yang sesuai dengan format surat pada umumnya, sehingga tidak terjadi kesalahan format atau struktur  surat.
  • Siklus pekerjaan menjadi lebih efisien, karena pekerjaan yang terstruktur dan teratur.
  • Pengelolaan arsip persuratan secara elektronik sehingga tertata dengan baik.
Aplikasi Surat adalah solusi tepat pengelolaan surat menyurat untuk meningkatkan efisiensi waktu sehingga menciptakan kesuksesan pada Perusahaan Anda. Softbless memiliki solusi Aplikasi Surat bernama E-Office untuk pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.

E-Office dibangun diatas

Liferay dan Alfresco

Liferay dan Alfresco sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant, ada dalam kuadran yang sama dengan solusi dari IBM, Oracle, Laserfiche, dll
Book a meeting
Softbless mendevelop E-Office dengan framework Liferay dan Alfresco. Liferay merupakan solusi portal, dan Alfresco merupakan solusi Document Management System (DMS) untuk menyimpan seluruh dokumen terkait di dalam satu tempat. LIferay dan Alfresco merupakan solusi yang sudah masuk dalam Gartner Magic Quadrant sejak tahun 2011. Keduanya merupakan head to head competitor untuk solusi sejenis dari IBM, Oracle, Laserfische, dll.

Fitur - fitur yang ada dalam E-Office:

  • Surat Keluar.
    • Pembuatan surat keluar : Memo Internal, Surat untuk Instansi Luar, Risalah Rapat, Nota Dinas, Surat Pengumuman, Surat Keputusan, dll
    • Persetujuan Surat Keluar yang bisa dilakukan beberapa pejabat dalam satu unit atau lintas unit
    • Tracking status workflow pembuatan surat keluar
    • Mengirim Otomatis surat keluar yang sudah final disetujui, langsung secara online ke unit/pejabat penerima.
  • Surat Masuk :
    • Menerima surat masuk secara otomatis dari unit lain, tanpa perlu ada pengiriman surat secara manual. Saat suatu surat internal telah final disetujui, maka detik itu juga akan diterima sebagai surat masuk di pejabat/unit penerima.
    • Mendaftarkan Surat Masuk dari instansi/organisasi luar.
    • Disposisi Surat masuk
  • Pencarian, untuk mencari surat berdasarkan perihal, tanggal surat, status, dll.
  • Penomoran surat secara otomatis.
  • Integrasi dengan Document Management System (DMS). Seluruh dokumen termasuk surat, dokumen pendukung, attachment dan lampiran akan disimpan di Document Management System.
  • Email :
    • Notifikasi email jika mendapatkan task approval atau task disposisi baru.
    • Email reminder jika ada beberapa tugas/task yang belum dikerjakan.
  • Barcode nomor surat
  • Watermark dokumen,  untuk memberikan tanda user siapa yang download, dan tanggal berapa dia download surat tersebut. Untuk mencegah kebocoran surat ke pihak luar yang tidak berwenang.
  • Pendelegasian kewenangan, fitur ini mencakup konsep PJS (Pejabat Sementara), PLH (Pelaksana Harian), Pejabat Yang Melakukan Tugas (PYMT), atau pejabat sedang cuti.
  • Fungsi Sekretaris. Sekretaris seorang pejabat, bisa melihat surat-surat yang menjadi tanggung jawab pejabat tersebut.
  • Administrasi & Konfigurasi. Administrasi & Konfigurasi menawarkan fungsi pergantian tugas jika pejabat tidak dapat menerima tugas dengan alasan tertentu, pembuatan klasifikasi dokumen, pembuatan sekretaris dalam pelaksanaan tugas persuratan.
  • Manajamen User, Unit, Group dan hak akses.
  • Integrasi dengan LDAP/Active Directory.
  • Audit trail : history alur pembuatan, persetujuan dan disposisi surat, disimpan secara rinci di dalam sistem, dan bisa dilihat oleh user yang berwenang.
  • Change Log. Setiap perubahan yang dilakukan user (perihal, isi surat, dll), disimpan di dalam sistem dan bisa diakses oleh user yang berhak.
Softbless memiliki pengalaman yang begitu kompeten menangani proses bisnis untuk menerapkan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar di Indonesia.
Kami menyediakan service implementasi, instalasi, kustomisasi, support dan training untuk aplikasi surat Jadikan kami partner dalam implementasi aplikasi surat menggunakan E-Office. Silahkan hubungi kami untuk konsultasi mengenai kebutuhan anda dan dapatkan informasi terkait jasa implementasi yang kami sediakan.
By
, , , , , ,
Read More...

