Alfresco

Mekanisme Delete File di Document Management System Alfresco
:

• User menghapus, akan masuk ke Recycle Bin/Deleted Items. Dan akan tetap di sana selamanya selain user tersebut/Admin delete permanently dari Profile di "Manage Deleted Items"
• Setelah itu, file fisik tersebut tetap ada di alf_data/contentstore. Baru setelah melewati system.content.orphanProtectDays (yang ada di repository.properties), file fisik akan dipindahkan dari alf_data/contentstore ke alf_data/contentstore.deleted. Nilai default dari system.content.orphanProtectDays adalah 14 hari.
• Setelah itu admin secara manual/scheduler bisa menghapus isi dari alf_data/contentstore.deleted
• Memang sedikit rumit, karena Alfresco didesain untuk berhati-hati dalam menghapus content.

Beberapa nilai repository.properties yang perlu disesuaikan :

• system.content.orphanProtectDays adalah durasi pemindahan file yang dihapus dari recycle bin, dari direktori contentstore ke direktori contentstore.deleted
• system.content.orphanCleanup.cronExpression=0 0 4 * * ? berarti scheduler jalan setiap jam 4 pagi.

Alfresco Meetup, Jakarta, Indonesia sudah secara rutin diadakan setiap bulan sejak bulan Juni 2011.

Pertemuan pertama diadakan pada tanggal 9 Juni 2001 dengan topik diskusi ;

• Pengenalan terhadap ECM/Document Management
• Pengenalan terhadap Alfresco
• Apa yang membedakan Alfresco dari produk ataupun vendor lainnya

Pertemuan kedua telah diadakan pada tanggal 14 Juli 2011 topik diskusi :

• Alfresco Web Scripts Best Practices

Pertemuan yang akan datang diadakan pada tanggal 4 Agustus 2011, pukul 19.00-21.00 dengan topik diskusi :

• Pengenalan terhadap workflow
• Basic pembuatan workflow
• Studi Kasus

Venue:
Elite Club Meeting Room, Epicentrum,
Komplek Rasuna Epicentrum, Rasuna Said Kav C22
Jakarta, Indonesia
(lokasi tempatnya pas di belakang Pasar Festival)
 
Pada Meetup kali ini, yang akan menjadi pembicara adalah founder Softbless Solutions.

Informasi yang sama bisa dilihat di :

www.meetup.com/Alfresco/Jakarta-ID/298511/

Jadi jika Anda berencana melakukan in house development dengan Alfresco, dan Anda memiliki jenis dokumen yang banyak, kami sangat menganjurkan untuk menggunakan SIDE-Labs sebagai tool.

Implementasi Enterprise Content Management(ECM) System berbeda dengan implementasi software. Untuk software, kita bisa sekedar memberikan training kepada End User.

Tapi untuk sistem, selain training, ada change management yang perlu
dilakukan untuk mencapai suksesnya implementasi sistem, yaitu :

Sosialisasi Sistem kepada End User
Keterlibatan End USer ajak awal
ECM yang User oriented
Reward
Sosialisasi sistem kepada End User.

Sosialisasi perlu dilakukan agar User memiliki ekspektasi yang benar terhadap
sistem. Dan User bisa membayangkan bagaimana aktivitas yang akan dilakukan di
kemudian hari. Pada dasarnya manusia itu cenderung enggan untuk berubah dalam
segala hal, termasuk dalam aktivitas kantor sehari-hari.

Untuk mengurangi penolakan dari End User bisa dilakukan sosialisasi.
Sosialisasi yang bisa dilakukan bisa berupa :

Forum yang dihadiri pihak manajemen. Untuk memberikan sinyal bahwa
implementasi sistem ini didukung oleh pihak manajemen. Pendekatan Top-Down dalam
implementasi sistem cenderung lebih berhasil. Dalam forum ini jangan membahas
secara teknis tentang sistem ECM, namun lebih ke menekankan ke benefit dari ECM
ini

Jika tidak mungkin mengadakan forum, maka bisa melalukan pemberitahuan melalui
majalah perusahaan ataupun company newsletter

Keterlibatan End User sejak awal

Dari kick off project, End User harus senantiasa dilibatkan. Mereka bisa
ditanyai masukan-masukan yang berguna bagi mereka. Dengan seperti ini, End User
memiliki sense of belonging terhadap sistem ini. Masukan dari mereka mungkin
tidak bisa dipenuhi semua, tapi setidaknya dengan melibatkan mereka, mereka akan
lebih merasa memiliki kepentingan terhadap sistem ini.

ECM yang User Oriented.

Mayoritas ECM bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Namun yang paling
penting adalah bagaimana mengkustomisas sistem ECM agar User Oriented. Dimulai
dari hal-hal kecil seperti

Apa informasi yang harus ditampilkan di frontpage, saat user pertama kali
login

Struktur folder untuk divisi dalam ECM harus disesuaikan dengan struktur
folder yang sudah ada di masing-masing komputer End User.


Reward 

Untuk lebih memotivasi End User bisa juga digunakan reward, contohnya divisi
yang pertama kali menggunakan ECM secara full, akan mendapat reward contohnya
voucher belanja dengan nilai tertentu untuk setiap stafnya.