Alfresco merupakan salah satu produk web based application untuk Enterprise Content Management system yang diprakarsai oleh John Newton sejak tahun 2005, salah satu pendiri dari Documentum (aplikasi ECM komersial terbesar). Alfresco meliputi document management system, record management, workflow dan web content management.
Alfresco ini bersifat open source dan merupakan Enterprise content management berbasis JAVA yang populer di dunia. Alfresco juga sudah masuk ke dalam Gartner Magic Quadrant untuk posisi Visionaries Quadrant . Sudah cukup banyak perusahaan yang memanfaatkan alfresco sebagai tempat penyimpanan data-data maupun dokumen penting perusahaan. Saat ini Alfresco sudah diimplementasikan di lebih dari 5000 perusahaan.
Pada sisi pengguna, alfresco terbilang user friendly dalam pemakaiannya karena berbasis web dengan konsep file manager yang berisi folder & subfolder. Alfresco dapat menyimpan content-content berskala besar hingga jutaan content. Sedangkan dari sisi cost alfresco sendiri menawarkan cost yang tidak terlalu besar untuk sistem ECM yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan. Dan ini yang menjadi keunggulan utama pada alfresco.
Dengan adanya Alfresco, manajemen dokumen dalam sebuah perusahaan menjadi lebih terstruktur. User pun tidak terlalu sulit untuk mencari dokumen karena terdapat 2 fungsi search engine pada alfresco yaitu, basic search dan advanced search. Alfresco juga memudahkan untuk berbagi dokumen dan melacak perubahan yang terjadi pada satu dokumen dengan fitur versioning
Untuk lebih jelasnya, Berikut ini adalah fitur-fitur yang terdapat dalam alfresco :
- Manajemen Dokumen
- Blog
- Calendar
- Poll/Survey
- Links
- Datalist
- Discussion
- Dashboard
- Versioning
- Manajemen arsip dan Manajemn Gambar
- Workflow
- Search Engine (Basic Search & Advanced Search)
- Multilanguage
- multi-platform support
- Browser berbasis GUI
- Desktop integrasi dengan Microsoft Office , OpenOffice.org dan LibreOffice.
- Single sign on
- Drag and drop untuk upload file
- Dokumen memiliki thumbnail dan fitur preview dokumen untuk PDF, doc, docx, xls, xlsx, text, Image files
Alfresco memilki dua versi, yaitu versi community dan commercial. Secara sistem tidak ada perbedaan yang signifikan di antara 2 versi tersebut. Hanya saya untuk versi commercial, karena ini versi berbayar tentu nya akan mendapatkan support langsung dari Alfresco.com dan update informasi untuk patch-patch terbaru.
Untuk versi community, para developer juga dapat sharing dengan sesama pengguna alfresco pada komunitas khusus alfresco. Sehingga memudahkan para developer memecahkan bug dengan bertukar informasi seputar alfresco. Sama hal nya dengan Liferay yang memiliki komunitas khusus untuk para pengguna liferay. Oleh karena itu, tidak heran jika Alfresco sering di integrasikan dengan liferay. Liferay untuk sisi enterprise portal dan Alfresco untuk sisi enterprise content management.