1 Sep

Alfresco Record Management

Arsip(Record) berbeda dengan dokumen, karena itu diperlukan penanganan yang juga berbeda.

Perbedaan dokumen dengan arsip :
 

Document ManagementRecord Management
Struktur file dan folder seringkali berubah, dibuat oleh UserSkema folder Arsip yang lebih  rigid, biasanya didefinisikan oleh organisasi/perusahaan
Dokumen dibuat sewaktu-waktu sesuai kebutuhanDibuat sebagai bagian dari proses bisnis atau transaksi bisnis
Dokumen bisa diubah sewaktu-waktuSesudah dideklarasikan sebagai record, tidak boleh berubah
Bisa dihapus sewaktu-waktu oleh UserDisimpan untuk dipertahankan selama periode waktu tertentu

Alfresco sebagai Document Management System, juga memiliki modul untuk pengarsipan elektronik (Electronic Filing/Record Management).

Beberapa fungsionalitas yang terdapat di dalam Alfresco Record Management :

  • Retensi & Disposisi
  • Hold/Freeze, Transfer
  • File Plan : Create kateogri yang diperlukan
  • Menangani arsip elektronik dan non elektronik
  • Pencarian Arsip & Laporan
  • Audit Trail
  • Setting Hak Akses
  • Metadata
  • Mendeklarasikan email sebagai arsip
  • Integrasi dengan Alfresco Document Management System/Enterprise Content Management
  • Online Preview
  • User based Custom Functionality :
    • Metadata
    • Event
    • Langkah Disposisi
    • Field Hasil Pencarian
    • Role

Screenshots

File Plan
File Plan		 Rincian Arsip
Rincian Arsip
Audit Log
Audit Log		 Disposisi dan Retensi
Disposisi dan Retensi
Hold and Freeze
Hold/Freeze		 Pencarian Arsip
Pencarian Arsip
Transfer Arsip
Transfer Arsip		 

By
, ,
Read More...

22 Apr

Alfresco DMS, Solusi Sistem Pengelolaan Dokumen Anda yang Terpercaya

Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Di tengah persaingan global, perlu dipastikan segala aktivitas suatu perusahaan dilakukan seoptimal mungkin. Hal ini termasuk sistem pengelolaan dokumen yang mencakup mulai dari pendistribusian materi rapat sampai kepada pembuatan kebijakan perusahaan. Di lain pihak, kerahasiaan, akses unik atas dokumen, pemahaman konteks untuk operasi yang efektif, dan fungsi – fungsi lain menjadi prioritas tersendiri. Untuk menjawab kebutuhan – kebutuhan ini, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola dokumen secara komprehensif; karakteristik yang merujuk kepada sistem pengelolaan dokumen. Sistem pengelolaan dokumen merupakan sistem yang unggul dalam mengendalikan dan mengelola dokumen – dokumen suatu organisasi. Sistem ini menggabungkan dokumen dan risalah konten, alur kerja, repositori dokumen, COLD/ERM, keluaran sistem, dan sistem penarikan informasi. Di saat yang bersamaan, sistem ini juga dapat melacak, menyimpan, mengontrol, memeriksa, mengunci, menarik, mengaktifkan, mengaudit jejak, serta mengotorisasi dokumen. Kehadiran fitur – fitur ini sejatinya menjadi solusi yang cukup mumpuni, namun menjadi suatu tantangan tersendiri ketika kita menyadari bukanlah tugas yang mudah menemukan sistem pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda. Sistem pengelolaan dokumen Alfresco hadir sebagai solusi terbaik. Anda dengan mudah dapat mengatur akses pengguna, mengubah, mengontrol jejak versi dan informasi terkait dokumen – dokumen tertentu. Di lain pihak, sistem ini juga memampukan setiap pengguna untuk mengakses, menemukan dengan cepat dan akurat, serta memahami garis besar dokumen – dokumen yang mereka cari. Tawaran khusus ini kini diberikan kepada Anda. Softbless Solutions, perusahaan nasional yang telah berpengalaman dalam penyediaan jasa solusi portal sumber terbuka, telah menyediakannya bagi perusahaan Anda, sehingga Anda tidak perlu repot ke luar negeri. Dengan basis klien yang luas dan pengalaman melayani perusahaan – perusahaan besar, Softbless Solutions telah dipercaya untuk menghadirkan solusi atas ragam tantangan pengelolaan dokumen yang dialami oleh berbagai macam perusahaan. Kini saatnya bagi Anda untuk mendapatkan solusi yang terbaik bagi perusahaan Anda dari penyedia yang terbaik di negeri ini yang berdedikasi kepada kesuksesan Anda.
By
, ,
Read More...

