Alfresco

Apa saja keuntungan yang didapat suatu perusahaan jika menerapkan Enterprise Content Management (ECM)?

Efisiensi

• Mengurangi jumlah kertas yang terpakai akan mengurangi kebutuhan storage, dan mengurangi cost tempat, cetak, copy, filing dan distribusi.
• Jumlah dokumen yang dipertukarkan akan berkurang, dan akhirnya bisa meningkatkan kecepatan proses bisnis.
• Sebuah penyimpanan dokumen yang tersentralisasi akan memudahkan user untuk melakukan kolaborasi, mengurangi salinan dokumen, dan mengurangi kebutuhand disk space.
• Kemampuan pencarian yang dimiliki memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen.

Mengurangi Storage
Scanning terhadap dokumen yang berupa kertas, bisa mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan.

Pengambilan Dokumen yang lebih Fleksibel
Waktu yang diperlukan untuk mengambil dokumen akan semakin sedikit karena bisa diambil tanpa haru meninggalkan meja kerja. Dan penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik mengurangi resiko kehilangan data.

Flexible Indexing
Dokumen dan content yang berupa image bisa disimpan dalam ECM dan bisa di-index untuk full text searching.

Fungsi Pencarian yang lebih lengkap, cepat dan fleksibel
ECM bisa mencari content atau dokumen dengan menggunakan kata ataupun frase yang ada dalam dokumen atau content tersebut (lebih dikenal dengan istilah full text search). ECM juga bisa melakukan klasifikasi terhadap setiap content dan dokumen tersebut.


Mengendalikan Distribusi Dokumen
Imaging mempermudah pembagian dokumen secara elektronik dengan rekan kerja dan klien melalui jaringan. Dengan Imaging, cost yang bisa dikurangi karena distribusi dokumen tidak perlu dilakukan dengan kertas, dan mengurangi aktivitas kantor seperti printing dan pengiriman dokumen kertas.

Meningkatkan Security
ECM menyediakan control yang fleksibel dan lebih baik terutama untuk dokumen yang confidential. ECM menyediakan hak akses yang bisa diatur pada level folder, level dokumen, level group, level divisi dan level individual.

Disaster Recovery
ECM menyediakan cara yang mudah untuk backup dokumen di penyimpanan off site. Menggunakan ECM juga mengurangi resiko yang diakibatkan bencana alam yang mungkin terjadi.

No Lost Files
Kehilangan dokumen yang penting bisa berdampak besar dan bisa menghabiskan banyak waktu untuk menggantinya. Dengan ECM, dokumen tetap disimpan secara terpusat, jadi tidak ada yang hilang ataupun salah tempat. Bahkan jika salah menempatkan di ECM, dokumen tersebut masih bisa dicari dengan cepat dan mudah melalui mekanisme full text searching.

Pengarsipan Digital

Sumber :

www.contentmanager.eu.com/dmsbens.htm

Beberapa fungsionalitas yang tercakup dalam Enterprise Content Management (ECM) :

• Document management : Fungsi Check-in/checkout control, versioning, dan security (permission).
• Web Content Management - ability to remove the webmaster bottleneck, managing dynamic content and content authoring, general ease of use
• Records management – Kemampuan untuk mematuhi hukum dan regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen, pengarsipan dan otomasi penyimpanan dan penghapusan.
• Document capture dan document imaging untuk mengelola dokumen dalam bentuk kertas, mulai dari proses scanning sampai menjadi format elektronik.
• Document Sharing yang tersentralisasi dan mendukung kegiatan bisnis yang ada, dan mengatur hak akses setiap user.
• Workflow untuk mendukung proses bisnis, memberikan suatu task, dan membuat audit trail untuk content.

Sumber :

www.contentmanager.eu.com/ecmq.htm

Larry Oliver dari FileHold Systems  memberikan list pertanyaan yang bisa mengindikasikan bahwa Anda bisa memanfaatkan ECM
untuk menunjang aktivitas bisnis di perusahaan Anda :

• "Bagaimana caranya kita bisa menyingkirkan semua kertas ini dan mengurangi filing cabinet dan biaya penyimpanan off site?”
• "Setiap versi dari kontrak ini berbeda, versi mana yang terbaru? Dan siapa yang mengerjakan versi terbaru tersebut? "
• "Bagaimana caranya melakukan pencarian spesifik untuk dokumen atau file dengan suatu keyword tertentu? "
• "Saya memerlukan system yang bisa mengingatkan saya dan memberikan akses cepat ke dokumen yang perlu saya edit/perbaharui. "
• Semua orang bisa mengakses file dan dokumen saya. Apakah saya bisa membatasi siapa saja yang bisa membaca dan siapa saja yang bisa edit dokumen dan file saya itu.
• Kenapa lama sekali untuk mendapatkan 5 approval untuk dokumen yang direvisi?
• "Bagaimana kita bisa mematuhi regulasi yang ada mengenai penyimpanan dokumen?"
• “Setiap kantor cabang memiliki file tersendiri untuk topik yang sama. Duplikasi yang tidak perlu!”
• Sumber : http://www.bstormweb.com/fileholdprofile.html