23 Mar

Alfresco

Alfresco Indonesia
Alfresco merupakan aplikasi Enterprise Content Management system berbasis web, yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum(aplikasi ECM komersial terbesar). Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan. Solusi ini mampu menangani penanganan dokumen berskala besar hingga jutaan, dan menjadi open source alternative untuk solusi sejenis yaitu : Laserfische, Filenet, Opentext, Documentum, Nuxeo, Oracle UCM, KnowledgeTree, Sharepoint.
Enterprise Content Management System(ECM) adalah suatu aplikasi untuk mengelola dan memfasilitasi kolaborasi pembuatan dokumen/content yang dimiliki suatu perusahaan. Content dan Dokumen di sini bisa berupa content (*.doc, *.xls, *.ppt), image, HTML, file XML, dan jenis dokumen lainnya. Di masa lalu, untuk memanfaatkan ECM memerlukan cost yang besar, akibatnya hanya perusahaan berskala besar yang bisa memanfaatkan ECM. Alfresco merupakan pendekatan baru dalam memanfaatkan ECM. Alfresco menawarkan suatu sistem ECM yang memiliki cost yang tidak terlalu besar untuk bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dengan berbagai skala.

Fitur Alfresco

  • Document Repository : mengelola dokumen yang saat ini aktif digunakan oleh user.
  • Online Preview
  • Versioning : setiap versi dokumen bisa di-tracking secara otomatis oleh Alfresco. Tidak perlu lagi menamakan secara manual versi baru dari suatu dokumen.
  • Expired Document reminder untuk dokumen yang memiliki masa berlaku
  • Watermark
  • Multiple File Upload
  • Drag and Drop Upload
  • Integrasi dengan Scanner
  • Search Engine : untuk pencarian berdasarkan kategori tertentu dan parameter lainnya, dan pencarian ke dalam isi dokumen tersebut
  • Diskusi/Komenter : dokumen tertentu bisa dijadikan suatu ajang diskusi antar user.
  • Security & Permission : Bisa mengatur siapa saja yang bisa mengakses dokumen dan space yang ada dalam Alfresco. Space merupakan istilah untuk Folder. Hak akses bisa berupa : read, edit, view, create, dll.
  • Mobile apps support untuk iOS dan Android
  • Audit Log : Track semua kegiatan user
  • Web Service: Integrasi dengan aplikasi lainnya melalui CMIS web service
  • Record management : mengelola dokumen yang sudah di-arsip.
  • Kategorisasi dokumen : Setiap dokumen yang ada bisa dikategorikan menjadi suatu jenis dokumen, yang akan memudahkan pengelolaan dokumen. Contohnya suatu dokumen bisa dikategorikan/diklasifikasikan sebagai : kontrak perjanjian, invoice, Curriculum Vitae, Minutes of Meeting (MOM), dsb.
  • Custom Metadata : memiliki beberapa metadata tergantung pada jenis dokumen yang dimiliki. Contoh Custom metadata : nomor dokumen, tanggal dokumen, status dokumen, dll
  • Collaboration Site : dokumen Sharing, Calendar, Discussion, blog, links, Datalist
  • Workflow/Kolaborasi : menyediakan fasilitas approval/review dokumen yang dilakukan beberapa user, mulai dari workflow yang sederhana sampai workflow rumit.
  • Check in & Check Out Document : Check in merupakan istilah dalam ECM pada saat seorang user ingin mengedit suatu dokumen, maka dia disebut melakukan check in, menyimpan dokumen tersebut dalam computer/laptop local user. Saat sebuah dokumen dalam kondisi check in oleh seorang user, user yang lain hanya bisa view dokumen tersebut, tidak bisa melakukan edit. Hal ini untuk menjaga konsistensi suatu dokumen. Dan jika seorang user sudah melakukan editing dokumen, maka dia akan melakukan check out dokumen tersebut. Setelah di-check out, suatu dokumen bisa dengan bebas di-edit oleh siapa pun yang memerlukannya.
  • Rules : Berbagai macam rules bisa diterapkan untuk dokumen, contohnya jika ada dokumen baru dalam space ini, maka kirim e-mail ke email address tertentu.
  • Integrasi dengan Ms Office/Open Office & Google Docs
  • Integrasi dengan LDAP, Active Directory
Alfresco mencakup dua workflow yang telah dikonfigurasi, yakni: Adhoc Task (untuk menetapkan tugas kepada suatu rekan kerja) dan Review & Approve (untuk membuat review dan persetujuan konten).
 

Why Alfresco?

  • Robust web based document management system. Karena berbasis web, tidak diperlukan instalasi saat user ingin mengakses Alfresco.
  • Easy to use. Alfresco sangat user friendly yang mendorong user untuk lebih cepat beradaptasi dengan sistem Alfresco.
  • Dibangun oleh orang yang menemukan konsep document management. Salah satu pendiri Alfresco adalah John Newton, petinggi Dokumentum, aplikasi manajemen dokumen yang pertama ada di pasaran. John Newton memiliki banyak pengalaman dalam menangani proyek manajemen content untuk perusahaan berskala besar.
  • Open source, open standards. Alfresco berlisensi open yang artinya tidak harus membeli untuk mencobanya, dan suatu perusahaan tidak harus terikat dengan satu vendor pun, dan unlimited user.
  • Cost deployment yang lebih rendah. Lisensi open source yang dimiliki tidak memerlukan licensee fee.
  • Adaptable terhadap kebutuhan yang seringkali berubah. Seiring dengan waktu, requirement suatu perusahaan terhadap sistem manajemen content, seringkali berubah. Dengan lisensi open source, memungkinkan Alfresco untuk dikustomisasi siapapun di perusahaan untuk memenuhi kebutuhan terkini.
Kualitas yang dimiliki tercemin dari beberapa penghargaan yang didapatkan :
  • Gartner Magic Quadrant 2009-2017 for Enterprise Content Management, positioned in Challenger Quadrant
  • EContent 100 Awards
  • Audemars Piguet and European Tech Tour Association : the “Next Gem Award", penghargaan untuk perusahaan baru yang terbaik
  • Linux Magazine (2008), one of Top 20 Companies to Watch
  • Business Computing Magazine : Editor's Choice Award
  • InfoWorld Bossie Award : Best of Open Source in Enterprise Applications
Service yang kami berikan terkait :
  • Alfresco development
  • Alfresco consulting
  • Implementasi Alfresco
  • Custom Dashlet Development
  • Alfresco Customization
  • Integrasi dengan LDAP (OpenLDAP, Active Directory, Zimbra LDAP, etc)
  • Konfigurasi Single Sign On (SSO)
  • Custom Workflow dengan Activiti BPM
  • Training
  • Pelatihan
  • Alfresco Support dan Maintenance
  • Integrasi Alfresco dan Alfresco
  • Custom Theme Development
  • Enterprise Application Integration
  • Alfresco Performance Tuning
  • Upgrade
  • API Web Services dan CMIS
  • High Availability Configuration, Clustering dan Load Balancing
Softbless adalah perusahaan penyedia jasa implementasi Alfresco Indonesia mencakup : instalasi, konfigurasi, kustomisasi, training dan support, jadikan kami partner Anda dalam mengimplementasikan sistem ini. Silahkan menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut, melalui Form Contact Us ini.
By
, , ,
Read More...

07 July 2025   By    Alfresco, Document Management System, Document Reminder, Enterprise Content Management